Кейс Unilever: Как мы запустили чат-бот ВКонтакте и ускорили отбор кандидатов в 2 раза

IT-аналитик Unilever Андрей Кузьмичев рассказал, как компания запустила чат-бот для поиска стажеров и сумела сократить расходы на отбор, несмотря на дополнительные вложения в IT-разработки.

Мы проводим стажировки дважды в год и за этот период получаем более 4 000 заявок. Раньше мы вручную отправляли ссылки на тестирование и это занимало до 4 дней! Если соискатель не успевал сдать тест в отведенные ему три дня, ссылку необходимо было реактивировать. Снова вручную. Результаты тестирования также отправляли по почте индивидуально каждому кандидату. Целая череда рутинных действий, в которую то и дело вмешивался «человеческий фактор». А еще было собеседование с HR-ом по Skype, которое занимало целый час, с учетом, что рекрутер был всего один. На языке цифр это выглядит так: чтобы попасть к нам на стажировку каждому кандидату совокупно надо было потратить 1,5 месяца.

Мы поняли, что необходимо срочно найти решение, которое поможет автоматизировать процессы и снять большую часть «головной боли» с менеджеров. Мы решили запустить комплексный проект по замене анкетирования на лендинге чат-ботом ВКонтакте в связке с видеоинтервью.

Видеоинтервью частично пришли на смену собеседованиям с HR-специалистами. Параллельно мы автоматизировали рассылку результатов теста и ссылок прохождение видеоинтервью в VCV. Если весной прошлого года мы еще продолжали делать это вручную, то сейчас просто добавили рассылку в чат-бот. Процесс рассылки обратной связи тоже автоматизирован: менеджер выставляет определённый статус в системе VCV и фидбэк сразу же отправляется кандидату в чат-боте.

Как изменился путь кандидата после автоматизации? Теперь потенциальный стажер подает заявку в чат-боте, что занимает у него не более 5 минут. Сразу после регистрации он получает ссылку на прохождение теста. Примерно 1-2 дня занимает получение результатов. Когда этап тестирования пройден, кандидат получает ссылку на запись видеоинтервью. Записанные видеоинтервью в личном кабинете в удобное для него время отсматривает менеджер.

Таким образом, до этапа очного интервью доходят действительно хорошо подготовленные кандидаты. Через 3-4 недели кандидат получает результат отбора на стажировку.

У рекрутеров осталось очень мало рутинных задач, нужно только мониторить работу бота, отслеживать ошибки и, конечно же, принимать решения. Кроме того, HR подгружает результаты тест в бота, это занимает две минуты, и самое объемное — это согласование времени собеседования с менеджером.

По результатам проекта нам удалось «поймать хайп» с использованием чат-бота в наших процессах, что дало сильный рост количества заявок. Мы улучшили путь кандидата: сделали его прозрачнее, быстрее и удобнее. Теперь потенциальным стажерам не нужно искать историю прохождения отбора на стажировку в разных каналах и неделями ждать обратной связи. Вся коммуникация происходит в режиме одного окна — что удобно и компании, и кандидатам.