Топ-11 признаков плохой ИТ-инфраструктуры

Чек-лист ошибок для владельцев бизнеса.

Практически у каждой современной компании есть своя ИТ-инфраструктура. Порой она ограничивается лишь парой рабочих компьютеров и несколькими программами из стандартного пакета Microsoft Office. А иногда это десятки разбросанных по всем континентам дата-центров, которые управляются с помощью суперинновационных инструментов мониторинга на основе технологий ИИ. Хотя в целом общемировая тенденция такова, что современные ИТ-инфраструктуры становятся более неоднородными и заметно усложняются. И если инфраструктура организована плохо, компания сталкивается с рядом проблем, среди которых неоправданные (и часто незаметные) расходы, торможение рабочих процессов и, как следствие, потеря конкурентоспособности на рынке.

Специалисты немецкого хостинг-провайдера Colobridge предлагают проверить, насколько ваша ИТ-инфраструктура соответствует вызовам современного времени. И если большинство пунктов из списка ниже все же относятся к вашей компании, стоит задуматься об усовершенствованиях.

1. Перебивание данных вручную

Вы нанимаете специального человека, который вместо нормальных рабочих обязанностей, должен выполнять роль интерфейса, то есть перебивать данные из одного приложения в другое из-за несовместимости форматов или самого ПО. Не забывайте, что ввод данных вручную ВСЕГДА сопровождается ошибками, а неправильные данные, как известно, приводят к неправильным решениями. К тому же вы должны оплачивать работу, которую несложно автоматизировать, в то время как могли бы предложить сотруднику более интересные и важные задачи.

2. Точечные решения и «накопительство» приложений

Каждый отдел компании выбирает ИТ-решение, руководствуясь лишь своими специфическими целями. При этом их коллегам приходится тратить уйму времени на поиск и обработку информации, разбросанной по разным приложениям, чтобы выполнить свою часть работы. В итоге все силы ИТ-отдела бросаются на создание какого-нибудь промежуточного варианта-прокладки, например общего удобочитаемого интерфейса, а сотрудники начинают перебивать данные вручную (возвращаемся к пункту 1). К тому же на серверах накапливается множество приложений, «съедающих» ИТ-ресурсы. Компания вынуждена тратить деньги на поддержание этой неоправданной избыточности (например, оплачивать лицензии и обслуживание), а не на развитие самого бизнеса.

3. Избыточные данные и бесконечные интерфейсы

Иногда в компаниях стараются сохранить все данные подряд, ожидая, что когда-нибудь они пригодятся для чего-то полезного. Огромное количество ненужных данных=не меньшее количество хлопот, ведь их необходимо постоянно согласовывать и синхронизировать. Рано или поздно для этого опять понадобится единая точка управления (общий интерфейс). И чем больше данных, тем больше интерфейсов нужно. Не спорим, что без них было бы гораздо хуже, но по мере накопления таких решений ваша ИТ-архитектура становится более хрупкой и сложной в обслуживании, что истощает ИТ-ресурсы.

4. Решения «на скорую руку»

В английском языке есть интересное слово kludges, означающие созданные наспех решения, которые непонятно как, но почему-то работают. Это, наверное, сравнимо с вазой, склеенной скотчем. Если вам повезет, какое-то время эта система работать будет, но в один «прекрасный» день она все равно даст сбой. В итоге вы получаете непредвиденные и длительные простои, а также усложняете выполнение каждого последующего проекта.

5. Устаревшие технологии

Например, если критическое для вашего бизнеса ПО снято с поддержки компанией-разработчиком еще 10 лет назад и запускается только под устаревшей версией ОС, для которой нет драйверов, необходимых для используемого вами оборудования, проблемы с поддержкой всего этого музея программных решений с каждым годом будут только нарастать. Например, если организация написала свое бизнес-приложение в среде разработки Visual FoxPro (последняя версия которого датируется 11.10.2007, а поддержка прекращена 13.01.2015), и оно запускается только на не менее устаревшей ОС WIndows 7, ей приходится держать в штате как минимум одного человека, который разбирается в этом ПО и поддерживает его по сей день.

Устаревшие технологии более прихотливы и дороги в обслуживании, не говоря уже о том, что часто их сложно совместить с новыми (часто очень необходимыми) системами и оборудованием. Поэтому вы тратите усилия на поиск решения, которое могло бы решить вопрос совместимости, увеличиваете операционные расходы и теряете гибкость в бизнесе.

6. Экономия на ИТ

В информационную эру можно экономить на чем угодно, только не на ИТ. Конечно, это очевидно не сразу, но по прошествии некоторого времени вы поймете, что покупка самого дешевого и минимально необходимого оборудования и ПО создаёт лишь иллюзию экономии. Вместо снижения затрат вы получаете множество скрытых рисков — низкое качество, снижение производительности, дорогостоящее и частое обслуживание.

7. «Царская» инфраструктура

Некоторые компании разворачивают настоящие king-size инфраструктуры, которые не соответствуют их потребностям, так как хотят казаться более инновационными. Они постоянно закупают новое дорогое оборудование, выбирают не самые выгодные варианты ПО с нужным функционалам (например, когда существуют хорошие бесплатные аналоги, в том числе с открытым исходным кодом). В результате они увеличивают расходы на ИТ и усложняют процесс управления ИТ-инфраструктурой.

