Мы изменили свое отношение к решению проблем и добились больших успехов с новой рабочей доской

Независимо как вы готовитесь, как вы пытаетесь предугадывать риски всегда возникают проблемы.

Если вы ставите перед собой какую либо цель и хотите её достичь, то всё, что будет вам мешать можно назвать Препятствиями на пути к вашей цели.

Мы изменили свое отношение к решению проблем и добились больших успехов с новой рабочей доской

Хочу рассказать о нескольких примерах, которые сподвигли нас на введение нового инструментария и изменения отношения к возникающим препятствиям.

Случай 1:

Команда разработки инициировала и начала заниматься созданием проекта. Но в какой то момент новое начальство посмотрели на проект и поставили жесткий дедлайн на его релиз. Оказалось, что в дедлайн уложиться нельзя без вырезания части важных функций, и придется пожертвовать качеством проекта. Команда пыталась донести информацию о препятствиях, но добиться изменения требований не получилось.

В итоге команде пришлось кранчить на протяжении 1,5 месяцев. Из проекта были вырезаны важные функции. А из-за низкого качества увеличилось количество обращений в поддержку, и репутация компании у пользователей заметно упала.

Случай 2:

Одной команде корпоративный менеджмент поставили бизнес цели связанные с адаптацией и тестированием софта под новое железо, за производство которого отвечает другое направление. Команда репортила, что производство не справится, а такие цели недостижимы в принципе. Но реакции на предупреждение не последовало. Железо поступило в следующем квартале. У команды разработки софта появилась не зависящая от них дыра в отчете за квартал, и срыв сроков релиза.

Случай 3:

Разработчику команды требовалось пройти экзамен на получение сертификата. Но бухгалтерия вовремя не оплатила экзамен, хотя их уведомляли. Из-за этого компания не могла еще полгода использовать сотрудника на работах, где требовалось подтверждение сертификатом.

Боли

Из таких примеров мы выделили боли, которые имеются в компаниях, где недостаточно уделяют внимания своевременному устранению возникших препятствий:

  • Срыв сроков, влекущих перерасход бюджета или недополученную прибыль,
  • Кранчи исполнителей, выгорание, снижение эффективности работы,
  • Снижение качества продукта, потеря репутации, нагрузка на поддержку,
  • Плохая коммуникация, конфликтность между сотрудниками из-за независящих от них причин при провале целей

Лечение

Ретроспектива и пост-мортем это всё равно анализ уже случившихся и уже навредивших событий. Да, они могут вести к будущим изменениям процессов работы, но ущерб уже нанесен. Мы решили, что нужно переходить к другому отношению при возникающих препятствиях, чтобы можно было своевременно реагировать на них, а они не доводили до серьезного ущерба.

Для помощи в визуализации отслеживания препятствий, помощи в изменении процессов и модификации отношения к ним, мы собрали внутренний инструмент визуализации и управления препятствиями - рабочую доску.

Польза

Внедрение новых процессов и инструмента принесло нам значительную пользу:

  • Повысилась открытость, актуальность и понимание зависимости влияния препятствий на поставленные целей. (Как именно пострадают квартальные цели)
  • Наглядность критичности и срочности препятствий, и возможности правильно приоритизировать усилия для их устранения.
  • Устранили конфликтные ситуации, когда работники не могли достичь поставленных целей по независящим от них причинам.
  • Появился архив знаний для анализа и внедрение изменений по предотвращению подобных ситуаций.

Спустя полгода:

  • Количество препятствий сократилось на 44%
  • Количество препятствий принесших серьезный урон уменьшилось на 67%
  • Скорость устранения препятствий увеличилась на 39%
  • Отношение исполнителей на усилия компании по устранению препятствий улучшилось на 80%

Инструмент автоматизации, как двигатель изменений

Людям сложно вносить изменения в текучку, сложно привыкать и не хочется разбираться в новом. Новый инструмент с визуализацией и готовой формализацией сильно упрощает внедрение нового процесса.

