Как самому создать систему бизнес-аналитики

#business #analytics #services #manual

Строили мы как-то одному заказчику центральный офис для оконной компании. И у нас получилась отличная аналитика по всем отделам. Интегрировали в Microsoft Power BI: битрикс, их crm собственную, гугл-таблицы, 1С, скорозвон и т.д. и т.п. Получилось очень удобно и для нас, и для собственника. Рассказываем, как повторить такое для себя.

Приветствую! В эфире Дмитрий Мерше. Я занимаюсь [магией цифр] построением систем бизнес-аналитики под ключ. Сегодня мы с вами разберем, что это за зверь, зачем и кому оно надо, и как сиё действо воплотить вне матрицы. Кто уже на пути создания - вам сюда.

Эта статья не для BI-разработчиков, не для UX дизайнеров, и не для бизнес-аналитиков. Здесь вы не найдете никаких технических рекомендаций. Это описание для пользователей системы - предпринимателей. Остальным путь на хабр :)

Материал большой. Примерно на 16 минут прочтения. Налейте [успокоительного] чаю, переведите смартфоны в режим удовольствия и…

Бизнес-аналитика - [неведома зверушка] онлайн система отчетов и дашбордов обо всем в компании при помощи BI-служб визуализации данных. Все просто, да.

Простым языком - это приборная доска для компании. В одном месте собираются все данные по продажам, финансам, маркетингу, складу, производству, центральному офису и т.п. Потом происходит [нудная техническая часть] разработка. На выходе у нас красивые, удобно функциональные отчеты, графики, диаграммы.

Если бизнес - это автомобиль тесла, то аналитика - планшет на приборной панели. Он сам не управляет машиной, но как без него обойтись решительно непонятно.

Это красиво, удобно и таким грех не понтануться. А еще:

К сожалению, до сих пор не существует универсальной CRM, которая бы включила в себя весь бизнес. Такие вещи делают под ключ за несколько сотен тысяч долларов.

Лично я вообще думаю, что это невозможно. Не существует лучшего ноутбука. Для игр надо брать что-то с подсветкой, для поездок планшет трансформер, а на съемки яблочко. Также и тут нельзя собрать все в одно. Получится [битрикс] несуразное чудище. Нужно использовать инструменты, которые профессионально заточены под конкретный отдел.

И чтобы не бегать, как дурачок по всей компании с линейками, транспортирами и тахикардией - все это интегрируется в одну систему аналитики. Все под рукой сию секунду, автоматически и наглядно. Со смартфона, планшета или компа. Реально можно будет лежать на пляже и все видеть.

Когда твоя прибыль видна через секунду после заключения сделки - хочется [уединиться в душе] хлопать в ладоши. Сразу отсекаются лишние расходы, испаряются неэффективные сотрудники, а деньги [не тратятся направо и налево] вкладываются только в самые выгодные товары/отделы/направления.

Есть такая странная метафизическая закономерность. Если смотреть за складом - оттуда ничего не пропадает. Если наблюдать за результатами сотрудников - они [впадают в паранойю] быстрее работают. А если каждый день следить за прибылью - о чудо! - она растет.

Бизнес – это:

1. Процессы. С какой конверсией менеджеры продают, какой процент подписчиков кликает на рекламу и сколько посылок доезжает до клиента в некондиции

2. Ресурсы. Деньги, сырье, электричество, упаковка, люди и т.д.

3. Время. Как быстро клиенту отвечают на заявку, количество закупленного рабочего времени и сколько времени сырье в реакторе превращается в крем.

4. Прибыль. Доход на единицу продукции, на единицу менеджеров и сколько надо вернуть в основные средства

5. Активы. Все то, что компания приобретает, но напрямую от этого прибыль не получает. Подписчики в инсте, обучение сотрудников и отзывы на картах.

В любой лаборатории измерительных приборов примерно столько же, сколько и оборудования для экспериментов. А чем бизнес хуже?

Когда все данные на одном экране - видно даже то, что старательно прячут. Настоящие проблемы, истинные точки роста, реальные результаты работы. Сию секунду видно где проблема, кто ее создал и [за это вкрячиться] может решить.

