Что такое виртуальный офис и чем он полезен бизнесу. Опыт диверсификации в условиях экономической нестабильности
В конце мая мы на примере компании «Актис-Медиа» рассказывали о том, с какими вызовами столкнулся рекламно-полиграфический бизнес после начала февральских событий. Тогда же мы упомянули о том, что собираемся параллельно с дизайнерским и печатным делом осваивать новые для себя области; о первой из них пришло время написать.
В последние годы слово «виртуализация» стали всё чаще произносить не только «айтишники», но и предприниматели, причём из самых разных отраслей. Особенно остро необходимость перевода физической IT-инфраструктуры в онлайн стала ощущаться в 2020-2021-м годах, когда из-за ковидного локдауна многим организациям пришлось на время остановиться, что для некоторых из них стало фатальным. Между тем, зависимости от физического офиса ещё тогда можно было избежать и пережить самую острую фазу пандемии, не прерывая работы. Однако владельцы компаний зачастую просто не знают или не вполне понимают возможности облачных технологий, которые способны не только удержать на плаву в кризис, но и расширить инструментарий бизнеса в принципе.
Что же такое виртуализация
В самом общем смысле речь идёт о переводе корпоративной базы данных или её части в облако. И тут многие наверняка махнут рукой: «А, ну понятно, очередной аналог "Гугл-диска"». Но нет, виртуализация – это не пассивное хранение файлов, а перенос вычислительных мощностей. Представьте, у вас в офисе стоит компьютер, и на нём локально хранится информация. Доступ к ней вы сможете получить лишь в том случае, если находитесь перед этим ПК физически. Впрочем, нет: можно ещё воспользоваться протоколом удалённого доступа, но для этого компьютер должен быть включён, то есть вы в любом случае привязаны к стационарному устройству. К тому же мы говорим о бизнесе, и это значит, что ПК наверняка будет не один и не два, даже если компания небольшая. Физическая инфраструктура, так или иначе, понадобится.
Виртуализация избавляет от привязки к офисной компьютерной системе и, более того, даёт возможность вообще обойтись без неё. Вы просто переносите все данные, которые хранятся на ваших стационарных устройствах, в облако, то есть к нам на сервер. При этом автономность каждого рабочего места сохраняется, но локальные диски (ни SSD, ни HDD) больше не нужны. У каждого вашего сотрудника появится свой аккаунт (виртуальный компьютер), пользоваться которым можно будет с любого подключённого к Интернету устройства – собственно ПК (в том числе домашнего), ноутбука, планшета или даже смартфона.
Цели и преимущества виртуализации
Чтобы ответить на вопрос о том, зачем вообще нужна виртуализация, проще всего рассказать об опыте «Актис-Медиа», нашей собственной полиграфической компании. Во время пандемии Covid-19 мы вынуждены были покинуть офис из-за локдауна. Не будь у нас тогда облачной инфраструктуры наряду с физической, работу пришлось бы попросту остановить. Вернуться мы, скорее всего, уже бы не смогли: длительный простой наряду с «просадкой» рекламно-полиграфического рынка вынудил бы нас свернуть бизнес. Но поскольку удалённые рабочие места у нас уже были готовы и объединены в единую сеть, мы спокойно разъехались по домам и продолжили работать как ни в чём не бывало.
Немного о CRM
Конечно, сам по себе удалённый доступ решил бы проблему лишь отчасти. Когда сотрудники рассеяны территориально, желательно иметь программную оболочку для обмена рабочей информацией. Таким ПО служит CRM-система. В нашем случае это amoCRM, но подойдёт и любая другая. Важно то, что её можно перенести в облако наряду с прочими данными. В результате все сотрудники оказываются в едином виртуальном поле: они видят все поступающие заказы и работают над ними так, как если бы находились в одном помещении. Для внутренней коммуникации можно использовать как корпоративный чат, так и мессенджеры: они интегрируются с CRM и тоже переносятся в облако.
Таков именно опыт «Актис-Медиа». Если у вас ИП или совсем небольшая компания из 3-4 сотрудников, то «сиэрэм» иметь не обязательно, однако виртуализация всё равно будет полезна. Собственно, к ней и вернёмся. Итак, первый и самый очевидный плюс перехода в облако – возможность работать удалённо и без привязки к физическому офису. Есть и другие преимущества:
- Лёгкая масштабируемость. Физическое расширение IT-инфраструктуры требует и времени, и вложений. Допустим, у вас в компании 10 рабочих мест и вы планируете создать 11-е. Для этого, помимо стола и стула, понадобится новый компьютер, а также услуги системного администратора для его настройки. Если вы решите полностью перейти в облако (что для ряда бизнесов вполне возможно), подключение дополнительного сотрудника к корпоративной сети станет элементарным делом. Чтобы открыть новый аккаунт, то есть создать полноценный виртуальный компьютер, достаточно обратиться в техподдержку. А если число работников уменьшится – например, в результате сокращения штата, – удалить лишнее будет так же легко.
