{"id":13563,"url":"\/distributions\/13563\/click?bit=1&hash=7a1c2765d377f463a7849b32148c496d0d86e5839a4216a090578d9381a4c980","title":"\u041a\u0430\u043a\u043e\u0439 \u0414\u041c\u0421 \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c, \u0435\u0441\u043b\u0438 \u0441\u043e\u0442\u0440\u0443\u0434\u043d\u0438\u043a\u0438 \u0440\u0430\u0437\u044a\u0435\u0445\u0430\u043b\u0438\u0441\u044c \u043f\u043e \u043c\u0438\u0440\u0443","buttonText":"","imageUuid":"","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Kaiten

От четких сроков и микроменеджмента к канбан-методу: как команда креативного агентства Affect перешла из Jira в Kaiten

Честно о сложностях перехода на новую систему без остановки работы над проектами.

Я не сторонник того чтобы сидеть и 3 месяца прописывать, чтобы все идеально работало. Мой путь — сделать фрейм, переехать и уже на ходу разбираться. Так удобнее подстраиваться под команду и особенности каждого типа проектов.

Невозможно написать идеальное ТЗ — жизнь сложнее любого ТЗ, поэтому надо просто делать.

Андрей Новиков, совладелец креативного агентства Affect рассказал, как проходил переход от Waterfall к Agile и переезд из Jira в Kaiten — какие были сложности и как теперь устроена работа команды.

О компании

Affect входит в топ-5 российских digital-агентств (по версии Tagline и АКАР) и существует на рынке более 17 лет.

Мы создаем интегрированные проекты в социальных медиа и креативные стратегии для Tele2, PepsiCo, BigBon, Mondelez, Philip Morris, Pernod Ricard, Henkel, LEGO, EFES, Unilever, Мегафон, Ferrero, L'Oreal и других брендов.

Участвуем членами жюри в «АКАР», являемся партнерами «Эффи» и даже вели Тик-ток для Тик-Тока :)

Некоторые из кейсов компании – Агуша, TELE2, BigBon, Syoss, Efes.

В нашей команде около 100 человек, которые работают из разных мест и даже стран. Естественно, для организации такой команды нужна единая система управления процессами.

Мы всегда уделяли процессам большое внимание

Я сторонник того, что если у тебя проектная деятельность, то без таск-трекера нечего делать в бизнесе, потому что где еще управлять проектами? Не в почте же или Телеграме.

Таск-трекеры мы используем уже давно — у нас был дорогой английский сервис Hansoft, до него — Basecamp. Мы даже Jira внедрили, что для рекламы вообще нонсенс. 3 года с ней мучались, но много чего там сделали и автоматизировали.

Почему среди других альтернатив выбрали Кайтен

До всех мартовских кризисов мы работали в Jira. Потом стало непонятно, останется ли она доступна для России, к тому же ее надо было оплачивать в долларах, а курс был довольно нестабильным. Решили искать российский аналог.

У меня был список примерно из 40 таск-трекеров, но он быстро сузился.

Вот 3 основных причины, почему остановился на Кайтене:

  • Мне очень хотелось потестить канбан-методологию. А таких сервисов было немного.
  • В рекламном агентстве очень важны визуальность и простота. Процессы процессами, но весь коллектив молодой, креативный, нет каких-то высоколобых задротов, которые готовы разобраться в сложных системах — все должно быть просто. Чтобы «красненьким горело» и было все понятно.
  • Понравилось, что есть автоматизация в виде чек-листов и кучи других штук — это тоже очень важно.

Поэтому выбор был достаточно простой.

Я рискнул и предложил ребятам попробовать. Сделал общую встречу, объяснил, что есть потребность и что я уже выбрал определенную систему.

Конечно, было много вопросов, но перед переходом на Кайтен мы написали кучу инструкций под наши процессы, заранее завели все основные типы задач, карточек.

В Kaiten есть функция автоматического переноса задач из Jira.

Звучит все просто, но это была только вершина айсберга.

Меняли лошадей на ходу

Мы стали пытаться натягивать наши отрисованные в Miro процессы на Кайтен.

Раньше у нас был стандартный Waterfall, диаграмма Ганта и жесткое планирование ресурсов.

Диаграмма Ганта, которой пользовались в Jira

Теперь нужно было привести все к канбан-методологии. Причем не просто создать карточки и доски, а в целом перестроить мышление команды — стать более гибкими, самоорганизованными.

Несколько раз у меня были затыки — я не понимал как это лучше сделать. Но я не сторонник того, чтобы сидеть и 3 месяца прописывать, как все должно идеально работать. Я записал базовые видео-инструкции для ребят и сказал, что надо пробовать. Мы оставили Jira доступной только для чтения и начали вести все в Кайтене.

У нас стояли задачи клиентов, и мы прямо на ходу их двигали, меняли поля, статусы, добавляли чек-листы. И до сих пор что-то улучшаем. Это нормально.

По сути, это как раз помогает придерживаться гибкой методологии — постепенно оптимизировать процессы исходя из запросов команды.

Чем новый подход отличается от старого

Команда стала более самоорганизованной

Работая по Waterfall, мы знали кто когда какой задачей занимается, и сколько времени на это уходит.

Теперь нам стало неважно, в какое время задача будет выполняться, главное — чтобы она была сделана.

