Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Готовы к очень страшной истории? Asana по ошибке заблокировала аккаунт компании нашего клиента за то, что название совпадало с названием другой компании, находящейся в санкционном списке. Без доступа к данным и возможности восстановления. Просто в одно мгновение.

Следующие 20 дней – круглосуточная работа над воссозданием системы проектного управления уже в другом, отечественном сервисе. Об этих 20 днях рассказываю дальше.

И сердце биться перестало...

Для тех, с кем мы незнакомы – меня зовут Дарья Кугакова, я руковожу маркетингом в IT-команде RocketSales, веду телеграм-канал про облачные решения для бизнеса.

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

«Ангстрем» – научно-производственное предприятие, которое разрабатывает и производит электротехническое оборудование и цифровые электролаборатории. Система управления проектами в такой компании – это сложная инфраструктура портфелей, огромный объем информации, договоренностей и дедлайнов.

Незадолго до блокировки другая компания с аналогичным названием оказалась в санкционном списке. Asana сравнила названия и незамедлительно заблокировала аккаунт.

Что делать, когда в один момент все задачи команды стали недоступны для просмотра и даже для восстановления? Нужно было принимать срочное решение по переносу бизнес-процессов и проектных работ в другую систему. Выбор пал на Pyrus, отечественный сервис, стабильно работающий с 2014 года.

С командой ROCKET «Ангстрем» сотрудничает в рамках сопровождения amoCRM, плюс, не так давно мы проводили для них аудит системы проектного управления в Asana. С начала блокировок зарубежных сервисов на территории РФ, мы рассматривали различные системы для проектного управления: Trello, Kaiten, Yougile, Мегаплан и другие. Но наиболее подходящим под бизнес-процессы клиента оказался именно Pyrus. Приятный факт – Pyrus качественнее закрывал потребности компании, а лицензии на его использование оказались дешевле в 3,5 раза (279 рублей за пользователя в месяц вместо 1 000 рублей у Asana).

Чем хорош Pyrus?

  • Проекты в нем можно вести, как гибко пользуясь досками и списками (проектами), так и достаточно жестко фиксируя этапы посредством форм и строгой маршрутизации процесса. Система подходит не только для управления проектами, но и для управления целыми бизнес-процессами.
  • Можно автоматизировать процессы без дополнительных IT-затрат. Например, настроить индивидуальную логику обработки необходимых полей, чтобы платформа обеспечивала бизнес-процессы конкретной компании без вложений в кастомные решения.
  • Есть полноценная история действий по проекту. Этим могут похвастаться очень немногие системы. Если история действий отсутствует, сотрудник может удалять задачи и информация об этом нигде не отразится. Удаление может произойти как намеренно, так и случайно, без оповещения о событии.
Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Как происходил перенос процессов проектного управления в Pyrus?

Даже запланированная смена ключевого рабочего инструмента – большой стресс для команды и риск для компании. Что говорить о вынужденной миграции, связанной с экстренной блокировкой без возможности восстановления данных.

Команда «Ангстрем» принялась ускоренно изучать функционал Pyrus, а бизнес-аналитики ROCKET начали выстраивать бизнес-процессы проектного управления в Miro. Начали с серии аудитов: важно было воссоздать реальный процесс коммуникаций и спроектировать его в Pyrus, чтобы после внедрения механизм продолжил работать.

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Работа разделилась на четыре этапа:

  • построение организационной структуры,
  • создание справочников для работы,
  • создание списков и досок для проектов,
  • настройка форм и паттернов для работы по гибким методологиям.

Сначала в Pyrus была воссоздана организационная структура компании, созданы списки задач по проектам, перенесены все коммуникации по процессам.

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Далее мы создали справочники для работы. Они позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, списки проектов и так далее. Удобно, к примеру, быстро выбирать из выпадающего списка клиентов, того, над проектом которого работаешь.

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Третий шаг – создание проектов (списков и досок для отделов).

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

И последнее: формы и запущенный бизнес-процесс. Весь бизнес-процесс компании разделили на 11 форм. Форма в Pyrus – это набор полей и правил маршрутизации, которые описывают бизнес-процесс.

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Проект идет по набору правил, который называется маршрутизация. Каждому этапу маршрутизации можно задать название, а также правила, по которым на этот этап добавляются участники. Проект дошел до этапа согласования логистики – процесс автоматически завершил работу в одной форме и запустил работу в другой форме, передав туда необходимые данные.

Для каждой формы мы разработали свой маршрут и шаблон с полями для заполнения , например:

Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

После формирования шаблона и построения маршрута формы, мы перешли к добавлению ролей в бизнес-процесс. Роли нужны, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда отсутствует ответственный на этапе сотрудник (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.). С этой целью вместо конкретного сотрудника на этап назначается роль, состоящая из этого сотрудника и его заместителей.

Кроме форм были созданы списки для работы по гибкой методологии. Например, чтобы вести внутренние задачи отделов.

А чем закончилось-то?

За 20 рабочих дней система проектного управления была воссоздана с нуля. Произошедшая блокировка оказалась даже на руку, так как Pyrus имеет более широкие возможности по строгой маршрутизации проектов и выигрывает у других сервисов по стоимости.

Антон Головленков
Руководитель инжинирингового центра «Ангстрем»:

«У системы, как и у всего в мире, есть свои плюсы и минусы. Маршрутизация, например, это вещь: она делает работу команды четкой, упорядоченной, минимизирует ошибки и бездействие. Но иногда становится минусом – не позволяет гибко работать при отступлении от правил.

Структура организации – отличный инструмент для понимания штатного расписания. Сущность «Сотрудники» – еще одна фишка, удобная для хранения общей информации (телефоны, адреса и т. п.). Хорошая задумка – роли: разные люди, находящиеся в одной роли, могут помочь довести задачу до результата, если у коллег возникли сложности. При этом нужно всего один раз создать роли, указать в них сотрудников и вуа-ля.

Из минусов – списки не очень удобно отсортированы в левой области, их нельзя сгруппировать. К сожалению, нет диаграммы Ганта. Графическая интерпретация обычно более наглядна. К тому же, трудно вести аналитику по сотруднику, если его задачи составлены не по форме.

Несмотря на недостатки системы, команда «Ангстрем» признает, что работать в Pyrus им даже более удобно, чем в Asana. Не потому, что Asana плохая – просто Pyrus больше ориентирован на сопровождение процессов проектного управления в этой сфере. Как говорится, «...да несчастье помогло». Надеемся, оно не станет без спроса помогать другим компаниям наших клиентов.

99
6 комментариев

Комментарий недоступен

Ответить

Влиять на нейминг – не наша зона ответственности) Но, бесспорно, совпадение роковое.

1
Ответить

актуальная статья, интересная информация, спасибо за статью)

Ответить

и вам спасибо за обратную связь!)

Ответить

Спасибо! Интересная статья. Есть, что подчерпнуть для дальнейшего развития.

Ответить

Спасибо! Очень актуальная статья. Как раз искала информацию Нужно выходить из Asana

Ответить