Комфорт, общение и тайм менеджмент: как система Simple Office объединила всё в одном приложении
Вместо набора в виде телефона, ноутбука, нескольких планеров и множества стикеров на столе – одно удобное устройство с приложением. Там организуются встречи, распределяются обязанности, а коллеги оперативно получают уведомления. Рассказываем об особенностях системы бронирования рабочих мест и переговорных комнат и как она оптимизирует работу команды.
С командой – всегда на связи
Simple Office разрабатывался, чтобы облегчить общение сотрудников в большой компании и их повседневную жизнь. Это показалось особенно важным в ситуации, когда часть специалистов предпочитает работать из дома и появляется в офисе лишь иногда, а бизнес-пространства в больших городах всё чаще трансформируются в коворкинги, где размещаются несколько небольших команд. В Simple Office легко приглашать коллег «онлайн» на встречи, смотреть расписание и статус друг друга и, например, загружать данные целой рабочей группы из Excel таблицы. Экосистема настроена на коммуникацию и общение, так что, пользуясь ей, каждый сам выбирает, с кем и когда работать. Например, бронировать ли место рядом с товарищами или сосредоточиться на задаче, какое-то время побыв в одиночестве. Simple Office похожа на современную социальную сеть: сотрудники «подписываются» друг на друга и всегда остаются на связи.
Бронирование – в один клик
Новые корпорации-пользователи приложения самостоятельно настраивают своё рабочее пространство и «расставляют» рабочие места и зоны отдыха на интерактивной карте реального офиса, которая отображается в приложении. После того, как этот этап пройден, все сотрудники могут бронировать любое пространство на нужную дату и время, просто зарезервировав время и место по клику. Данные постоянно обновляются, и график занятости всегда актуален. Доступные места также подсвечиваются на карте.
Прозрачность процессов не только в приложении
Система Simple Office помогает обмениваться информацией не только в сети, но и в реальности. У переговорных комнат легко закрепить планшеты, которые будут отображать данные конкретного помещения. Это удобно, ведь, проходя мимо и взглянув на экран, можно сразу понять, когда закончится текущее совещание, оценить, насколько оно важное, и что сегодня на повестке дня. Тема и имена участников при желании выводятся на экран такого планшета организатором встречи. К 2022 году больше 85% совещаний в головной компании Simple Office – ЛИИС – проходят именно с использованием приложения. Сейчас планшеты с предустановленным ПО закреплены у каждого бронируемого помещения на всех этажах.
Всегда и с любого устройства
Приложение не было выпущено на рынок, пока мы не провели тесты с реальными пользователями. На UX-тестирование и обсуждение проектов в фокус-группах ушли десятки часов, и в результате оформление стало лаконичным и приятным для глаз. А управление – интуитивно понятным. Тестирования мы проводим и сейчас, чтобы постоянно совершенствовать приложение. Simple Office синхронизируется со всех устройств и работает в десктопной версии, на Android, iOS, Huawei. Есть дневная и ночная темы.
Быстрая аналитика
Simple Office поможет менеджерам в реальном времени анализировать, какие помещения в офисе пользуются наибольшим спросом, где любят работать и отдыхать сотрудники и как часто каждый из них приходит в open space. Не вторгаясь в личное пространство, управленцы могут аккуратно регулировать рабочие процессы. Например, увидев на тепловой карте, что днём большая команда ютится в маленьком помещении, легко предложить коллегам альтернативный зал или систему работы. Именно так поступил один из клиентов Simple Office, когда понял, что при переезде в новый офис расширение невозможно, а в текущем формате места не так много, чтобы всем было комфортно. Теперь сотрудники выходят в офис только по необходимости и не мешают друг другу. При этом команды всегда на связи, и работа не останавливается: приглашения подойти пораньше и напоминания о важных офлайн-встречах приходят участникам в виде уведомлений. Статистика для принятия важных решений о том, как сделать жизнь каждого в офисе как можно легче, выгружается в виде графиков через приложение за любой указанный период.
За 1.5 года с того момента, как Simple Office стал привычным рабочим инструментом для нашей команды, эффективность сотрудников выросла, а рабочие процессы ускорились, потому что больше не нужно тратить время на вопросы организации работы в офисе.
Simple Office подарил еще один бонус: уровень привлекательности компании для соискателей повысился. По данным нашего HR отдела, количество откликов на вакансии увеличилось на 27%.
Вы можете бесплатно протестировать наше приложение, просто напишите нам.