Кейс: как HR-отдел сократил время на обработку заявок с помощью Битрикс24

Каждый развивающийся бизнес рано или поздно чувствует необходимость в автоматизации процессов. Потому что сотрудники, перегруженные рутиной, чаще делают ошибки и меньше времени уделяют действительно важным задачам. Ощутив важность автоматизации на собственном опыте, к нам в 4Limes обратилась онлайн-школа программирования Robocode.

В процессе расширения школа начала нанимать больше преподавателей, и HR-отдел просто утонул в потоке рутинных задач. Таких, как регулярные рассылки, занесение информации о кандидатах в таблицы, передача этой информации и т.д.

Чтобы из-за загруженности специалистов не ухудшилось качество отбора, школа решила обратиться к интеграторам Битрикс24.

Итак, в первую очередь нам нужно было автоматизировать отбор и тестирование кандидатов. Так как на этом этапе работы было очень много повторяющихся, рутинных задач.

Этот процесс мы отобразили в виде воронки с несколькими стадиями. А потом ввели автоматизацию для каждой стадии.

Рутина, которая стала настоящей болью для HR-ов на этапе отбора — это рассылка огромного количества писем и смс. Причем большинство из них имели шаблонное содержание. Например, письма с анкетами или приглашения на собеседование. В общем, этот процесс так и просился стать автоматизированным.

И мы переложили задачи по рассылке на роботов Битрикс24. Их можно настроить на выполнение действия после определенного условия. Для рассылки писем с анкетами условием стало — получение заявки-резюме от кандидата. Как только это случалось, робот отправлял в ответ анкету в зависимости от интересующей человека вакансии.

Чтобы соискатель точно не пропустил анкету, мы настроили отправку СМС. Первое — с уведомлением об отправке письма. Второе — через 24 часа напоминало о необходимости заполнить анкету.

Также мы настроили СМС и email-рассылки, чтобы приглашать кандидатов на собеседования. Письма и сообщения автоматически отправляются, как только менеджер проверил анкету и отметил кандидата подходящим на должность (отметим, что для этого достаточно пары кликов).

Расскажем подробнее о проверке анкеты.

Чтобы менеджерам не приходилось постоянно проверять, пришли ли новые ответы от кандидатов, мы настроили автоматический переход между этими этапами. Как только кандидат отвечает на письмо, в Битрикс автоматически создается задача на проверку анкеты. А ответственному приходит уведомление.

По такому же принципу мы настроили постановку задач для проверки тестовых заданий.

Чтобы освободить ещё больше времени менеджеров для обработки заявок, мы упростили и несколько внутренних процессов.

Для этого были созданы воронки “Адаптация новых сотрудников” и “Увольнение”. В воронке “Адаптация” новый сотрудник автоматически переходит к следующей задаче после окончания предыдущей. Менеджеру, который его координирует, не нужно каждый раз вручную ставить новую задачу.

Также работает и воронка “Увольнение”. После её запуска, роботы в заданном порядке ставят на сотрудника задания, которые нужно выполнить перед уходом. Так уменьшается вероятность, что человек забудет передать какую-то информацию или закрыть важную задачу.

Вот так, с помощью простой автоматизации и встроенных роботов CRM-системы удалось значительно разгрузить HR-отдел. Сделаем акцент — для этой задачи мы использовали только штатный функционал воронок продаж в Битрикс24.

Основные запросы клиента — не терять информацию и улучшить коммуникацию с соискателями — успешно реализовали роботизированной рассылкой и триггерами, улавливающими входящие письма.

В результате сократилось время на на ответ соискателям, HR-менеджеры получили возможность больше времени уделять резюме, анкетам и тестовым заданиям.