Стало меньше микро-менеджмента

Раньше мы все задыхались от планирования ресурсов, загрузки, разделения задач между разными исполнителями. В какой-то момент при масштабировании это казалось адом. Приходилось делать много микро-задач — их было в 4 раза больше, чем сейчас.

В Кайтене все верхнеуровневое. Это ровно то, что нам нужно. Раньше, чтобы сделать 1 пост, мы ставили 4-5 разных небольших задач. Сейчас у нас 1 карточка на пост и чек-лист с микро-задачами внутри нее.

Команда пока только привыкает к новому формату, но в целом скорость работы растет.

Все прозрачно — видим статус всех задач

Самое основное — это не запутаться, какие задачи есть в работе и как долго они висят. В Кайтене, если задача висит слишком долго, она начинает подсвечиваться красным. Это значит, что есть какой-то косяк, и нужно обратить внимание.

На фасаде карточки видно, к какому сроку задача должна быть выполнена и сколько времени она уже находится в работе. Например тут, дедлайн 25 июля, а карточка в работе уже 18 дней

Вся информация собрана в одном месте и структурирована

В Кайтене мы создали около 100 кастомных полей и 40 типов карточек для каждого процесса. То есть у каждой задачи есть понятная структура, и в одном месте собрана вся нужная информация, а не просто описание из головы. Менеджеры знают что надо не забыть заполнить, чтобы выполнить задачу конкретного типа.

Обязательные поля помогают проще ориентироваться в задачах и держать всю информацию в одном месте. Не нужно ходить и спрашивать что-то у коллег.

С какими сложностями столкнулись в новом сервисе

Несколько раз приходилось переделывать доски

К примеру, для процесса SMM мы переделывали доску несколько раз. Сначала просто были колонки по стадиям, потом мы поделили каждую колонку на backlog и progres, потом убрали колонку reopen… И все это прямо в процессе работы над проектами.

Хорошо, что карточки от этого не страдали — мы их просто автоматически переносили на нужную новую доску в нужный статус.

Например, так сейчас выглядит наше SMM пространство. На нем есть несколько досок для разных функций с разными этапами работ.

А это актуальная инструкция в Miro по работе с пространством SMM

Команда сначала была недовольна и путалась, но я сразу их предупредил, что будет примерно 2 месяца адаптации. Отнеслись с понимаем.

Пока что нет единых процессов для всей команды

В Кайтене у нас отдельные пространства для каждого отдела. И хотя процессы во многом схожи, все равно пока нет единообразия во всей компании.

Каждый менеджер понял философию канбан по-своему. Например, кто-то использует блокировки, если карточка встала на стоп, а кто-то таскает карточку туда-обратно из статуса в статус. Сейчас у нас есть задача синхронизировать все доски, привести все к единому виду.

Когда блокируется межфункциональная задача, не всегда понятно, из-за какого исполнителя это происходит

Например, у нас есть задача, в которой участвуют три исполнителя. И карточка может быть заблокирована по трем разным причинам. Это три разные роли, например, копирайтер, арт-директор, дизайнер.

Придумали такой «костыль» — в блокировке пишем, какие роли она затрагивает.

Сверху на фасаде карточки видно красный значок блокировки. В ней прописано, что карточка заблокирована копирайтером и дизайнером.

Одну из проблем Кайтен решил, разработав фичу под нас

В наших проектных командах есть не только штатные сотрудники, но и фрилансеры на аутсорсе. Сейчас это около 20 человек. Не круто, когда вся команда сидит в таск-трекере, а с другими приходится общаться в чатах или в почте.

  • Нужно было единое пространство, чтобы видеть, какие задачи выполняют фрилансеры и сколько времени они тратят по проектам.
  • При этом было важно, чтобы они не видели проекты, которые их не касаются.

Сначала мы создавали для аутсорсеров отдельные пространства, но на это уходило много времени, невозможно было масштабироваться.

Я написал Славе, владельцу Кайтена, описал проблему — чтобы внешний человек видел только те карточки, в которых он является участником, а остальные не видел.

Через пару месяцев в Кайтене ввели модификатор доступа на пространстве. Мы пользуемся этой функцией каждый день. Добавляем человека на нужное пространство и выставляем одну галочку, чтобы он видел только свои карточки.

Можно добавить пользователя на пространство, кликнуть на него и поставить галочку у пункта «Пользователю доступны только те карточки, в которых он участник или владелец»

Выводы, советы, результаты

Обычно процессы в рекламном агентстве — это классическая проектная деятельность, где нужны диаграммы Ганта, четкие сроки и ресурсное планирование. Но в то же время наша отрасль — это про супер гибкость.

Если в строительстве ты можешь все четко спланировать, то в креативной индустрии всегда вкусовщина, неопределенное количество правок, клиенты, которые вынуждены часто менять бриф и ТЗ в ходе разработки.

Получается, у нас проектная деятельность, но без возможности долгосрочного планирования. Поэтому гибкий канбан здесь даже лучше подходит.

Сейчас мы находимся на начальном этапе адаптации к Kaiten и к канбану в целом. Где-то 10% команды понимает в чем фишка, а все остальные просто рады, что стало меньше задач.

Дальше будем шлифовать планирование, приводить к единообразию все доски, продолжать обучать команду и все масштабировать. Хорошо, что инструмент позволяет это делать.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null