Как правильно выбрать платформу для управления проектами

В условиях стремительно трансформирующегося бизнес-рынка, сфера project management набирает все больше популярности. Неудивительно, ведь новое слово «проджект» постоянно мелькает на онлайн-сайтах вакансий с той же частотой, что и вакансии для разработчиков, тестировщиков и аналитиков. Это прекрасно объясняет высокие продажи связанных курсов, предлагаемых крупными образовательными платформами. В чем причина такой бешеной популярности, и где в конце концов заниматься этим вашим «управлением проектами»? Давайте разберемся!

Управление проектами — это процесс ведения ряда задач от начала до конца, основной целью которого является успешная реализация всех поставленных целей в соответствии с требуемыми сроками, бюджетом и прочими ресурсами. Другими словами, это направление включает в себя грамотную стратегию организации и оптимизации рабочих процессов.

Конечно, успешно завершить проект, то есть справиться со всеми намеченными задачами в срок, не выходя за рамки финансирования, не так-то просто. Планирование, распределение обязанностей, их дальнейший мониторинг, разрешение спорных моментов и кризисных ситуаций - это лишь малая часть того, с чем ежедневно сталкиваются менеджеры проектов. Как удержать этот поток информации в голове и не запутаться? Конечно же, используя современные цифровые ресурсы!

Система управления проектами представляет собой совокупность программных модулей, обширный инструментарий которых позволяет компании повысить эффективность выполнения тех или иных проектов.

Две основные цели платформы управления проектами:

1) повышение производительности команды и тем самым выполнение большего количества проектов при меньших производственных затратах;

2) улучшение процессов планирования и управления, сбалансировав все доступные показатели.

Исходя из вышеописанных целей можно выделить ключевые задачи таких систем:

1. Оптимизация рабочего процесса и предоставление всем членам команды универсальных и эффективных инструментов на единой платформе.

2. Сокращение сроков выполнения задач с помощью автоматизации некоторых процессов.

3. Высокая степень прозрачности рабочего процесса для наглядной демонстрации всех деталей проекта.

4. Помощь руководителю в выстраивании правильной коммуникации со своими сотрудниками и клиентами.

Думаете, что пользоваться такой платформой способны только избранные? Ничего подобного! Чтобы убедить вас в обратном, давайте посмотрим, как работает такая система на примере одного из самых популярных инструментов управления проектами — Redmine.

В первую очередь, вам нужно создать проект и настроить его в соответствии с требованиями вашей конкретной ситуации. Подробное описание полей можно найти в разделе Wiki на официальном сайте Redmine. Кроме того, пользователи с правами администратора могут назначать определенные роли и приглашать авторизованных пользователей. В зависимости от выбранной вами роли определяются возможности отдельных пользователей. Создав задачу, вы можете приступить к ее делегированию, установив сроки выполнения и распределив рабочую нагрузку. Кроме того, программа позволяет контролировать весь процесс в режиме реального времени и своевременно вносить необходимые изменения.

Конечно, работая в команде, нельзя забывать о человеческом факторе. Например, один из ее пользователей может задержать выполнение поставленной задачи или вовсе забыть о ее существовании, несмотря на все автоматические напоминания программы. Для таких ситуаций как раз-таки и нужны уже упомянутые нами «проджекты». Менеджеры проекта не только добавляют задачи, но и поддерживают постоянную связь с членами ее команды, следят за качеством работы, а также занимаются эффективным управлением и организацией всего процесса в целом. И главным их помощником при этом становится программная система управления проектами!

На сегодняшний день рынок инструментов управления проектами поистине впечатляет своим разнообразием. По этой причине многие компании задаются резонным вопросом: а какая программа подойдет именно нам? Советуем обратить внимание на следующие параметры, чтобы сделать правильный выбор:

1. Функционал системы

Первое, на что стоит обратить внимание, это непосредственный инструментарий приложения, ведь именно по техническим характеристикам мы и выбираем продукт. По мере роста команд и масштабирования проектов растут и требования к системе: чем универсальнее система, тем эффективнее организация рабочего процесса. Прежде чем внедрять ту или иную программу, оцените ее инструментарий и заранее подумайте, какие модули будут вам полезны.

2. Интерфейс

Как гласит русская пословица, встречают по одежке, а провожают по уму! И если мы уже упомянули о функциональных возможностях, пора поговорить о не менее важной визуальной составляющей. Интерфейс должен быть не только эстетически приятным, но и доступным для пользователей. Его задача не только обеспечить автоматизацию некоторых рутинных процессов, но и полностью адаптировать его под пожелания заказчика, поэтому при выборе программного обеспечения также следует проверять возможности его кастомизации.

3. Безопасность

В любом бизнесе безопасность превыше всего. Советуем внимательно изучить заявления о конфиденциальности данных, чтобы узнать, как часто разработчики предоставляют клиентам обновления программного обеспечения и фигурирует ли среди новых характеристик усиленная защита личной информации.

4. Техническая поддержка

Теперь предположим, что вы являетесь клиентом определенного приложения. И тут появляются вопросы: какие есть службы поддержки у провайдера, как быстро решаются проблемы, насколько эффективна политика компании и действительно ли она учитывает пожелания клиентов? Все это желательно изучить заранее, чтобы не тратить деньги, нервы и время на ненадежные сервисы. К слову, о техническом обслуживании, Redmine — это система с открытым исходным кодом, что гарантирует оперативное выявление и разрешение возможных ошибок.

5. Стоимость

И, конечно же, нельзя забывать о финансовой стороне этого вопроса. Здесь нужно тщательно оценить, какие функции вам нужны, а за какие вы просто переплачиваете. Своеобразное соответствие цены и качества, то есть целесообразно ли вам покупать программу с широким, но абсолютно неактуальным именно для вашей команды функционалом или можно обойтись чем-то попроще?

Помните, что выбор того или иного инструмента для управления проектами всегда остается за пользователем!