Командировка на Дальний Восток: как спланировать поездку за семь часовых поясов

Когда говорят о деловых поездках, обычно вспоминают Москву, Петербург и крупные города европейской части страны. Дальний Восток в этот список попадает реже, хотя через него идёт значительная часть логистики и торговли с Азией, а также крупные проекты в портовой инфраструктуре, рыбной отрасли и нефтегазе.

Здесь же ежегодно проходит Восточный экономический форум (ВЭФ) — крупнейшее деловое событие региона. С 2015 года его проводят во Владивостоке, на острове Русский, и за это время он стал главной площадкой для разговора об инвестициях в регион и сотрудничестве со странами АТР. В начале сентября сюда съезжаются бизнес, чиновники и иностранные делегации, и на несколько дней город фактически живёт форумом.

Но при всей деловой активности это одно из тех направлений, где ошибки в организации командировок обходятся особенно дорого. Перелёт длинный и часто с пересадками, разница во времени выбивает из графика первые дни, а в оформлении и суточных есть свои тонкости.

Дальневосточный федеральный округ самый большой в стране по площади, и цели поездок в разные его города сильно отличаются.

Владивосток — главный деловой и административный центр региона. Это порт и ворота для торговли с Китаем, Японией и Южной Кореей. Здесь работают офисы логистических и торговых компаний.

Хабаровск — второй по значимости деловой город и крупный узел на Транссибе. Отсюда удобно ехать дальше по региону.

Южно-Сахалинск — центр сахалинских нефтегазовых проектов. Сюда в основном летят сотрудники добывающих компаний и их подрядчиков.

Петропавловск-Камчатский встречается в командировках реже. Обычно это рыбная отрасль и логистика северных морских маршрутов.

Из Москвы на Дальний Восток в основном летают прямые рейсы «Аэрофлота». У S7 есть варианты с пересадкой в Новосибирске или Хабаровске.

Примерное время в пути прямым рейсом:

Если сотруднику нужно в небольшой город, маршрут почти наверняка будет из двух частей: долгий перелёт до хаба (Владивосток или Хабаровск) и короткий рейс местной авиакомпании. На стыковку закладывайте больше времени, чем обычно. Расписание местных рейсов не всегда подстроено под прилёт дальних, а погода может сдвинуть его ещё сильнее. Местные перевозчики выручают и тогда, когда за одну поездку нужно побывать в нескольких городах региона.

Резервный день. Туманы, сильный ветер и снегопады здесь влияют на расписание заметно чаще, чем в европейской части страны. Если поездка привязана к конкретной встрече или дедлайну, лучше прилететь хотя бы на день раньше. Это обойдётся дешевле, чем срочно переносить переговоры из-за задержки рейса.

Проверьте аэропорт. В некоторых городах их несколько. Во Владивостоке, кроме основного аэропорта Кневичи, есть Озерные ключи, который принимает только местные рейсы. Уточните это до покупки билета, чтобы правильно спланировать трансфер.

Владивосток, Хабаровск и Южно-Сахалинск живут по UTC+10, то есть на семь часов раньше Москвы. При планировании это нужно учитывать обязательно.

Если вылететь из Москвы утром, на месте сотрудник окажется уже поздно вечером, а организм при этом всё ещё будет жить по московскому времени. Поэтому не ставьте важные встречи на раннее утро первого дня и по возможности оставьте хотя бы полдня на адаптацию.

Сдвиг влияет и на связь с офисом: когда во Владивостоке разгар рабочего дня, в Москве только утро. Созвоны и согласования лучше распланировать заранее, иначе часть дня сотрудник проведёт без возможности быстро решить вопрос с руководителем.

С точки зрения документов всё стандартно: приказ, оплата билетов и проживания, суточные за каждый день поездки (включая выходные) и авансовый отчёт после возвращения. Нюансы в деталях.

Срок поездки. Из-за длинного перелёта и разницы во времени слетать на один день почти никогда не получается. Реально командировка занимает от двух-трёх дней, и это стоит сразу прописать в тревел-политике, а не считать по аналогии с ближними поездками.

Средний заработок, а не северная надбавка. Сотруднику из другого региона за дни командировки платят обычный средний заработок. Районные коэффициенты и северные надбавки на него не распространяются, если постоянное место работы не на Дальнем Востоке. Компания может по своему решению установить повышенные суточные для таких поездок и закрепить это локальным актом, но обязанности такой нет.

Бумажные чеки. В небольших городах и на удалённых объектах электронный чек дают не везде. Иногда расход подтверждает правильно оформленная бумажная квитанция. Лучше заранее предупредить об этом сотрудников, а бухгалтерии быть готовой принимать такие документы, а не отказывать в компенсации из-за формата.

Внутри ДФО и между регионом и европейской частью России действуют программы субсидирования авиаперевозок. Государство компенсирует авиакомпаниям часть стоимости, и билет для пассажира выходит заметно дешевле.

Но рассчитывать на них можно не всегда. Льготные тарифы доступны определённым категориям: молодёжи до 23 лет, женщинам от 55 и мужчинам от 60 лет, людям с инвалидностью и их сопровождающим, многодетным семьям и жителям, зарегистрированным в ДФО. Сама по себе командировка права на субсидию не даёт.

Если сотрудник подходит под одну из категорий, компания может компенсировать ему такой билет как обычный командировочный расход. А вот закладывать льготные тарифы в бюджет как стандарт для всех не стоит: большинству командированных они недоступны.

Погода здесь заметно отличается от средней полосы и сильно зависит от города.

Во Владивостоке и Южно-Сахалинске лето влажное, в июле–августе идут дожди, а зимой холодно и ветрено из-за моря. В Хабаровске климат континентальный: жаркое лето и морозная, но более сухая зима.

Поездка на Дальний Восток почти всегда дороже командировки по европейской части России. Вот почему:

Если компания регулярно отправляет людей в регион, удобнее один раз прописать лимиты по направлениям и сезонам в тревел-политике, чем пересчитывать их под каждую заявку. Например, задать отдельный потолок для Владивостока в сентябре. Заодно стоит договориться с бухгалтерией о формате закрывающих документов, чтобы потом не собирать их по частям.

Предупредите банк. Оплата картой в непривычном регионе иногда попадает под антифрод, особенно если раньше сотрудник платил только в своём городе. Лучше заранее узнать у банка, нужно ли уведомление, и взять с собой запасной вариант: вторую карту или немного наличных на первые часы.

Договоритесь о часовом поясе встреч. При разнице в семь часов путаница между московским и местным временем случается чаще, чем кажется, и может стоить сотруднику первой же встречи. Время в приглашении лучше сразу указывать с поясом.

Оставляйте запас на обратную стыковку. Если вылет задержат из-за погоды, пересадка в Москве или другом хабе может сорваться. Между рейсами лучше заложить два-три часа, а не минимальное время стыковки.

Хорошо спланированная командировка на Дальний Восток — это баланс между экономией и гибкостью. Чем раньше зафиксированы правила, лимиты и запас по времени, тем меньше сюрпризов в дороге, в согласованиях и в отчётности.