- Безопасность. Виртуализация – новое слово и в контексте цифровой защиты. Когда вы работаете с физическими носителями, то всегда рискуете потерять данные из-за кражи или неисправности самого устройства. Если информация хранится удалённо, то есть не на ПК или ноутбуке, а на сервере, то получить её, изъяв локальный диск (SSD или HDD), просто невозможно. И даже если сам компьютер выйдет из строя, ваши файлы не пострадают.
- Контроль. Основная проблема удалённой работы в том, что руководителю трудно отслеживать эффективность сотрудников. В рамках виртуализации можно настроить удалённый доступ к каждому отдельно взятому аккаунту. Иными словами, вы всегда сможете подключиться к рабочему столу любого своего специалиста. Это не значит, что компанию нужно непременно превращать в аналог тоталитарного государства, где «большой брат всегда следит за тобой». Главное, что вы как руководитель будете общаться с сотрудниками так, как если бы находились с ними в офисе перед одним ПК.
- Снятие территориальных ограничений при найме. В каждом регионе РФ свой уровень среднего дохода. Наиболее высок он в Москве, Петербурге – и далее по нисходящей. Если ваша компания расположена в крупном городе, то и персонал вы будете нанимать именно оттуда. Значит, вам как работодателю придётся подстраиваться под местные зарплатные ожидания. Благодаря виртуализации вы сможете приглашать на удалённую работу специалистов из регионов с более низкими окладами и таким образом сократите фонд оплаты труда. Например, у нас в «Актис-Медиа» почти вся бухгалтерия работает не в Петербурге, а в Нижнем Новгороде, где зарплатные ожидания существенно ниже, чем в Северной столице. Впрочем, об экономических аспектах виртуализации мы поговорим отдельно далее.
Мощность виртуальных компьютеров
В большинстве случаев офисные ПК используются для стандартных задач, которые не требуют высоких вычислительных мощностей. Но в некоторых областях (например, в 3D-моделировании) производительные машины всё же нужны. Будет ли виртуализация отвечать повышенным требованиям к «железу»? Да, безусловно. Дело в том, что в облаке обработка данных происходит не на локальном устройстве, а удалённо, на серверах провайдера. Соответственно, мощность ваших виртуальных машин зависит от вас; потенциально оператор сможет удовлетворить почти любые запросы.
Системный блок не нужен
Поскольку на локальном ПК вычислений не производится, то есть он выполняет функцию окна, необходимость в системном блоке отпадает сама собой. Вместо него в рамках виртуализации устанавливается небольшое устройство размером с модем, которое соединяет компьютер пользователя с удалённым сервером, где хранятся его данные.
Выгодна ли виртуализация экономически
Итак, вопрос цены. Виртуализация безусловно выгодна тем, кто хотел бы отказаться от физического офиса вообще либо не планирует его открывать. Вы не платите:
- за аренду (а это очень большая статья расходов, особенно в крупных городах);
- за обустройство помещения;
- за организацию и поддержку IT-инфраструктуры (компьютеры и услуги системного администратора);
- за электроэнергию, уборку и прочее.
Это прекрасный вариант, например, для стартапа или пилотного проекта, когда успешность бизнеса под вопросом и вкладываться в физический офис нет ни возможности, ни большого резона. В таком случае благодаря облачному сервису владелец начинающей компании сэкономит порядка 50 % от суммы, которую он потратил бы на создание и поддержку локальной IT-инфраструктуры. Ниже размещён скриншот из нашей презентации, где подробно и с цифрами объясняется, откуда эти 50 % взялись.
Польза для владельцев офиса
Не стоит, однако, думать, что виртуализация выгодна лишь тем, кто только открывает бизнес. Если у вас уже есть работающая IT-инфраструктура, переход в облако даст вам те же преимущества, о которых говорилось выше. При этом затраты будут примерно такими же, как и до перехода в онлайн, даже немного ниже. Вот таблица с расчётами.
Схема сотрудничества
Многие руководители, когда мы обращаемся к ним с коммерческим предложением, задают уточняющий вопрос: «Вы предлагаете аутсорс?» По сути – да. Мы продаём виртуальную IT-инфраструктуру как услугу, которую вы оплачиваете, пока пользуетесь ею (принцип абонентского обслуживания). Таким образом вы перекладываете часть собственной нагрузки на плечи сторонней компании, что в современном мире обычное дело как на уровне организаций, так и частных потребителей. Итак, наш новый проект называется Take My Cloud. Дополнительные подробности о нём (включая наши контакты) можно узнать здесь. А ещё обязательно ответим на вопросы в комментариях!