При этом можно действовать СЕЙЧАС.. Не через месяц, когда все все забудут, а настраивать процесс не отходя от кассы. Как говорится куй [вам, а не дармоедство] железо пока горячо. Иногда вовремя принятое решение работает лучше, чем правильное, но опоздавшее.

Нахлебник - он не просто напрасно получает деньги. Как бы не так. Он генерирует отрицательный результат. Показывает плохой пример, отвлекает других сотрудников, нарушает бизнес-процессы. Как вражеский диверсант - делает все, что угодно, ради уничтожения вашей компании. Хватит это терпеть!

Нужны отчеты, которые видят все. И эти “все” знают, что их видите и вы. Больше не прокатит спрятаться за спину друга, потеряться на фоне отдела, или даже просто порешать по-братски. Работать все-таки придется

Нахлебникам становится скучно. Когда наказание неотвратимо - пропадает интрига. Ты по любому получишь [100 ударов плетью] выговор, косые взгляды коллег и будешь думать о смене места делания вида, что работаешь.

При этом есть "горячие" сотрудники. Не в смысле, сексуальные. А те, кто хотят развиваться. Карьерный рост, зарплата, руководство отделом. А если они еще и сексуальные…

Они должны быть вознаграждены, им надо чувствовать влияние на компанию. Каждый такой получает личный спидометр. А если еще и связать все ключевые метрики, мотивации и регламенты воедино… Тогда голова начинает [болеть] работать у всей команды, а не у вас.

Бизнес стоит ровно столько, сколько за него готовы заплатить. Точная стоимость компании и финансовая прозрачность - волшебный единорог. И инвестора просто найти, и кредит взять, и просто хвастаться перед друзьями.

Даже управление компанией немного меняется, когда прогноз капитализации падает. Думаешь не здесь и сейчас, а [О-БОГИ-ЧТО-ПРОИСХОДИТ] о долгосрочных клиентах.

Свое дело превращается в компьютерную игру. Отклик просто моментальный. Только принял какое-нибудь сюжетно важное решение и сразу показывается, как это повлияло на расклад сил. 2057 год, здравствуйте.

Аналитика не требуется только в одном случае - когда у вас нет компании. Во всех остальных - извините, но хозяйство требует администрации. Правда, если у вас микрокоманда до 10 человек, выручка до 50 тысяч долларов и амбиции не велят лишний раз шевелиться - гугл-таблички закроют все потребности

• Крупным производственным компаниям. Для контроля закупок, склада, позиционной окупаемости, конвейера и др.
• Франшизам. Аналитика дает максимум прозрачности для всех франчайзи. Да и продавать франшизу легче с такой красивой картинкой.
• Удаленным торговым сетям. Управлять филиалами трудно. Но если всех хотя бы причесать под одну шкалу измерения.
• Компаниям со штатом более 100 человек [и эльфов]. Невозможно уследить за всем своими силами. Рано или поздно штат вырастает и компания выходит из под контроля. Нужно вовремя наладить коммуникацию и параметры эффективности
• Агентством с большим количеством заказчиков. Нужно отслеживать загруженность специалистов, окупаемость проектов, сроки выполнения задач, финансы, зарплаты и многое другое.
  

Детально все продумываем. Иначе можно потратить [жизнь] много времени и получить [геморрой] абсолютно бесполезные графики, которые ничего вам не расскажут. Даже под пытками.

В первую очередь необходимо выяснить бизнес-цель компании. И нет, это не деньги, не продажи и не [жадная улыбка собственника] выручка. Если вы продаете спутниковые тарелки - то ваша бизнес-цель - обеспечение досуга людей посредством стабильного доступа к телевидению. А сколько уже вы на этом зарабатываете, сколько надо сотрудников и какого диаметра тарелка - это, как говорится, ваши проблемы.

Почему так? Потому что клиент приходит к вам не за тарелкой, не чтобы оставить денег и не чтобы у собственника рос счет в банке. Ему нужно определенное изменение в жизни. Следовательно, количество проданного оборудования - это только промежуточная метрика. Еще монтаж, обратная связь и (возможно!) обеспечение досуга во всех комнатах. [Если вы понимаете о чем я...] А это связывание в единую сеть компьютера, телека, музыки, умного дома и т.п.

