Российский рынок СЭД: обзор систем, на которые стоит обратить внимание
СЭД – система электронного документооборота. Под документооборотом подразумевают движение документов от момента создания или получения до завершения исполнения или отправления. На практике – создание документа, использование шаблонов, редактирование, поиск. Облегчается передача между сотрудниками.
СЭД также называют ECM – Enterprise Content Management. Однако, система управления корпоративными информационными ресурсами – понятие более широкое, чем СЭД, и отличается более широким набором технологий.
Оборот документов может быть внутренним и внешним. Особняком стоит электронный документооборот с государственными органами.
Система электронного документооборота призвана выполнять следующие задачи:
Оптимизировать бизнес-процессы – автоматизация создания и движения документов внутри компании. Больше никаких утерь – это надежный, прозрачный, эффективный способ работы с документами. Легко искать информацию, легко вносить изменения;
Сокращать финансовые затраты. Создание, передача, хранение в одной системе – всё это позволяет уменьшить количество сотрудников, укрепить исполнительскую дисциплину, сделать процессы прозрачными, повысить скорость получения аналитической информации. В свою очередь, печать документов, работа делопроизводителя, доставка, архив – всё это затратные звенья, которые выпадают при внедрении автоматизации;
- Сохранять юридическую силу документов благодаря сертификату электронной подписи;
Упрощать работу с контролем – сдавать отчеты удобнее, направлять в электронном виде быстрее;
Качественно преобразовывать работу организации, делать ее более гибкой. Например, для согласования и подписания бумаг руководителю необязательно присутствовать в офисе – задача выполняется в несколько кликов;
Совершенствовать сервис. Взаимодействие с клиентами более быстрое и эффективное, от получения договоров на подпись до подписания акта выполненных работ.
Защищать документы от несанкционированного вмешательства, устанавливать определенные уровни доступа для сотрудников.
Сегодня поговорим об отечественных программах СЭД, рассмотрим, на какие решения стоит обратить внимание. Кстати, для российских организаций характерна централизованная система контроля, в то время как европейская концепция предполагает децентрализованный подход. Отсюда и различия в системах автоматизации.
Контур.Диадок – полноценный инструмент, позволяющий создавать документы, обмениваться как внутри организации, так и за пределами. Система удобна для создания маршрута согласования документов, передачи данных в налоговую.
Преимущества
Могу выделить следующие плюсы:
действительно удобное получение, согласование и подписание документов;
регистрируют почту без дополнительной абонентской платы;
удобные чаты для общения;
разработчик не ограничивает вас в числе пользователей;
- круглосуточная техническая поддержка без выходных;
По стоимости – один их самых выгодных вариантов, если учесть, какой инструментарий предлагает разработчик. Тарифы на отправку документов в другие системы электронного документооборота такие же как внутри сети. Платить за входящие не придется.
Есть мобильная версия, а также адаптация под Linux.
Недостатки
Контур.Диадок не предполагает создание отчетов. Для этого придется приобретать еще один сервисный модуль – Контур.Экстерн.
Стоимость:
Разработчик предлагает пакеты исходящих документов на год. Минимальная стоимость пакета при 250 исходящих документов составляет 1900 рублей, а максимальная -
A2B
A2B – еще одна система от отечественных разработчиков.
Преимущества
С A2B я работал дольше, чем с другими системами, и вот чем она мне понравилась:быстрое внедрение;
быстрое внедрение;
- самостоятельное администрирование;
- возможность развития системы и добавления новых опций;
- цена предложения.
Первое, что хочется отметить – быстрое внедрение, с чего и началось знакомство с системой. Процедура входит в общую стоимость. С сотрудниками компании работают специалисты A2B, помогает быстро освоиться в новом софте.
Не придется обращаться к подрядчикам и для последующего сопровождения и настройки новых маршрутов – администрирование полностью самостоятельное, навыков программирования не требует.
Недостатки
Работает порой чуть медленней, чем хотелось бы. Также интерфейс не всегда логичен.
Стоимость
A2B предлагают облачное и коробочное решения, а также возможность тестировать систему бесплатно в течение 7 дней.
Если необходима только система электронного документооборота, то предлагают Свой тариф для выбора интересующего модуля. Но в таком тарифе базово присутствуют модули по управлению персоналом, а также CRM.
