Легкий учет рабочего времени в 2023

С Новым годом! Как люди будут учитывать рабочее время в 2023 году? Кто-то, наверное, так же как и в 2022, но кто-то, возможно, и по-новому. Прежде чем предложить вам новый вариант, очень коротко пройдемся по традиционным решениям и причинам, по которым их используют.

Зачем считать, сколько времени тратится на выполняемые задачи? Мотивы могут быть разными, например:

• Более качественное планирование. Когда мы видим, что задачи начинают занимать слишком много времени, это может быть сигналом к тому, чтобы повнимательнее посмотреть, что там происходит и, возможно, скорректировать планы. Помимо этого, зная сколько занимали задачи в прошлом, мы можем лучше планировать подобные задачи в будущем;
• Почасовая оплата, которая довольно часто встречается в заказной разработке;
• Классификация затрат на проект. Например, время потраченное на поддержку ПО и исправление багов может быть отнесено к Операционным Затратам (OpEx), а время на разработку новых фич и проектов - к Капитальным Затратам (CapEx). Такая информация может требоваться менеджменту для инвестиционного планирования и бухгалтерского учета.

Софт для учета рабочего времени обычно опирается на одну из следующих техник или их комбинацию:

• Ручной ввод - люди самостоятельно указывают затраченное время для каждой задачи или же вручную включают и останавливают таймер;
• Автоматический трекинг - на устройства сотрудников устанавливается специальный софт, который отслеживает их действия и делает записи автоматически.

Как водится, у каждого варианта есть свои "за" и "против". Ручной ввод создает дополнительные заботы. Люди могут забывать внести данные или же вносить их с опозданием или неточно. Автоматизированные трекеры, в свою очередь, могут (совершенно справедливо) рассматриваться как вторжение в приватность. Помимо этого, они ограничены и не учитывают ряд ситуаций. Размышление над решением задачи или обсуждение ее с коллегами может не включать никаких действий на компьютере и соответственно не будет отслежено автоматически.

Многие команды программистов не ведут учет рабочего времени вовсе, потому что связанные с ним затраты перевешивают для них потенциальные преимущества. Программисты не будут в восторге от обязанности записывать рабочие часы вручную, а идея поставить на свой компьютер какое-то "шпионское следящее ПО" вызовет резкое отторжение у большинства.

Но что если бы существовал способ измерять затраченное время автоматически и при этом с полным уважением к приватности? Если бы это не требовало почти никаких усилий, разве не было бы полезно знать, сколько времени занимают наши задачи?

Почти все современные команды программистов используют какую-то систему учета задач, вроде Jira, Trello и подобных. В таких системах есть понятие "статуса" задачи и есть статусы показывающие что задача сейчас в работе. Если проанализировать историю изменения задачи и сложить все отрезки времени, когда она была "в работе", мы получим общее время работы над ней.

Разумеется, есть всякие "но". Во-первых, информация в системе учета задач частенько не соответствует реальности. Иногда люди забывают обновить статус у задачи или же просто не ходят заводить задачу, если это что-то небольшое. Также нередки случаи, когда у человека сразу несколько задач отмечены "в работе", и тогда непонятно, над чем же из этого он на самом деле работает.

Во-вторых, такой метод будет слишком неточен без информации о рабочем графике. Представьте, что если человек передвинул задачу в колонку "в работе", а на следующий день ушел в отпуск или заболел. Задача может провисеть "в работе" много дней, прежде чем реальная работа над ней наконец возобновится. Даже в обычные дни не так-то просто понять, когда люди начинают и заканчивать работать. Удаленная работа сегодня является нормой, команды, которые распределены по нескольким часовым поясам, вовсе не редкость. Многие работают по гибкому графику.

Несмотря на сложности описанные выше, идея использовать систему учета задач для учета рабочего времени кажется привлекательной. Порядок в ней полезен сам по себе, так как помогает быть в курсе, кто чем занят и снижает потребность в статус-митингах. Если задачи поддерживаются в актуальном состоянии, учет рабочего времени можно "получить в подарок" – без каких-либо дополнительных усилий.

К моменту, когда мы начали работать над фичей "Effortless Time Tracking" в Teamplify, у нас уже были необходимые ингредиенты:

• Интеграции с наиболее популярными таск-треккерами - Jira, Trello, YouTrack, Linear и задачи в GitLab;
• Бот для проведения виртуальных стендапов в командном чате, который, помимо прочего, помогает поддерживать порядок в таск-треккере, отслеживая задачи находящиеся в работе и напоминая обновить статус при необходимости;
• Встроенная система учета отпусков, больничных и праздников (также интегрированная с командным чатом).

Мы соединили все это, добавили немножко магии и вжух – получился полностью автоматический учет затраченного на задачи времени.

Самое замечательное в таком варианте – минимум настройки и полное уважение к приватности. Статусы задач на доске и так могут видеть все участники команды, равно как и знать, кто сегодня доступен и кто нет.

Конечно, у такого способа есть свои ограничения и не всем командам он подойдет. В процессе вычислений мы делаем некоторые допущения касательно рабочего графика, в результате которых точность измерений ограничена частью дня (и именно поэтому мы указываем время в примерных долях дня, а не в часах). Такая точность вряд-ли подойдет для почасовой оплаты. Когда вопрос напрямую касается денег, люди обычно хотят знать точнее и иметь возможность внести корректировку при необходимости.

Однако для команд, которые хотели бы иметь общее понимание того, сколько времени занимают их задачи, это вполне рабочий вариант. Несколько сниженная точность для них оборачивается преимуществом, так как не создает ощущения микро-контроля. Улучшенное планирование проектов это, конечно, важно, но то, как люди ощущают себя на работе – важно ни чуть не менее.