Reporter — отчеты исполнителей и подсчет эффективности по проектам

В этом посте вы узнаете, как переехать из Trello в Kaiten и создать свою систему подсчета эффективности проектов и исполнителей.

Всем привет, я — Александр Комбаров, руководитель отдела разработки веб-студии Pyrobyte. В 2021-2022 мы исследовали и внедряли таск и тайм трекер, набили несколько шишек и после этого разработали свою систему подсчета эффективности исполнителей и проектов — Reporter.

С основания студии Pyrobyte в 2017 и до марта 2022 года работали в Trello — простом и удобном таск-трекере. В Trello можно сколько угодно создавать пространств, досок и задач, добавлять артефакты к задачам, чек-листы, отслеживать прогресс задачи. Но не было и нет учета времени по задачам. Соответственно, менеджеру приходилось вручную подсчитывать затраченные ресурсы по каждому проекту, что отнимало достаточно много ресурсов, не всегда было точным, а в моменте посмотреть отчет и эффективность проектов не представлялось возможным. С ростом количества проектов осознали, что это нужно автоматизировать :)

Собрали основные требования, что бы мы хотели от трекера:

• Канбан доска;
• В задачу можно добавлять материалы и чек-листы;
• Исполнитель может автоматически и вручную логировать время;
• Автоматический подсчет планируемых и затраченных часов за отчетный период;
• Эффективность выполненных задач;
• Список выполненных задач;
• Отчеты исполнителей за день;
• Разделение прав доступа для менеджеров и исполнителей.

Начали складывать сервисы, которые могли бы нам подойти, в Google таблицу. В разное время попробовали YouTrack, Toggl и GanttPRO.

YouTrack — мега-крут. И для нас оказался слишком перегружен. Из удобного: логирование времени из IDE, то есть разработчику даже не надо переключаться между сервисами, достаточно сносные диаграммы ганта. Отчеты не удовлетворяли наш запрос, поэтому после двух спринтов разработки решили отказаться от этого сервиса. Возможно, когда-то к нему вернемся :)

Toggl — достаточно простой сервис для учета времени. Нажал на кнопочку и погнали. Также можно логировать уже затраченное время. Не было адекватной доски задач. Отказались. Но позже к нему вернулись и использовали связку Trello + Togll, пока не наступил исход иностранных сервисов.

GanttPRO — крутой сервис для планирования ресурсов. На момент использования не было доски задач с учетом времени, поэтому отказались. Сейчас у них все сделано достаточно удобно.

В марте 2022 в Trello пропала возможность добавлять новых пользователей, также стало невозможным платить за иностранные сервисы с российских банковских карт. Из-за всех танцев с бубном стоимость увеличилась примерно в два раза. В какой-то момент показалось, что нам могут совсем отрубить доступ, поэтому решили искать отечественный трекер.

Выбор пал на Kaiten по ряду причин:

• Перенос задач из Trello в несколько кликов;
• Учет времени по задаче, проекту, исполнителю;
• Простая и понятная Kanban доска схожая с Trello по функционалу;
• Есть свой API;
• Есть возможность оплаты со счета юридического лица :)

Да, по дизайну Kaiten сильно уступает своим зарубежным конкурентам, но все входные данные, которые необходимы под наши хотелки — собирает.

В самом сервисе уже есть дашборд и учет времени, что позволяет посчитать эффективность в какой-нибудь табличке, но мы хотели это автоматизировать и нас было не остановить :)

Еще год назад исполнители отправляли ежедневные отчеты менеджеру в мессенджер. Сейчас даже как-то звучит дико, но так мы были уверены, что время точно не потеряется, плюс это дисциплинировало коллег.

Kaiten немного автоматизировал это, нужно было только зайти в дашборд и скопировать задачи.

Я готовил описание задач под наш небольшой сервис, который позволял бы смотреть отчеты за каждый день на одной странице, отслеживать эффективность по проектам и исполнителям. Это бы позволило не отправлять ежедневные отчеты.

Но у нас появился промежуточный этап. Один из разработчиков интегрировался с Kaiten и сделал страницу с отчетами по каждому дню. Назвал его лаконично — Reporter. Мне понравилось :)

Решили сначала использовать «программистский дизайн» и сформировать необходимые нам отчеты как можно быстрее, а затем уже освежить и дизайн, и фронт.

Создали четыре типа отчетов:

1. Отчеты исполнителей — здесь сотрудник может сформировать отчет за день и посмотреть выполненные задачи. Доступна и исполнителям, и менеджерам.
2. Учет времени — на этой странице менеджер может отследить по исполнителям его эффективность, то есть отношение запланированного и затраченного времени. Можно посмотреть по всем проектам, можно за конкретный проект. Также доступен выбор периода времени, тогда подгружаются отчеты за эти дни.
3. Статистика сотрудников — на этой странице можно сформировать на конкретную дату отчеты всех сотрудников. Отследить, что все залогировали время. Посмотреть подробную информацию о каждом.
4. Статистика проекта — здесь менеджер может выбрать Проект (Пространство) и Спринт (Дорожку) и посмотреть: сколько часов запланировано, сколько часов всего затрачено, сколько часов затрачено без плана и, соответственно, эффективность по проекту. Также можно посмотреть эффективность за определенный период.

Так, ну пора показывать :)

Еще в рамках pet-project сделали мобильное приложение. Но пока не публиковали его.

Reporter в несколько кликов позволяет отслеживать эффективность по сотрудникам и проектам. Раньше уходило несколько часов, чтобы подбить всю информацию, поэтому считаю переезд в Kaiten и реализацию сервиса одним из основных успехов рабочего 2022 года.

В ближайшие планы считать с его помощью рентабельность. Долгосрочные планы по Reporter — сделать из него полноценный корпоративный портал. Сейчас информация о сотрудниках в одном месте, отпуска — в календаре, бонусная программа (это когда мы даем плюшки за внестудийную активность) — в отдельной таблице. Архаизм.

Главный вывод — не гонитесь за двумя зайцами сразу :) Выберите, что для вас важнее, а затем подбирайте сервис. Лучше с API, чтобы вы могли через какое-то время расширить его под себя.

А какой таск/тайм трекер используете вы? Считаете ли эффективность и рентабельность? Поделитесь в комментариях к статье, либо в моем ТГ-канале, который я обещаю интересно вести :)

Удачи и спасибо за внимание :)

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov

Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot