Как учет и автоматизация помогают бизнесу зарабатывать
В этом материале мы расскажем, как с помощью 1С УНФ (Управление нашей фирмой) можно повысить доходность бизнеса. Все примеры в этой статье реальные и взяты из опыта нашего клиента Сергея Алексеенко, руководителя консалтинговой компании DanVer.
С какими вопросами приходит бизнес
Компания DanVer переводит бизнес в цифровой формат и настраивает учет в 1С УНФ. Настраивают конфигурации программы под запросы конкретного бизнеса, внедряют аналитику.
Чаще всего к нам приходят с типичными запросами: „Движение есть, а денег нет. Непонятно когда и сколько закупать товара. Пришло время платить заработную плату и налоги — денег в кассе нет. Руководитель не может выйти из операционки, не понимает, сколько денег можно вывести на себя. Какую заработную плату платить и к чему привязать ее расчет“. Эти вопросы мы пытаемся решить. Так же делаем оцифровку производства; учитываем загруженность цехов, для понимания можно ли произвести вовремя нужную продукцию; рассчитываем, на какое время можно назначить производство и когда клиент сможет получить готовую продукцию.
Основные клиенты — это малый и средний бизнес, преимущественно из сферы товарного опта и сборочного производства.
Почему решил использовать облачные сервисы 1С
В ITsheff Сергей обратился в августе 2019 года. Его клиенту требовалось оцифровать бизнес и внедрить комплексный учет. Встал вопрос, можно ли решить эту задачу с помощью облачных решений и насколько это выгодно.
Любая программа 1С помимо сложности ее внедрения предполагает первоначальные расходы на приобретение лицензий и содержание сервера. Проблема была в том, что расходы на установку сети, сервера и его содержание появляются сразу, как ты запускаешь программу. Если пользователей много, то файловый режим работы 1С не подходит и нужен сервер. И лицензионный продукт, и „железо“стоят приличных денег. Решили протестить другое решение.
Попробовали использовать 1С УНФ в облаке не на своих серверах, а у партнера 1С.
Сначала нашли предложения российских компаний, но казахстанскую версию 1С они не обслуживали, возникала проблема с обновлением программы. Стало очевидно, что лучше обратиться к компаниям в Казахстане.
Запрос на решение конкретной задачи разослали сразу в несколько компаний, быстрее всех откликнулся ITsheff.
Чаще всего клиенты DanVer используют пакет 1С онлайн, в который входит лицензионный продукт и облачный доступ. Правда не всегда при настройке учета в бизнесе требуется 1С. Это зависит от запросов и этапов цифровизации.
Из каких этапов состоит цифровизация
В DanVer выделяют три этапа цифровизации небольшого и среднего бизнеса, и не каждая компания проходит все этапы. В зависимости от размера бизнеса и специфики компании, можно остановиться на одном из них.
1. Запускают учет в google-таблицах. Собственник учится считать маржинальность бизнеса в гугл-таблицах. Этот этап лучше всего подходит для рынка услуг и небольшим торговым компаниям. Привлекателен он тем, что расходы на учет небольшие, но отслеживать деньги и прибыльность уже можно.
2. Внедряют учет в 1С УНФ. Если видят, что компания готова к переходу, то подключают учет в 1С УНФ и здесь уже лучше всего задействовать облачные решения.
Вводят полный учет движения товара. Запускают отслеживание взаиморасчета с поставщиками и покупателями. Учат правильно вести инвентаризацию. Переносят учет денег из google-таблиц в 1С.
Теперь в УНФ видно полный фактический результат. Предприниматель получает три итоговых документа: отчет о движении денег, отчет о прибыли и убытках, баланс.
Без этих трех отчетов картина бизнеса будет не полной!
3. Подключают Power Bi и настраивают сквозную аналитику. На этом этапе компании уже необходим выделенный сервер, на котором автоматически делаются копии баз 1С.
Данные тянутся из 1С УНФ и хранятся на сервере, а в дашбордах на Power BI визуализируют отчеты. В таких отчетах собственник видит:
— какая реклама приводит клиентов по низкой стоимости, а какая только тратит деньги
— какой магазин генерирует прибыль, а какой её съедает
— какие товары приносят прибыль, а какие наоборот
Особенно полезна полная аналитика компаниям, которые занимаются, товарным бизнесом и сложным производством, при котором трудно рассчитать реальную себестоимость конечной продукции.
Гугл-таблицы собственники неплохо воспринимают; 1С — сложнее, так как нужно формировать разные отчеты для оценки результата и надо их понимать; Power BI — заходит на ура, потому что все очень просто. Тыкнул в отчете и видно сколько заработал, сколько отгружено, на каком этапе тот или иной процесс, насколько загружено производство
Облачные решения 1С, которые предоставляет ITsheff, используют на 2 и 3 этапах. Для ведения учета в гугл-таблицах на первом этапе, ни программы 1С, ни отдельные серверы не требуются.