Ни одна компания не появилась на свет с сформированной целью. Бизнес - для денег. Часто у новых заказчиков мы видим результат работы доморощенных фрилансеров. Красиво, весело, но абсолютно бесполезно. Потому что просто бездумно набросанные куча цифр - это [говно] бесцельно набросанная куча цифр, а не дашборд.

Далее, по-хорошему, описать все бизнес-процессы хотя бы по стандарту BPMN 2.0 (это не мат). На худой конец воспользуйтесь просто майнд-картами. По сути это полное описание всех действий, которые в компании происходят. Ну или должны происходить.. Поступает заявка на сайт - через интеграцию падает в CRM - сервис рассылок посылает приветственное сообщение - менеджер [долбится в глаза] в течение 10 минут связывается с клиентом - клиент соглашается купить -менеджер отправляет коммерческое предложение, если не соглашается, то… Нудная работа, в общем, делать это описание. Но важная.

Если автоматизировать бардак, то получится… автоматизированный бардак, как ни странно. Ниоткуда не возьмись ниоткуда не взялось. Лучше расписать все, чтобы увидеть [бездельников] пробелы, сопоставить все происходящее с [зарплатами] бизнес-целью и докрутить [систему пыток] должностные инструкции. Скорее всего на этом этапе вы будете внедрять дополнительные системы учета, менять мотивации, переписывать регламенты и т.п.

Выбрали цель, отрисовали бизнес-процессы, выпили валерьянки. Приступаем к сбору требований.

Необходимы интервью с непосредственными исполнителями - с руководителями отделов и сотрудниками. Лучше всего, если это будет делать сторонний человек, чтобы не было зашоренности внутренней кухней. Вообще, все описанные выше процессы - работа бизнес-аналитика.

Формируем понимание по показателям: какие влияют на сотрудников, на какие цифры влияют они сами. В каком порядке и когда они их узнают. А главное - что потом с этим делают. Набрасываются описания отчетов и дашборда для конкретного специалиста. Главное - [не убить их всех] беспристрастность.

Далее делаем сводные дашборды по отделам. И только после этого укрупняем до операционного и стратегического дашборда по всей компании. То есть начинаем строить систему снизу. Чтобы на выходе получить реальные цифры, рабочие отчеты с разными уровнями доступа для команды.

Есть 4 способа [сохранить рассудок после этого] представить показатели: на текущий момент, в динамике, прогнозная модель и сравнение с другими данными / отделами / менеджерами. По хорошему, все это должно быть отражено в аналитике. Вряд ли на одном дашборде, но точно необходимы все.

То есть: сколько продаж сейчас, сколько было продаж за период в графике, прогноз продаж на будущее тоже в графике и отдельно сравнение по менеджерам. И такая структура для всех важных показателей

Этот этап часто [посылают лесом] пропускают. Типа функциональность мы уже получили, а как это выглядит - неважно. А вот нетушки. На эти данные вы будете смотреть изо дня в день, сравнивать их и [показывать друзьям] принимать решения. Это должно быть как минимум удобно.

Следующим этапом вам понадобится UX дизайнер. У нас бывали такие случаи, когда просто переставив все местами, получилась совершенно другая картина по отделу. Все данные должны быть визуализированы по всем канонам [голливуда] эргономичного дизайна

Перед вами сложная задача — «прочитать» большой объем информации за 5 секунд. Поэтому на дашборде не должно быть лишних цифр, которые можно убрать. Удаляйте таблицы. Все, что не определяется с первого взгляда - в помойку.

Первая информация, которую мозг получает от глаз - форма объекта. Следует избегать одинаковых графиков и диаграмм на одной странице. Также между блоками должно быть пространство. Все блоки надо разделить на функциональные группы. Маркетинг в одной кучке, финансы в своем углу, а продажи [могли быть и повыше] по центру дашборда.

