Автоматизация спринтами для Битрикс24 Энтерпрайз. Почему настройка для 1 000 юзеров — это отдельный вид удовольствия?

Сегодня расскажем, как убедили заказчика и помогли ему перейти с архивного тарифа Битрикс24 на актуальный тариф Энтерпрайз, какие изменения это повлекло для сотрудников компании и как связан Пинкит с решением клиента платить больше.

Один из наших клиентов — большая сеть кофеен. Каждый год клиент продлевает у нас Битрикс24, традиционно получая неприлично большой объем бонусной техподдержки. При этом заказчик не обращался к нашим инженерам за настройкой Битрикс24, а настраивал портал силами своей команды. Единственное, за чем они к нам обращаются каждый год — это аудит Битрикс24, новости о продукте и точечная настройка бизнес-процессов.

На портале клиента более тысячи пользователей, и они используют практически весь функционал Битрикс24, а именно:

1.1. Большой объем часов технической поддержки, который мы даем бонусом к продлению лицензии Битрикс24, не реализуется. Мы считаем, что это упущение для клиента.

1.2. Бонусная поддержка — это не инструмент полноценной поддержки клиента в общепринятом смысле. Наша бонусная техподдержка — это формат первичной настройки портала, после которой клиент в недельные спринты получает автоматизацию в рамках договора постоплаты.

1.3. Не реализуя подарочные часы работы наших инженеров, а пытаясь своими силами внедрить рекомендации после аудита, заказчик сталкивается с мощным противодействием внутри компании. Ему нужно сначала все согласовать с коммерческим блоком и далее уже внедрять. Всем известно, что изменения — это всегда боль, клиенту тяжело самому продвигать нововведения. Из-за этого часто рекомендации могут так и остаться не реализованными.

Когда Битрикс24 объявил об окончании поддержки архивных тарифов, стало понятно, что данного клиента нужно переводить с архивного тарифа "Компания 2020" на актуальный тариф Энтерпрайз.

Выбор актуального тарифного плана для перехода в данном случае не слишком большой — у заказчика больше 1 000 пользователей на портале.

Чтобы переход прошел гладко и без сбоев, необходимо проверить портал на сканере совместимости тарифов. Поговорим подробнее о переходе.

2.1. Из тысячи пользователей портала основная часть — это внешние пользователи, или экстранет-пользователи. Для них создаются специальные группы и они работают в этих группах, используя общие документы, чаты и задачи.

Ранее экстранет-пользователи не лицензировались как обычные пользователи портала (этот функционал был в архивном тарифе клиента). Но в актуальных тарифных планах экстранет-пользователи лицензируются как обычные пользователи. Поэтому чтобы не потерять доступ в Битрикс24 всех пользователей, данному заказчику переход на тариф Энтерпрайз был обязателен.

2.2. Необходимо организовать эффективное взаимодействие экстранет-пользователей (в компании эти пользователи создавались для франчайзи) и сотрудников головной компании (интранет-пользователи с расширенным доступом к функционалу портала).

Наши аналитики, проводя аудит, выявили одну из проблем, которая снижает эффективность взаимодействия в компании, основанную на их понимании использования ПО. Например: невыполнение задач в срок из-за неправильного взаимодействия экстранет и интранет-пользователей или неаккуратное внесение данных в CRM (карточки контактов и компаний заполняются в разном формате).

Начать наведение порядка мы предложили с простого, но базового шага — развития Базы знаний компании на портале. В Базе знаний размещаются регламенты — правила единые и обязательные для выполнения всеми пользователями портала (здесь мы уже рассказывали о роли регламентов в работе).

Перевод клиента на старший тариф увеличил объем наших коммуникаций. Заказчик заинтересован быстрее окупить вложения и поэтому стал задавать вопросы о функционале тарифа Энтерпрайз, советоваться, как новый функционал можно использовать в существующих процессах компании. Мы же, со своей стороны, были только рады помочь клиенту по максимуму использовать все нововведения. Теперь расскажем, что мы предложили клиенту, проведя аудит.

Перед нами стояла задача показать клиенту, что переход — это не проблема, а масса новых возможностей. Мы сформировали перечень предложений, исходя из того, что использует клиент.

Нужно обеспечить оптимизацию работы всех пользователей, для этого:

4.1. Наши инженеры настроили интеграцию Битрикс24 с Google Sheets, чтобы все новые задачи при создании автоматически выгружались в Гугл Таблицы.

4.2. Настроили вторую интеграцию с Google Sheets, которая отслеживает изменения в задачах и тоже выгружает их таблицы.

4.3. Создали в Базе знаний регламент по ведению задач: прописали единый подход к формату названий и описаний задачи, а также обязательное указание крайнего срока и ведение учета времени.

Перечисленные шаги были реализованы нами в течение двух недель и у клиента не возникло вопросов: за что он заплатил деньги — мы обработали сотни задач и привели портал в порядок.

Далее мы приступили к внедрению в компании культуры правильного ведения CRM: корректного заполнения карточек Компаний и Контактов. Все данные должны вноситься своевременно и в едином формате. Для этого мы подготовили соответствующие регламенты в Базе знаний, а также внедряем дашборды (о дашбордах читайте в нашей статье).

С помощью дашбордов руководство компании может видеть, в каких отделах пользователи не исполняют регламент и где нужно усилить контроль. Выгрузка задач в Гугл таблицы — это первый шаг, позволяющий получить сырые данные. Дашборды строятся на этих данных и дают четкую визуализацию: кто в компании адаптировался к изменениям, а кто еще нет.

Дашборды можно просто вывести на экран во время плановых совещаний, на смартфон или планшет сотрудников либо на телевизор в офисе, чтобы сравнить эффективность команд разных отделов и сотрудников внутри конкретного отдела.

Даже если в вашей компании используется весь функционал Битрикс24, то это не дает гарантию, что работа ведется эффективно и слаженно. Руководитель может даже не подозревать, что одна из причин потери прибыли заключается в элементарном человеческом факторе. Именно для этого нужен внешний аудит (даже если в компании не 1000 сотрудников, а всего бы 50-100).

Переход на новый тариф всегда сопряжен с трудностями, которые тяжело преодолеть без помощи специалиста. Но всего лишь несколько простых интеграций способны сотворить волшебство и избавить вас от ненужных действий.

Мы настроили заказчику интеграции на платформе Пинкит по акции "Романтичный февраль". В феврале можно купить Пинкит (платформу для автоматизации) за копейки — делаем большую скидку, деля цену продукта на 14.

Чтобы понять, что может Пинкит в вашем случае, аналитики Пинол проведут онлайн встречу с презентацией продукта. Давайте вместе разберемся, какая автоматизация нужна именно вам, ведь боль у каждого бизнеса своя....

Предоставьте настройку Битрикс24 специалистам, чтобы сосредоточиться на действительно важных вопросах, в которых вы компетентны.

А в вашей компании используется актуальный тариф Битрикс24? Вы уже знаете что будет с вашим порталом, если вовремя не обновиться? Рекомендуем узнать обо всем заранее...