Цифровые решения для выездных инспекций
Привет! Я работаю в агентстве «Полилог», которое занимается разработкой и внедрением цифровых решений для автоматизации проверок. Сегодня я хочу поделиться тем, с какими трудностями сталкиваются наши клиенты при автоматизации своих бизнес-процессов и как это помогает нам при работе над собственным продуктом.
Какие существуют проверки?
Помимо общеизвестных налоговых, пожарных и санитарно-эпидемиологических проверок, проводимых государством, существует ряд негосударственных инспекций, которыми занимается крупный, средний и малый бизнес. К их числу относятся проверки по охране труда, сертификация продукции и менеджмента, строительные инспекции, проведение различных экспертиз и т. д.
Кто проводит проверки?
Всего в России зарегистрировано более 10 000 компаний, которые проводят множество инспекций в самых разных сферах деятельности. К числу таких организаций относятся как госорганы, где у штата работа “поставлена на поток”, так и частные компании, в которых сотрудники – эксперты, обладающие глубокими знаниями отраслевой специфики. Но…
…тем не менее, наш опыт показывает: какой бы ни была специфика, основные проблемы
с проведением проверок общие, и пришло время поговорить о них.
Проблемы проведения проверок:
Нехватка квалифицированных кадров
Многие проверки требуют узкопрофильных знаний, которыми обладает не каждый специалист. Квалифицированных кадров не хватает и подбор сотрудников для проведения инспекций становится проблемой.
Excel и бумажные отчеты
Несмотря на то, что многие компании уже отказались от стандартных бумажных отчетов, встречаются организации, проводящие инспектирование, в которых вся информация хранится в объемных Excel-таблицах. Данные дублируются, путаются и теряются.
Отсутствие контроля
Находится ли инспектор на площадке и соблюдает ли регламент и правила взаимодействия с проверяемым? Проконтролировать невозможно.
Срыв сроков и несоблюдение регламента
Предыдущая проблема не позволяет выявлять, а главное — предупреждать нарушения. Неправильное планирование или ошибка инспектора оборачивается для организации штрафами, судами, потерей лояльности клиентов и репутационным ущербом.
Разрозненные коммуникации
Для взаимодействия между инспектором и проверяемой организацией используются различные каналы связи: телефонные звонки, мессенджеры, электронная почта, документы в облаке и т. д. Неудобный поиск нужного контакта или информации приводит к нарушению сроков и качества проверки.
Отчетность
В ходе проверки инспекторы собирают данные (фотографии, заметки в телефоне или блокноте) , которые нужно перенести в формы для составления отчета. Из-за использования разных способов хранения информации данные дублируются или вовсе теряются. Перепроверка данных и исправление ошибок впоследствии отнимает большое количество времени.
Отсутствие аналитики
Смысл любой инспекции – получить информацию и на ее основе принять решение (соответствие стандарту, наличие нарушений, необходимость принять меры и т. д.).
Без полной аналитики инспектор не сможет выдать качественное заключение.
Как компании пытаются справиться с этими проблемами?
Все наши клиенты сходятся во мнении, что единственный эффективный способ справиться с проблемами — автоматизация проверок.
Для выездных и невыездных (инспектирование документов) проверок есть большое количество решений, которые полностью или частично автоматизируют процессы.
Компании, которые используют второй вариант, обычно страдают от последствий «лоскутной автоматизации»:
• одни процессы автоматизированы, другие — нет,
• решения подходят не для всех типов инспекций,
• большинство продуктов сложно интегрируются в существующий ИТ-ландшафт.
Что решили сделать мы?
Посмотрев на проблемы с инспекциями, мы поняли, что для их проведения нужно комплексное цифровое решение, которое позволит автоматизировать работу на всех этапах проверки – от оценки трудоемкости и выбора сотрудников до отчетности и аналитики. Важно, чтобы с помощью решения можно было оценить сроки и стоимость проведения проверки, необходимое количество сотрудников, их компетенции и загруженность, что решило бы проблему срыва сроков и несоблюдения регламентов.
Проанализировав существующие информационные системы, мы не нашли решения, автоматизирующего все этапы, поэтому на базе собственной BPM-платформы polycode мы разработали систему «Инспектор», которая соответствует вышеперечисленным требованиям и интегрируется с иными решениями (1С, СЭД, СМЭВ, календарем, мессенджерами и другими нужными инструментами).
Как это работает на практике?
В 2019 году мы внедрили систему в «Государственном институте лекарственных средств и надлежащих практик» (ФБУ «ГИЛС и НП») — это подведомственное учреждение Минпромторга России, которое инспектирует иностранных производителей лекарственных средств.
В рамках инспекций сотрудники организации проверяют соответствие производственных площадок требованиям к организации производства и контроля качества продукции (GMP) . По итогам проверки Институт формирует и направляет в Минпромторг России соответствующее заключение, на основании которого ведомство принимает решение
о выдаче сертификата GMP, необходимого для поставки лекарств в Россию.
Предпосылки для внедрения были таковы:
Российский рынок фармацевтики рос, объем импорта оставался стабильно высоким, поэтому каждый год нагрузка на сотрудников ФБУ «ГИЛС и НП» увеличивалась. Например, в 2018 г. Институт провел в 3,5 раза больше инспекций, чем в 2016 г.
Нагрузка росла, а ситуация осложнялась тем, что все данные, с которыми работали инспекторы, хранились в Excel-файлах — это замедляло проведение проверок.
Работа над автоматизацией проверок для ФБУ «ГИЛС и НП» шла в два этапа — разработка и внедрение.
На этапе разработки системы автоматизации мы занимались вот чем:
• изучили систему менеджмента качества ФБУ «ГИЛС и НП»,
• ознакомились с нормативно-правовыми актами, которые регулируют процесс инспектирования,
• описали процесс на основе этих документов,
• получили корректировки от сотрудников института,
• внесли необходимые исправления и дополнения,
• составили интерактивные карты процессов и документов для навигации по операциям и данным,
• разработали архитектуру данных,
• настроили систему polycode «Инспектор» по полученной информации.
На этапе внедрения мы сделали следующее:
• создали модель данных;
• настроили маршрутизацию бизнес-процессов;
• осуществили миграцию ранее накопленных данных;
• подготовили обучающие инструкции для сотрудников.
Теперь система ведет исполнителей по настроенным маршрутам бизнес-процессов, и пользователи могут:
• формировать проекты документов на основе сведений, которые ранее были заведены в систему;
• формировать инспекционные группы и их график с учетом информации о занятости сотрудников, их компетентности, расположении производственных площадок и т. д.;
• ставить задачи и оповещать сотрудников о переходе процесса в их зону ответственности;
• автоматически обмениваться информацией с 1С и СЭД.
К чему это привело?
1. Снизилась нагрузка на сотрудников — в некоторых случаях до 30%.
2. Оцифровано до 60% бумажных работ.
3. Удалось справиться с увеличением количества инспекций без увеличения штата.
4. У каждого сотрудника ФБУ «ГИЛС и НП» появилось автоматизированное рабочее место для сопровождения процессов инспектирования иностранных производителей лекарственных средств для медицинского применения.
В следующих статьях я расскажу о том, какая специфика есть у автоматизации проверок в других отраслях — например, в сфере строительства и производственного контроля.