После формы объекта мозг обращает внимание на цвет. Они имеют даже большее значение, чем цифры. Палитра должна быть визуальной подсказкой. Чтобы не запутать пользователя, не берите много цветов. Идеальное количество — 1. Черный, белый, градации серого и один фирменный акцентный цвет

Опытный дизайнер уже имеет за плечами несколько успешных проектов, у него в голове [опилки] уже есть сложившиеся примеры. Но даже ему понадобится минимум день на один отчет. А на главные дашборды иногда уходит до трех дней.

Не пренебрегайте этим этапом. В конце концов, как вы потом будете хвастаться непонятными табличками перед коллегами? :)

Настала пора обратиться к BI разработчику. У него на руках бизнес процессы, макеты всех страниц, dashboard canvas (это не мат, клянусь!). Также есть две светлые головы аналитика и дизайнера. Тогда дело пойдет быстрее. Свой первый проект мы делали примерно год. Спустя шесть зим на разработку уходит 2-3 месяца в среднем.

Задача BI разработчика - интегрировать все данные из разных отделов в Power BI, подключить коннекторы, при необходимости, и воплотить в жизнь задуманное. Здесь часто проект допиливается напильником, вычисляются косяки, вносятся правки и т.п.

Зачастую компании пропускают всё предыдущее и сразу приступают к разработке. Велик риск [продолбать] упустить некоторые ключевые метрики и неправильно собрать всю иерархию. В итоге будет отчетность, которая получится, а не которая нужна.

И самое интересное. По началу ни вы, ни сотрудники, ни сам бизнес не почувствуют никаких изменений. Потому что аналитика - всего лишь инструмент. [Важен не размер] Все зависит от того, как им пользоваться.

Нужно устроить обучение каждому отделу. С руководителями разобрать их дашборды. Научить сравнивать сотрудников [с крестьянами] между собой, строить [воздушные замки] прогнозы, следить [чтобы не подсидели] за изменениями и т.п.

Любое изменение уже через пару дней будет влиять на прогноз прибыли. И скорость [увольнения нахлебников] внедрения систематизации вспорхнет к аэробусам в полете. Подробнее о том. как мотивировать команду на победу - читайте в этой статье.

Цена зависит от дислокации компании. Считать будем на примере столицы.

• Бизнес-аналитика лучше всего нанять в штат. У него есть еще много разных [анекдотов] интересных функций. Да и бизнес на месте не стоит. Все процессы нуждаются в шлифовке. Стоимость такого специалиста в районе $2k. в месяц. На аналитику у него уйдет пару месяцев. То есть $4k .
• Дизайнера берем проектно максимум на 2 месяца. Примерно $3k за проект
• Самое сложное - толковый BI разработчик. Их на рынке нынче мало. Самый дешевый сейчас судя по резюме на хэдхантере $2k. Возьмем в среднем $2,5k. Он понадобится примерно на полгода. Примерно $15k.

Сумма заработный платы на разработку аналитики около $22k. Скорее всего еще будут ошибки, сервер, платы за ПО. Итог - $25-27k. Этот расчет действителен на сентябрь 2022 года для средней компании примерно из 4-х ключевых отделов (продажи, финансы, колл-центр, склад).

[Вот так легко и просто делается бизнес-аналитика. Всего лишь полгода лишений, мата и безысходности. И готово.] Есть много подводных камней на пути, вроде недостатка квалифицированных кадров, высоких заработных плат, долгих сроков и др. Но [антидепрессанты] железная воля вам в помощь.

Через три-четыре месяца статистика превратится в бьющееся сердце компании. Без нее просто невозможно жить. Это удобно, черт возьми! Красиво, быстро и информативно.

Кстати, забыл упомянуть, что можно настроить уведомления в телеграм по разным сценариям. Например, где-то критично упала [самооценка] маржа, закрыли [сотрудника в каталажку] план или клиент [не облизан] долго ждет ответа. Да, если бы аналитика и кофе автоматически подавала - то секретари бы напряглись.

Часто наши заказчики делают уж совсем неприличную вещь - покупают себе специально планшет, открывают на нем наши дашборды и едут под пальмы. Это не совсем “та самая” глянцевая картинка, но почти-почти вплотную.

P.S. Оставайтесь на этой частоте, подписывайтесь на нас и поменьше вам углеводов. И да прибудет с вами аналитика!