«Вас много, а я — одна»: как боты помогают микро-процессам в бизнесе

Зачем вообще нужен менеджер? Помимо бесспорно важных крупных задач, таких как заключение договоров, переговоры с клиентами, поиск новых партнёров, менеджеры выполняют ещё и массу мелких задач, которые обеспечивают ход рабочего процесса. И сотруднику, погрязшему в текучке, может казаться — ну не сделал отчет в срок, ну не заказал пропуск для клиента заранее, ну не оплатил счёт вовремя — ерунда и всё поправимо. А вот для руководителя это вовсе не ерунда — он хочет держать руку на пульсе и чтобы в компании всё работало чётко. Конечно, вряд ли бизнес глобально пострадает от такого единоразового «забывания» линейного сотрудника, но систематическая невнимательность к подобным микро-процессам может привести не только к клубку беспорядочных задач, который сложно будет распутать, но и попросту к потере клиентов, и как следствие — прибыли. Такие, казалось бы, незначительные упущения могут негативно сказаться на бизнесе — а ведь есть ещё и глобальные процессы, на которых должен быть основной фокус внимания. В этой статье вы узнаете о том, как можно наладить такие рутинные, но важные процессы с помощью современных технологий.

Так вот, вернёмся к такому уже привычному понятию — «менеджер». Менеджеры бывают разные — сейчас этим словом «нарекают» любую позицию, на которой сотрудник реализует разного рода процессы. От самых простых до глобальных.

Например, все мы наверняка знаем слово «завхоз». Да, оно устаревшее, немодное и звучит как будто не статусно. Но ведь обязанности такого сотрудника не только никуда не делись, а ещё и заметно расширились! И каким бы менеджером теперь не называли завхоза, суть остаётся прежней. Раньше такой сотрудник постоянно «сидел» на телефоне, теперь он «сидит» денно и нощно в компьютере.

Постоянная коммуникация с поставщиками и так занимает много времени и сил, а ведь ещё надо собрать заказ с персонала, не запутаться в количествах, не прогадать с качеством. Кажется, что это не так уж и важно. Ну, не привезут кому-то ручку или файлики, переживём. Но одно дело – канцелярские и бытовые заказы в обычном офисе. А что, если мы говорим о местах, где есть и офис, и ресепшн со встречей гостей и вытекающими чашечками кофе, и заказ специализированного оборудования или препаратов?

Например, в клинике косметологии и пластической хирургии процесс построен так: все врачи работают автономно и не зависят друг от друга. Однако, склад, где хранятся специальные профессиональные препараты, у них один. И получается, что каждый доктор, видя, что необходима новая закупка, приходит с заказом к менеджеру по хозяйственной части. Иногда это делают ассистенты докторов. То же самое делают и администраторы, и офисные сотрудники, которые работают в том же здании, и медсестры, ассистирующие при сложных процедурах.

Менеджеры по хозяйственной части работают посменно: крупная клиника предпочитает брать специалистов на ежедневную работу. Ведь в выходные пациентов ещё больше, и некоторые заказы требуют срочности. Так вот, «завхозы» жалуются, что процесс сбора заказов крайне сложен и хаотичен: запросы дублируются разными докторами; если надо что-то уточнить — приходится ждать, когда доктор или его ассистент не будут заняты пациентами, да и вообще будут на месте; медсестры проводят долгие часы на операциях, и их поймать почти невозможно. Администраторы на ресепшене постоянно общаются с клиентами, и здесь часто имеет место человеческий фактор: что-то забыли, чего-то заказали слишком много или вообще не то.

А поскольку менеджеры работают посменно, и у них бывают несостыковки: заказали два раза одно и то же; забыли передать заказ, который кто-то из персонала написал на стикере…

Если не сделать все необходимые заказы вовремя, это скажется на качестве оказываемых услуг, что напрямую влияет на репутацию клиники и на бизнес как таковой. Но ведь надо ещё и общаться с разными компаниями, которые обеспечивают поставку всего необходимого, оплачивать счета, «выбивать» скидки и лучшие условия. И этот процесс гораздо важнее для бизнеса. А получается, что огромный ресурс «съедает» именно микро-процесс сбора заказов.

Так ли уж он важен? Безусловно!

Можно ли его облегчить? Конечно!

Таким микро-процессам просто необходима автоматизация: если бы менеджеры могли видеть четкую общую картину в одном месте, процесс был бы для них прозрачен — они бы сосредоточились на более важных и глобальных задачах.

Так как же можно упростить и автоматизировать эти микро-процессы, которые, на самом деле, есть в любом бизнесе?

Сегодня — очень просто. Например, с помощью ботов.

Звучит сложно, но на деле — по шаблону алгоритм работы бота может легко настроить любой специалист, «дружащий» с простейшими технологиями. И для сотрудников общение с ботом будет выглядеть как переписка с коллегой в мессенджере — степень «очеловеченности» бота можно выбрать самостоятельно, «обучив» его даже вашему внутреннему корпоративному языку и стилю общения.

Боты, которые автоматизируют и упрощают бизнес-процессы компании, есть, к примеру, у amo. Это корпоративный мессенджер со встроенным конструктором для создания ботов. В нём можно не только централизованно общаться с коллегами, находя быстро нужный контакт, но и также создать бота, через которого будет удобно и просто делать заказы необходимого инвентаря.

Настроить бота в amo | корпоративный мессенджер может администратор аккаунта ー в данном случае, эту роль можно предоставить главному менеджеру по хозяйственной части. В окне настройки бота можно собрать любой процесс как простой конструктор из блоков. Можно создать свои поля для форм - для заполнения их менеджерами, или уже готовые поля со списками на выбор. Можно задать вопросы с кнопками-вариантами ответов. Можно настроить так, чтобы бот сам писал конкретным сотрудникам и напоминал им сделать заказ. В сценарий бота можно внести базу нужных наименований и процессов.

Как выглядит алгоритм взаимодействия бота и сотрудника, который хочет сделать необходимый заказ?

Например, так: у администратора заканчиваются ручки и ароматические диффузоры, которые стоят в холле клиники и источают приятный аромат. Конечно же, надо заказать! Администратор заходит в amo | корпоративный мессенджер и запускает бота под названием «Закупка». Бот предлагает выбрать отдел, для которого будет делаться заказ — офис, клиника, ресепшн. Выбирает «ресепшн». Дальше бот предлагает пройти ещё по одной ступени — что именно нужно заказать? Канцелярия, хоз. товары, продукты, посуда, интерьер, иное? Администратор выбирает «интерьер», и бот автоматически предлагает ей список вариантов с наименованиями товаров, а следующим шагом — выбор количества. Если вдруг товар нестандартный и в списке обычных заказов его нет, бот напишет напрямую менеджеру по закупкам о том, что требуется нестандартный заказ и необходимо разобраться в ситуации. После составления заказа он уже в готовом виде со всеми комментариями уйдёт к менеджеру по закупкам, и тому останется только сделать свою работу — заказать.

И так бот будет работать для каждого отдела с необходимым перечнем позиций. Один раз придётся потратить время на внесение наименований, зато потом процесс будет удобен и комфортен для всех.

А ещё бот может спросить: «Ты точно убедился, что твой коллега уже не сделал такой же заказ? :) ».

Так что здесь как бонус — повышение общей осознанности и понимания ценности труда коллег.

Поделитесь в комментариях: что из вашей работы вы могли бы автоматизировать? Как думаете, это сэкономило бы вам время и ресурс на какие-то более важные задачи?