8. Один админ на все ИТ

Иногда, полагаясь на дешевизну услуг, для обслуживания своих ИТ-ресурсов компании привлекают одного системного администратора. Конечно, корпоративные потребности могут быть разными, но для компании с четкими планами на развитие своей ИТ-инфраструктуры это далеко не самое выгодное решение. Один администратор физически не может обладать всеми необходимыми навыками для качественной поддержки и пользоваться большим количеством технических ноу-хау. Часто он также не является участником партнерских программ, позволяющим ему (а значит и вам) получить скидки на оборудование и ПО. В свою очередь крупные компании предлагают клиентам практически круглосуточную техническую поддержку и готовы быстро реагировать на проблемные ситуации. Наконец, с точки зрения обеспечения непрерывности бизнеса, не слишком-то мудро ставить всю ИТ-инфраструктуру в зависимость от одного человека.

9. Непрозрачные договоры

Дорогостоящие, непрозрачные и негибкие контракты на обслуживание ИТ способны принести компании массу проблем, о которых те даже не подозревали. Если в договоре нет ответов на все ваши потенциальные вопросы — например, что происходит, когда истекает оговоренный срок поддержки, у кого какие права и обязанности, при каких условиях провайдер может отключить доступ к серверам, как и где происходит обработка ваших данных и т.д, — вы попадаете в зону риска. Наличие неоднозначных формулировок в контракте может привести к конфликту интересов, разрешить который возможно лишь в судовом порядке. И опыт зарубежных компаний показывает, что в таких делах суд нередко принимает сторону ИТ-провайдера.

10. Отсутствие документации

Общая проблема многих компаний — отсутствие какой-либо документации, регламентирующей работу ИТ-инфраструктуры и используемых сервисов. И если в повседневной деятельности это может не доставлять хлопот, то если вы решите сменить провайдера, компанию технического обслуживания или наймете нового сотрудника, вам придется тратить время на подготовку всей необходимой информации и их обучение.

11. Недостаток обслуживания, мониторинга и обновления систем

Можно создать хорошую ИТ-инфраструктуру и даже обеспечить ее избыточность, но без постоянного ухода она не сможет гарантировать непрерывность бизнеса. Кто-то обязательно должен постоянно отслеживать логи событий и анализировать производительность всех компонентов системы. Нередки случаи, когда в избыточной и хорошо организованной ИТ-системе, которая работала «сама по себе», по какой-то причине слетали бекапы, о чем, естественно, становилось известно после какого-нибудь форс-мажора. Помимо этого, невнимательное обслуживание может привести к неправильному использованию лицензий, что грозит штрафами, судебными издержками и другим проблемам.

Как исправить ситуацию?

Плохо организованная ИТ-инфраструктура не позволяет компании меняться. Но ведь можно изменить саму инфраструктуру, и тогда никакие ИТ-проблемы не будут тормозить рост и развитие вашего бизнеса. Итак, что можно сделать уже сейчас?

1. Наймите на работу ровно то количество ИТ-сотрудников, которое нужно именно вам

Некоторые эксперты считают, что на 10 физических серверов и 500 виртуальных нужен один администратор. Другие говорят, что соотношение должно быть 30:1 в первом случае и 80:1 —во втором. Однако это всего лишь условные цифры, которые на практике часто оказываются совершенно бесполезными. Число сотрудников, обслуживающих вашу ИТ-инфраструктуру, лучше рассчитывать, исходя из таких показателей, как общее количество серверов и сотрудников компании, объем генерируемых потоков данных и потенциальный рост ИТ-ресурсов.

2. Приготовьтесь к масштабированию

Продумывайте свои ИТ-планы на пару лет вперед и оценивайте, как можно масштабировать вашу инфраструктуру при необходимости изменений. Это не означает, что, например, при выборе систем хранения данных, вам заранее нужно оплачивать вместительность хранилищ, которые вы не используете. Здесь важно предусмотреть само наличие такой возможности, чтобы потом быстро адаптироваться к новым условиям.

3. Документируйте все процессы, связанные с ИТ

Хорошая документация является основой эффективной работы ИТ-инфраструктуры и может сэкономить время при решении критически важных проблем. Это также поможет быстро ввести в курс дела новых сотрудников и партнеров, сэкономить деньги и время на их обучении.

4. Проводите тестирование

Перед тем, как заключить долгосрочный контракт с провайдерами, не бойтесь заказать тестовую услугу. На этом этапе вы поймете, как работает служба поддержки и получите более полное представление о работе выбранного решения. Это поможет вам сократить разрыв между вашими ожиданиями и реальностью и определить зоны ответственности в отношениях «клиент-провайдер».

5. Обучайте сотрудников

Сотрудники, сами того не желая, могут стать причиной многих проблем, из-за их неправильного представления о работе ИТ-инфраструктуры. Например, по статистике, больше всего утечек информации происходит именно по вине инсайдеров. Не жалейте времени на ИТ-обучение вашего персонала, расскажите им, как устроен ИТ-отдел, какую роль играет политика кибербезопасности, информируйте их об обновлениях в используемых продуктах. Чтобы обучение было эффективным, проводите его в легкой интерактивной форме, без использования профессионального жаргона и, что немаловажно, — регулярно.

***

Выполнение этих несложных, но действенных рекомендаций поможет ускорить внедрение инноваций в вашем бизнесе и, возможно, послужит основой для формирования новой и эффективной ИТ-стратегии. А еще точно избавит от повседневных проблем, мешающих использовать свою ИТ-инфраструктуру на полную катушку и достигать намеченных целей в бизнесе.