рабочая доска<br />
рабочая доска

Начали с главного вопроса, который волнует каждого менеджера каждый день, от результата ответа на который зависят сроки и бюджет: “А не нарушились ли наши планы?”

В гибких методологиях советуют проводить ежедневные короткие собрание для синхронизации команды и выявления препятствий: 15 минут, 3 стандартных вопроса. Но будем честны - практически никто не видит в них ценности, а видят только потерю времени.

Нужна ли ежедневная встреча для синхронизации задач команды? Не особо.

Синхронизацию отдаем на оповещения от систем управления задачами или канбан доски.

Для команд с низкой дисциплиной завели бота, который каждый день спрашивает в рабочем мессенджере: “Срок сдачи вашей текущей задачи запланирован через Х дней. Появились ли какие то Препятствия, которые могут помешать вам достичь этой цели?”

Интеграция с рабочим мессенджером
Интеграция с рабочим мессенджером

Если команда не имеет проблем со своевременным озвучиванием возникших трудностей, и они не стесняются попросить помощи, то предлагается завести рабочий артефакт Препятствие.

Препятствия могут возникать:

  • При выполнение поставленной задачи, где цель - завершить задачу в срок и в пределах бюджета.
  • При достижении бизнес цели, например “Удвоить качество работы” с измеряемыми ключевыми результатами “Снизить количество ошибок, о которых сообщают клиенты после выхода крупных релизов, на 50%.”.
  • При достижении персональных целей роста “Я хочу через год получить новый рабочий грейд”.
  • При выполнение рабочих обязанностей, когда пропадает возможность их выполнять.

Стимулируем создание стандартизированной структуры артефакта через последовательные вопросы:

  • У вас возникло препятствие, мешающее достичь цели? Опишите его
  • На что оно влияет? Присоедините ссылку (на задачу или другой артефакт, если возможно)
  • Затрагивает ли это сроки или результаты? и насколько?
  • Насколько критично препятствие? К какому сроку надо устранить?
  • Кого надо привлечь в помощь? Укажите людей
  • Требуется ли назначение встречи для поиска решения?
Интеграция с системой управления задачами
Интеграция с системой управления задачами

Все требуемые персоны получают уведомление о появившемся препятствии, степени его критичности, сроках разрешения и выраженном в реальных цифрах ущербе, который оно может нанести.

Мы изменили свое отношение к решению проблем и добились больших успехов с новой рабочей доской

Отказались от пустых дейликов синхронизации. Собираем препятствия и список тем для совещаний, только если оно реально требуется!

Интеграция с планировщиком встреч
Интеграция с планировщиком встреч

Всех заинтересованных участников информируем разово, или постоянно напоминаем о статусе препятствия до тех пор пока оно не будет устранено.

Интеграция с системой управления персоналом
Интеграция с системой управления персоналом

По завершению мы имеем лог возникавших в компании препятствий для дальнейшего изучения.

Мы изменили свое отношение к решению проблем и добились больших успехов с новой рабочей доской

В архив можно добавить резюме о финальном ущербе, сравнить с начальным предположением. А также добавить идеи для будущих изменений процессов, которые позволят предотвратить возникновение подобных случаев.

И получить анализ по предполагаемому и полученному ущербу по ключевым результатам от возникших препятствий за отчетные периоды команд и департаментов.

Мы изменили свое отношение к решению проблем и добились больших успехов с новой рабочей доской

Внутренний инструмент получился чрезмерно интегрирован в другие внутренние инструменты компании. Так что сейчас мы проектируем и прототипируем его заново, как отдельный инструмент для независимого использования.

Меня зовут Антон, если вы заинтересовались доской или хотите записаться на бета тестирование, то оставьте свою почту в дм/комментарии или напишите мне на почту impsmanage@gmail.com

2
Начать дискуссию