Кейсы
Три кейса из практики DanVer, как перевод бизнеса в цифровой формат помог повысить его рентабельность.
Один за четверых
Компания занимается сборочным производством. Расчетом стоимости готового изделия занимались четыре менеджера.
Потом подключили 1С УНФ и внедрили автоматизацию расчетов. То есть достаточно вбить ширину, высоту, цвет и другие параметры изделия и автоматически рассчитывалась все комплектующие и цена изделия. Необходимость в четырех менеджерах отпала, теперь эту работу мог выполнить один.
Менеджеру, который вел расчеты, зарплату подняли в 2,5 раза и все равно компании это было выгоднее, чем за ту же работу платить четверым.
Третий лишний
У клиента было три магазина. Пока вели общий учет доходов и расходов просто видели, что компания в целом приносит прибыль. Но решили внедрить более точный учет каждого объекта по отдельности и выяснилось, что один из магазинов уже почти год убыточный.
Сначала попробовали поменять менеджеров и ассортимент, но это не помогло. Стало понятно, что магазин расположен не в очень удачном месте и его закрыли.
В итоге осталось два магазина из трех, а прибыль выросла. То есть магазинов у компании стало меньше, а доходность выше.
Спасительные 5%
У компании был хороший оборот, но работала она в минус. Проанализировали отчеты и стало понятно, что в целом маржинальность в этой сфере низкая. Закупать продукцию дешевле уже нельзя было, все непрофильные расходы сократили насколько возможно, реклама не приносила серьезного эффекта. По сути, перед компанией стоял вопрос о закрытии.
Мы видели один выход — поднять цены на 5% . Собственник не верил, что такое мизерное изменение цены поможет остаться на плаву, но согласился. И небольшое поднятие цены помогло: оттока клиентов не произошло, а компания стала работать в плюс. Через неделю цены еще подняли на 5% и сейчас компания чувствует себя уверенно.
С какими неожиданными проблемами сталкивался
В мае 2022 фирма «1С» резко подняла стоимость программ. Встал вопрос о целесообразности использования 1С, так как цена становилась слишком высокой.
Пользователь стоил 3,5 тыс. Тг, а сейчас он стоит 7,9 тыс. Если это небольшая компания на 3 пользователя и ей надо платить почти 25 тыс. в месяц за 1С — это не очень хорошо
По рекомендации специалистов ITsheff Сергей перевел часть клиентов на свой аккаунт, за счет чего увеличилось общее число пользователей, а стоимость одного сократилась.
Сергей Алексенко: «Цена все равно была выше, чем раньше, но это уже не 7,9 тыс. Тг, а около 5−6 тыс.»
Также для подключения Power Bi, ему по запросу предоставили SQL-сервер с автоматической обновлением копий баз 1С и перевели на него все базы. Помогли с подключением коннектора 1С-Power Bi.
Возникали и проблемы напрямую не связанные с работой сервера, но которые смог решить ITsheff.
Был случай, компания работала с одним крупным провайдером, который никак не мог дать интернет с хорошей скоростью. Мы поменяли провайдера. Скорость хорошая, но подключаемся к серверам — 1С не работает. Делаем замеры — со скоростью все в порядке. Обращаемся к провайдеру — он разводит руками. Я позвонил в ITsheff, говорю вот такая-то ситуация. Хотя на самом деле это была не их проблема, но они подключили своих сисадминов, которые сделали трассировку от нашего нового провайдера до своих серверов и показали на каком шлюзе теряется скорость и в чем именно проблема. Уже с готовым решением пошел к провайдерам, они отремонтировали и у нас все заработало
Выводы
По мнению Сергея, собственнику не всегда надо торопиться с оцифровкой бизнеса. Для этого нужны деньги и время.
Если размер бизнеса не очень большой, достаточно вести учет в google-таблицах. Расходы на него небольшие и вряд ли превысят прибыль компании. А вот учет в 1С — это всегда дополнительные расходы на лицензии, хранение данных и заработную плату тех, кто будет вести учет.
Важно вовремя понять, когда оцифровка бизнеса станет не просто дополнительной статьей расходов, а поможет зарабатывать.
Самый главный враг бизнеса — это собственник, когда он принимает неправильные решения. А правильные решения можно принимать, только основываясь на цифрах.
Не все собственники готовы к изменениям. Дело не только в переносе цифр в программу. Нет, это далеко не так — меняется вся структура компании. После оцифровки товар и деньги перестают быть безликими, на любом этапе их можно отследить, увидеть кто за них в тот или иной момент отвечает.
Когда цифр нет, принять правильное решение очень сложно. Когда есть цифры — восприятие бизнеса совершенно другое. Это совершенно другие результаты и решения