Все гениальное просто: как метод контрольных точек помогает в управлении проектами и бизнесом в целом
Часто при планировании и ведении большого количества проектов руководителям компаний и подразделений приходится глубоко погружаться в процессы, изучать множество отчетов, контролировать выполнение отдельных работ. Управление бизнесом при таком подходе отнимает много времени и сил.
Но есть инструмент, применяя который руководители концентрируются на контроле и своевременном достижении ключевых результатов проектов, а не на всех процессах — это метод контрольных точек.
Что такое контрольные точки и как с ними работать
Контрольная точка (КТ) — это конкретный результат проекта, который должен быть достигнут в установленный срок и который легко проверить. Это очень простая система, понятная не только экспертам. Метод КТ не требует особых ресурсов и навыков, внедряется быстро. По мере развития бизнеса позволяет перейти к более детальному планированию.
КТ фиксирует срок получения результата, ответственного – кто отвечает за его получение и приемщика, который подтвердит, что результат соответствует требованиям.
Результат контрольной точки лучше сформулировать в виде завершенного действия, которое однозначно определяет результат. Например, не «Тестирование продукта», а «Тестирование продукта завершено». В таком случае исполнитель концентрируется не на процессе, а именно на получении конкретного результата.
При использовании метода КТ отчетность для руководителя прозрачна и не требует излишнего погружения. Весь фокус здесь направлен на результат. Отклонения по срокам сигнализируют о рисках, предупреждая проблемы на других уровнях. Приемкой занимается квалифицированный специалист или заказчик. Такой подход исключает излишнее вмешательство в работу и гарантирует четкое понимание результатов проекта.
Метод КТ позволяет:
- планировать в категории «результатов»
- не ставить иллюзорные планы «поднажмем-успеем»
- разделить контроль на несколько уровней и минимизировать вмешательство руководителей в работу персонала
При использования метода КТ важно зафиксировать то, как будет измеряться результат. Для этого нужны документы, инструменты и показатели. На их основе будут приниматься результаты и дальнейшие решения.
Сколько уровней КТ нужно бизнесу?
Количество уровней КТ зависит от зрелости компании и от масштабности проекта. В начальной стадии перехода на метод КТ достаточно двух уровней: КТ в Уставе проекта и базовом плане. А дальше можно переходить к детализации, когда КТ устанавливается для небольшой группы до 5 человек. И срок между промежуточными результатами не превышает 2 недели.
Какими бывают контрольные точки?
Поскольку результаты бывают разными по значимости (от согласования рабочего документа до заключения многомиллионного контракта), то и КТ принято делить на уровни в зависимости от важности результата:
Уровень 0. Вехи проекта
Результат критически важен для проекта. Например, подписание договора с крупным поставщиком или аналитика рынка. Контроль таких результатов выполняет сотрудник высокого уровня (топ-менеджер) или специальное подразделение (Проектный офис). При достижении вехи выносится вопрос о продолжении или остановке проекта.
Уровень 1. Критические контрольные точки
Промежуточные результаты, критически важные для заказчика проекта. Это может быть принятие решений по разработкам, выбору подрядчиков, приемке прототипов. Контроль тоже происходит на высоком уровне, приемку производит заказчик. Отклонение сроков рассматривает первое лицо или специальный орган – Проектный комитет.
Уровень 2. Ключевые контрольные точки
Далее идут промежуточные итоги, необходимые для получения критических результатов. К примеру, финал тендерных процедур, окончание основного блока работ, дизайн выборочных макетов.
КТ второго уровня фиксируются с помощью базового плана работ. Это рабочий документ руководителя проекта. Отклонения на втором уровне сигнализируют о рисках отклонения КТ более высокого уровня.
Уровень 3. Оперативные контрольные точки
Далее идут оперативные результаты. Их определяет руководитель проекта (РП) в рамках ежедневных и еженедельных планов – окончание разработки какого-либо инструмента, согласование версии плана или документа, стадии внедрения определенного механизма. В крупных проектах КТ третьего уровня помогают РП сконцентрироваться на управлении результатами и существенно экономить время.
В зависимости от масштаба проекта, размера команды можно создавать необходимое количество уровней КТ.
Общее представление планирования контрольных точек выглядит так:
Выделение уровней помогает руководству сфокусироваться на достижении действительно значимого для него результата и не уходить с головой в детали. Для тех, кто непосредственно выполняет работы, такое разделение дает определенную свободу действий, освобождая от контроля каждого шага до момента сдачи плановых результатов.
На каждом уровне контрольные точки должны быть утверждены документами. Важно, чтобы с документом были согласны все участники проекта: руководители и исполнители. Доступ к нему должны иметь все заинтересованные стороны. Пересмотр контрольных точек выполняет тот же орган, который их утвердил.
На верхнем уровне такими документам становится Устав или приказ, который утверждает топ-менеджер. На нижнем хватит просто файлов в Excel или Word или даже цветных стикеров на доске.
Пошаговая инструкция для внедрения метода КТ
ШАГ 1. Определите конкретные результаты, которых нужно достичь в определенный срок. Он должен быть важен и обоснован.
ШАГ 2. Согласуйте срок с исполнителями, определите их ответственность за подготовку результатов именно к этому сроку. Избегайте двояких формулировок. Конкретная дата, один ответственный, один измеримый результат.
ШАГ 3. Назначьте приемщика, который подтвердит получение результата и его соответствие качеству, что результат можно применять для целей проекта.
ШАГ 4. Выберите контролера, который будет курировать достижение КТ и предупреждать риски.
Резюмируем: метод КТ дает возможность верхнеуровневого контроля важных промежуточных результатов проекта. При достижении контрольных точек идет сравнение плана и факта показателей, актуализация информации. Это позволяет руководителям получать реальную информацию о выполнении работ без погружения в детали.
Метод контрольных точек применяется многими компаниями, достоверно показывает, как движется проект и где могут быть заминки. Компаний, успешно применяющих метод КТ уже сотни, в том числе X5 Retail Group, Вертолеты России, Увелка, Фармтек и другие.