Коробочное решение приобретают на неограниченное время при покупке, стоимость зависит от количества лицензий. Цена коробки начинается от 15 000 руб.
ДЕЛО – одна из самых популярных систем, мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов. Характерно, что инструментом пользуются крупные российские компании – Сбербанк, ЦБ РФ, а также Ростелеком.
Преимущества
ДЕЛО воспринимается как многофункциональное решение, возможности которого выходят далеко за рамки классической системы электронного документооборота. Программа позволяет оптимизировать работу с документами, налаживает делопроизводство.
Помимо серверного и клиентского программного обеспечения в комплекте идет документация в электронном виде. Это полные руководства – от введения и мануала для обычного пользователя до методички для прикладного программиста.
ДЕЛО доступно на разных платформах, том числе в мобильной версии. Важно – поддерживает интеграцию с некоторыми другими системами ЭДО.
Недостатки
Относительно других программных решений на рынке система довольно «насыщенная». Для тех, кого интересует исключительно ЭДО, вряд ли подойдет, покажется перегруженной.
Также по стоимости можно найти более выгодный вариант.
Стоимость
Доступна бесплатная демонстрация системы.
Стоимость рассчитывается из количества рабочих мест. Под СУБД Microsoft SQL Server выйдет дешевле, чем под СУБД Oracle. В первом случае стоимость одной лицензии при количестве рабочих мест от 1 до 5 составит 9 900 рублей. Во втором случае при количестве от 1 до 5 рабочих мест стоимость одной лицензии – 14 000 рублей.
Также отдельные тарифы на подсистему ДЕЛО-WEB. Так, на от 1 до 20 рабочих мест стоимость одной серверной лицензии составляет 6 900 рублей.
1С Документооборот 8 демонстрирует более широкие возможности, чем СЭД в классическом понимании, и является полноценной ECM-системой. Оптимизирует и автоматизирует не только документооборот, но и другие бизнес-процессы в организации.
Преимущества
Являясь полноценной ECM-системой, 1С Документооборот 8 позволяет:
работать с договорными документами;
полностью контролировать этапы обработки документов;
- интегрировать с любыми решениями.
Отдельного приложения для смартфонов и планшетов разработчик не предлагает, однако доступен адаптированный мобильный клиент, потому контролировать рабочие процессы можно из любой точки в любое время.
Недостатки
Интерфейс не самый удачный, местами нелогичный, и даже непродуманный. Также часто слетают права.
Стоимость
Стоимость конфигурации ПРОФ начинается от 36 000. Цена серверной лицензии начинается от 50 000. Одна клиентская лицензия – 6 300.
Практика – известная татарстанская система, рекомендованная Минкомсвязи. Распространена среди государственных учреждений Москвы. Представлена облачной и серверной версиями.
Преимущества
Относительно невысокая стоимость абонентской платы – хороший вариант для тех, кому необходимо недорогое решение. Также среди преимуществ:
круглосуточная техническая поддержка без выходных, звонки бесплатные;
гибко настраиваются права доступа;
- для обучения нового пользователя достаточно 90 минут;
система проста и во внедрении, и в обслуживании; возможно внедрение в корпоративном облаке организации;
бесплатное тестирование в течение 30 дней.
Для руководителя – удобный мобильный офис.
Недостатки
Работает медленней, чем хотелось бы, иногда может подвисать. Также придется доплачивать за каждого дополнительного пользователя.
Стоимость
Стоимость лицензии – 5 000 рублей в месяц, доплата за каждого абонента – 250 рублей.
Разбегаются глаза, и не знаете, на чем остановиться? Предлагаю шорт-лист из пяти признаков действительно хорошей СЭД:
1. Удобный интерфейс.
2. Информационная безопасность.
3. Наличие мобильных версий.
4. Возможность интеграции.
5. Активная техническая поддержка.
Если разработчик предлагает пробный период – не отказывайтесь. Воспользуйтесь демо-версией, сравнивайте между как минимум тремя вариантами. Введя систему, сразу приобщайте сотрудников к работе с программой – опыт показывает, что после консервативных принципов работы перейти на автоматизацию психологически непросто.