Кейсы роботизации RPA: как мы используем технологию, которую продаём

Всем привет! Я Александра Скворцова, руководитель отдела маркетинга международного ИТ-интегратора "Первый Бит", офис Спортивная. В этом материале расскажу о том, как маркетинг начал использовать RPA, и почему отдел программной роботизации должен быть в каждой современной компании.

Последние 4 года я работаю в подразделении, оказывающем услуги крупному корпоративному сегменту. Еще в период расцвета эпохи цифровизации мы стали применять технологию RPA, тогда только набирающую обороты в России, но уже популярную в бэк-офисах на Западе. И, конечно же, мы, как маркетологи, должны были лидогенерить – т.е. рассказывать о продукте так, чтобы его купили. А для этого самим не просто протестировать решение, но и понимать его объективные преимущества. Специфика моей работы заключается в необходимости погружаться в продукт, детально изучать функционал и особенности внедрения. Сотрудникам своего отдела я настоятельно рекомендую проходить базовое обучение по работе с той или иной технологией, послушать разговоры с клиентами, посмотреть записи с пресейлов. Направление RPA не стало исключением – мы прошли небольшой курс по обучению в PIX Академии. На всякий случай напомню, что такое RPA:

Принято считать, что RPA помогает, в первую очередь в бэк-офисе – бухгалтерии, финансах и документообороте. Именно там больше всего алгоритмизированных задач, требующих концентрации и внимания (не пропустить цифры в первичке, вставить их в правильное поле и тд). Но это не совсем так.

Например, после знакомства и более тесного взаимодействия с программными роботами, отделу маркетинга также стал необходим такой сотрудник для выполнения рутинных задач, которых для него накопилось немало.

Давайте подробней разберём, чем занимается типичный маркетолог, работающий не в маркетинговом агентстве, а «на стороне клиента».

В общем, важность RPA в отделе маркетинга уже было трудно переоценить. И вот, как технология показала себя на практике.

SEO – важнейшая и самая трудная часть работы, продвигающая сайты в топах Yandex и Google. Условно можно поделить SEO на техническое и текстовое. Если с текстами всё ясно – их должно быть много, они должны иметь нужную плотность (частота ключевых слов, правильная вёрстка и тд.), то с технической частью всё сложней. Одно из требований поисковиков для «хороших сайтов» – верно прописанные метатеги title и description.

Еще четыре года назад, в один из первых дней работы в компании, я зашла в Яндекс.Вебмастер и увидела написанное красным предупреждение о том, что 800 страниц нашего сайта не содержат метатеги title и description.

CMS-система (WordPress) по умолчанию не проставляла их из текста страницы. Логически существовало несколько решений этого вопроса: растянуть удовольствие, проставляя по несколько тегов в день в свободное от более важных дел время или дать задачу низкоквалифицированному сотруднику/стажёру, который может позволить себе выполнять такую скучную задачу – описывать в нескольких предложениях про что страницы. «Работа для робота…», – подумала я. То есть, именно RPA справится с этим быстро и качественно.

Итак, большая часть страниц без метатегов – это страницы новостей. Все новости были написаны по одному шаблону: заголовок, краткий анонс и основной текст.

В общем, это был самый простой описанный мной алгоритм для RPA:

В одном из наших зарубежных офисов была проблема с интеграцией телефонии с CRM (проект интеграции был бы слишком необоснованно дорог). Заносить запись в CRM в процессе разговора было неудобно. К решению задачи подключили робота. Менеджеры по продажам в специально созданном чате сохраняли резюме разговора, написанное по одному шаблону: ФИО, телефон, email, название компании, направление или продукт, необходимый клиенту. В конце дня робот открывал Telegram, забирал данные из него и вставлял в CRM.

Другой кейс по занесению лидов был связан с интеграцией CRM с онлайн консультантом JivoSite: стоимость и сложность были необоснованно высокими. Кроме того, часто клиенты оставляли свои контактные данные не в форме, предназначенной для этого, а просто в тексте сообщений. В то время как один из критериев занесения лида в CRM – наличие заполненных контактных данных именно в форме.

Мы смогли настроить робота так, что помимо стандартных заявок с заполненной формой контактных данных, бот выискивал в тексте сообщений от клиента адрес почты (по наличию символа @) и номер телефона (более пяти цифровых символов подряд) и также заносил их в CRM.

Одна из частых задач маркетолога – выкладывать новости и прочие тексты на сайт. Если вы когда-нибудь создавали контент, то понимаете, что это долго и муторно, да и получается далеко не у всех. И всё же раньше мы действовали по такой схеме: с внешним копирайтером в начале месяца согласовывали около 15 тем новостей и ТЗ на них. Далее фрилансер готовил контент и присылал несколько раз в неделю на почту тексты, которые сотрудник отдела маркетинга публиковал на сайт. Для оптимизации процесса привлекли RPA. Процедуру было решено стандартизировать: сделать специальный почтовый ящик; писать письма по одному шаблону; верстать текст по шаблону (например, стиль «Заголовок 1» в вёрстке был равен тегу <h1>).

Поставленные перед роботами задачи были довольно быстро реализованы внутренней командой разработки RPA. Самая длительная из них потребовала 6 часов работы. Говоря о финансовых выгодах, можно умножить количество часов на среднюю ставку и получить стоимость решения с районе 15 000 – 18 000 рублей.

Конечно, стоит сюда включить стоимость владения продуктом. Но, в случае нашей компании, в распоряжении есть много роботов и других процессов, которые RPA выполняет в свободное время.

Таких отделов, как мой, с грудой рутинных задач – огромное количество. Если каждый человек, выполняющий алгоритмизированные задачи, нарисует их в Visio и отдаст в отдел RPA, он освободит время для более интересного в своей работе. Появятся ресурсы для стратегических задач, требующих умственных затрат.В

Если у вас есть вопросы по теме статьи или комментарии, буду рада ответить!