Центр компетенции RPA: создание, развитие, роли и обязанности сотрудников

Применение технологии RPA является одним из решений проблемы, связанной с большим количеством рутинных операций, отнимающих значительный объем продуктивного времени у сотрудников практически всех отделов компании. Сотрудники, которые должны принимать ответственные решения и выполнять нестандартные задачи, вынуждены тратить время на монотонную работу. Центр компетенций RPA является одним из возможных решений этой задачи, обладающим набором плюсов для компании.

Центр компетенции RPA (CoE - Center of Excellence) — это внутренняя группа аналитиков и технических экспертов в компании, занимающихся поиском подходящих для роботизации бизнес-процессов и реализующих разработку роботов, решающих их бизнес-задачи. Кроме того, сотрудники этой группы помогают другим заинтересованным в роботизации пользователям погружаться в детали разработки и анализа процессов.

1. Создать группу специалистов RPA с однозначно определенными ролями и обязанностями

Одной из основных проблем, связанных с созданием CoE, является проблема грамотного определения, приоритезации и назначения ролей и обязанностей в структуре CоE. Кроме того, все участники группы должны понимать, что успех будет зависеть от слаженных совместных действий, чего можно добиться составлением грамотной структуры KPI, в которой бонусы членов команды будут связаны со своевременным выполнением действий друг друга.

2. Заинтересовать руководство компании

В случае заинтересованности руководящего звена многие вопросы, такие как своевременное предоставление доступов и мощностей, развертка архитектуры, сбор информации от ответственных пользователей и т.п., которые смогут стать ключевыми в развитии компании, будет значительно проще закрыть. Необходимо регулярно проводить встречи с руководителями, демонстрируя им открытую отчетность, связанную с отбором бизнес-процессов и расчетами экономической эффективности при реализации проектов по каждому из них. Руководитель должен сосредоточиться на продвижении принятия RPA во всех бизнес-единицах, чтобы добиться эффекта масштаба и влиять на эффективность всей компании.

3. Дать сотрудникам понять, что роботизация ≠ увольнение

Частая проблема внутри предприятий при внедрении RPA состоит в том, что сотрудники отделов, в которых запланированы внедрения, не идут на контакт со специалистами, поскольку опасаются, что перестанут быть нужны компании. Для решения этой проблемы необходимо производить широкое информирование отделов о целях, которые роботизация в первую очередь преследует, - "робот освобождает от рутины и дает больше времени для важных задач".

· Проведение анализа бизнес-процессов;

· Оценка трудозатрат, необходимых для роботизации бизнес-процесса;

· Расчет экономической эффективности от внедрения роботизации;

· Установка и обслуживание платформы;

· Разработка роботов;

· Своевременное реагирование на проблемы пользователей;

· Наставничество для внутреннего сообщества;

· Создание, курирование и продвижение учебных материалов;

· Создание документации и ресурсов для согласованного использования стандартов и рекомендаций.

Начать бы хотелось с того, что для создания CoE может хватить и одного человека, который постепенно будет вникать в анализ бизнес-процессов и роботизацию, результаты которой будут мотивировать руководство расширять состав группы и сферу решаемых задач.

В случае, если мы говорим о создании полнофункционального CoE, стоит выделить следующие общие требования для кандидатов:

· Понимают концепцию аналитики в организации;

· Заинтересованы в RPA или имеют опыт использования этого решения;

· Заинтересованы в эффективном использовании и внедрении RPA по всей организации;

· Активно учатся, адаптируются и развиваются;

· Готовы делятся знаниями с другими;

· Заинтересованы в предоставлении пользователям расширенных возможностей;

· Ориентированы на совместную работу с другими;

· Эффективно находят решения для потребностей бизнеса;

· Легко находят общий язык с техническими специалистами и бизнес-пользователями.

При наборе команды CoE важно принимать сотрудников с навыками в сфере аналитики, технологий и деятельности бизнеса.

Если в организации есть сотрудники с опытом в RPA, они могут быть отличными кандидатами на руководящую должность CoE.

Отдельно хочется отметить важность soft skills у команды CoE. В приведённом выше перечне мы можем заметить существенный вес требований, связанных с коммуникацией. Гибкость, критическое мышление, эмоциональный интеллект, умение работать в команде и четко формулировать свои мысли необходимы для команды CoE не меньше, чем навык по составлению схем бизнес-процессов или навыки разработки.

Ниже перечислены обобщенные роли в CoE. Выделение каждой из этих ролей не является обязательным условием и часто эти роли перекрываются по функциональным задачам, поэтому команда CoE может подстраховывать друг друга и обмениваться опытом. Кроме того, один человек может выполнять несколько ролей. Например, большинство участников CoE также выступают в качестве коучей или наставников.

Руководитель CoE — управляет повседневными операциями. Взаимодействует с куратором из высшего руководства и другими группами;

Старший разработчик — занимается задачами делегирования, организации работы и контролем исполнения для достижения целей проекта. В случае необходимости проводит рефакторинг разработанного алгоритма. Часто старших разработчиков обозначают как руководителей проекта.

Аналитик бизнес-процессов — выступает в качестве связующего звена между CoE и подразделением. Занимается разработкой требуемой документации. Работает над проектами совместной разработки и подтверждениями концепции.

Коуч — проводит коучинг и обучение навыкам работы с бизнес-аналитикой, изучает методики и участвует в проектах совместной разработки. Модерирует канал обсуждений внутреннего сообщества и участвует в обсуждениях.

Специалист поддержки пользователей — помогает в устранении несоответствий данных и решает запросы, полученные от службы технической поддержки.

Архитектор RPA — проектирует системный код, выстраивает технологию разработки и техническую инфраструктуру.

Разработчик RPA — разрабатывает решения, исходя из проведенных аналитиком исследований бизнес-процесса. Стоит сказать, что RPA разработчики не должны обладать глубокими навыками программирования в традиционном понимании, т.к. в RPA используются low-code/no-code - инструменты, которые в большей степени связаны с логикой.

Поскольку Разработчик RPA является основным звеном CoE, приведем требуемые навыки отдельно:

· Понимание алгоритмики;

· Базовое владение языком программирования: Java, .NET, Python, C или C ++ (в зависимости от используемого RPA - решения);

· Понимание основ машинного обучения (ML);

· Знание языка запросов к базе данных;

· Умение четко выражать свои мысли и вести коммуникацию.

Стажер отдела — Контролирует исполнение разработанного алгоритма, тестирует наличие "слабых мест".

К основным плюсам, относящимся к созданию Центра компетенций внутри компании можно отнести следующие:

1. Экономия расходов на консалтинг – нет необходимости привлекать внешних специалистов, обладающих необходимыми навыками;

2. Оперативное решение задачи, связанной с предоставлением доступов для внешних консультантов и разработчиков;

3. Большая лояльность сотрудников, поскольку процесс приходит не "из вне", а от коллег;

4. Ускорение согласования бюджетов.

Итак, мы рассмотрели понятие центра компетенций, процесс его создания, стоящие перед ним задачи, его состав и роли участников.

Создание CoE может показаться не самой простой задачей, однако уверены, что, следуя рекомендациям, описанным в статье, вы сможете организовать успешно функционирующий и продуктивный центр компетенций, который поможет принести значительную прибыль компании и избавит ваших сотрудников от рутинны.

Авторы статьи:

Максим Пугачев
Аналитик RPA, PIX Robotics

Анна Мельник
HR-специалист, PIX Robotics