От рекрутмента до создания контента: как SkillFactory завела все процессы в единый трекер задач

Операционный директор в SkillFactory Александра Тарнопольская рассказала, как EdTech-компания почти избавилась от почты и автоматизировала в Yandex Tracker более 100 бизнес-процессов, от найма сотрудников до создания учебных модулей.

Сегодня SkillFactory это группа компаний, состоящая из школы SkillFactory, школы дизайна Contented, школы менеджмента Product Live и проекта по работе с вузами Завтра.Онлайн. Сейчас в рамках школы SkillFactory работают 80 программ, по которым прошли обучение уже более 20 000 студентов.

С момента создания компании в 2016 году все сотрудники работают удаленно. Изначально команда тогда еще онлайн-школы SkillFactory состояла всего из 20 человек. Тогда внутренняя коммуникация осуществлялась через Яндекс.Почту. Сотрудники самостоятельно её настраивали и нам не нужно было тратить лишние финансы, а для небольшой команды вполне хватало функциональности. Затем команда начала постепенно расти, а на рынке появился новый продукт – Yandex Tracker, который мы решили протестировать.

Особенностью нашей компании всегда была удаленная работа. Мы не можем подойти к коллегам и что-то объяснить, передать заявление на отпуск или представить команде нового сотрудника оффлайн. Сейчас наш штат вырос до 177 человек. Растет и объем коммуникации, и разнообразие её сценариев. Нам хотелось чтобы все команды могли продолжать работать удаленно, а взаимодействие сотрудников проходило в одном продукте. Иначе мы просто не смогли бы работать эффективно. Инструмент для совместной работы над процессами нужен еще и потому, что к разработке учебных модулей мы привлекаем внешних экспертов. На данный момент это более 700 человек, которых необходимо находить, оформлять для них документы, предлагать задачи, отслеживать выполнение, оплачивать работу.

Организовать процессы работы с экспертами, найма сотрудников, оформления отпусков, учёта расходов компании, сбора обратной связи от экспертов и многие другие нам помогает Yandex Tracker.

Первыми в январе 2019 года в Tracker перенесли задачи бухгалтерии. За месяц удалось перенести в новый продукт весь документооборот. Стало понятно, что в Yandex Tracker можно перенести и другие наши процессы и мы стали поэтапно внедрять его в работу. Этим занимается два сотрудника. Сначала в течение года мы анализировали и декомпозировали бизнес-процессы. Смотрели, как строится каждый процесс: какие задачи в него входят и какие этапы жизненного цикла он проходит, кто из сотрудников с ним связан и какие нужны внешние взаимодействия. Затем занимались технической реализацией: настраивали очереди задач, создавали триггеры и автодействия, делали связанные формы.

На данный момент мы отработали множество процессов. Все они разбиты по шагам, у каждого из которых есть SLA, а информация по прохождению шагов собирается в графики и попадает в один большой дашборд в сервисе Metabase. По нему мы отслеживаем, какой объем задач мы получили, сколько сделаны, а сколько просрочены и делаем вывод какие процессы проблемные и над чем нужно работать.

Для нас важны инструменты командной работы и наглядная аналитика. Наши сотрудники и эксперты работают исключительно удаленно, так как у компании нет необходимости в офисе. Со временем работа над задачами плавно перетекает из почты в Yandex Tracker. Сейчас фактически для большинства сотрудников основной рабочий инструмент это дашборд с задачами в Tracker. Поэтому мы стараемся делать дашборды понятными и стремимся выстроить процессы так, чтобы любой человек, задействованный в них, мог зайти в Tracker и узнать все детали без дополнительных вопросов или переписки.

Вот так, например, выглядит дашборд со статистикой очереди задач по поиску экспертов для разработки учебных модулей.

Сейчас многие производственные процессы заведены в Yandex Tracker: первым из них мы целиком реализовали создание контента модуля, от определения бюджета и поиска автора до сборки готового контента на платформе SkillFactory и покрытия финансовых обязательств перед подрядчиками. Оставшиеся процессы сейчас на стадии реализации, например создание курсов, которые включают в себя отдельные модули. Кроме производственных у нас обкатаны процессы юридического отдела, кадровые и бухгалтерские процессы, и сейчас запускаем маркетинговые.

Разберем на примере как мы формализовали и реализовали в Yandex Tracker процесс найма. Он включает в себя как внутренние задачи, так и взаимодействие с внешними инструментами.

Весь процесс начинается с заявки на поиск сотрудника. Заявка формируется с помощью Yandex Forms.

Мы настроили интеграцию этой формы с Yandex Tracker. В Tracker для задач отдела кадров у нас есть специальная очередь - HR. После отправки формы в этой очереди автоматически создается задача со всеми поступившими из формы данными, в ней новая вакансия будет согласовываться с руководителями, а все задействованные сотрудники смогут отслеживать ее состояние.

Поиск кандидата ведём с помощью Хантфлоу. Когда кандидат найден, через Tracker мы выставляем кандидату оффер. Он представляет из себя шаблон, в который ответственный сотрудник добавляет финальную сумму зарплаты. Это предложение отправляется кандидату на почту. Если он принимает приглашение, то заполняет анкету в Yandex Forms.

После этого в Yandex Tracker автоматически создается задача на прием, связанная с задачей вакансии. После чего задача вакансии закрывается сама.

Начало следующего этапа привязано к дате выхода сотрудника на работу. Одна из задач – оформление ЭЦП. Задача на оформление ЭЦП автоматически отправляет письмо подрядчику о том, что нужно выставить счет. Далее отслеживается оплата этого счета, и если необходимо, сотрудники помогают новому коллеге с получением ЭЦП.

К дате выхода сотрудника активизируется задача на выдачу доступов к рабочим сервисам.

Задача по адаптации связана с задачей получения доступа и создается роботом Tracker автоматически. Как только доступы получены активируется процесс онбординга.

В задаче по адаптации есть специальный чеклист. Его выполняет и отмечает руководитель нового сотрудника. Также в этой задаче робот с необходимой периодичностью напоминает провести плановые встречи во время испытательного срока.

Таким образом весь процесс найма от формирования заявки и внутреннего согласования вакансии до адаптации нового сотрудника всегда происходит по единому плану и полностью реализован в Yandex Tracker с привлечением Yandex Forms.

Кроме непосредственной автоматизации производственных и внутренних процессов у нас есть необходимость во внешних интеграциях. У нас настроены не только необходимое взаимодействие форм в Yandex Forms и Yandex Tracker, но и интеграция с корпоративным мессенджером Slack.

Slack удобно использовать если сотрудник сталкивается с какой-либо системной проблемой и не знает к кому в компании обратиться за ее решением. Сотрудник может создать задачу, воспользовавшись специальной формой. Вместе с задачей автоматически создается уведомление в Slack, где уже можно упомянуть всех, найдется и отпишется в задаче ответственный сотрудник.

Сейчас мы продолжаем работу по переносу бизнес-процессов в Yandex Tracker и двигаемся в сторону эффективности в каждом процессе: отслеживаем среднее время решения той или иной задачи, анализируем этапы согласования и вносим изменения в процессы.

Подписывайтесь на блог Yandex.Cloud, чтобы узнавать еще больше новостей и историй об IT и бизнесе.

Другие истории, которые активно читают наши подписчики: