Внедрять или не внедрять: как обосновать необходимость системы управления проектами

Внедрение системы для командной работы — шаг, с которым сталкивается абсолютное большинство компаний. Рано или поздно, даже если проектная деятельность не основная, количество того, что можно назвать гордым словом «проект» становится таким, что управлять им с помощью Excel и мессенджеров больше не представляется возможным.

Сотни таблиц и сообщений, отсутствие единой точки информации, полная неразбериха, вот с чем мы сталкиваемся, если бизнес растет, а инструменты управления за ним не успевают.

Казалось бы, все очевидно, есть проблема и решение. По запросу «система управления проектами» Google выдает более 4 млн страниц, рынок полон инструментов, выбирай на свой вкус и внедряй. Тем не менее придя к руководителю за согласованием, мы слышим: «В бюджет не заложено», «Зачем это нужно? И так все работает». Знакомо? В этой статье я хочу поделиться с вами идеями, как подойти к задаче внедрения системы, и на какой эффект можно рассчитывать.

Отмечу сразу, что система управления проектами — это не только программное обеспечение, цифровизирующее командную работу, это, в первую очередь, процессы, методы, процедуры и, самое главное, люди. Но в рамках этой статьи мы сосредоточимся именно на инструменте.

Необходимость и целесообразность его использования очень отличается в зависимости от стадии жизненного цикла организации.

В этот период все внимание бизнеса сосредоточено на том, чтобы сформировать понимание своего места на рынке, здесь докупаются активы, создается и проверяется эффективность бизнес-модели, а никак не выбирается точечный инструмент.

Поэтому если вам пришла в голову идея подобрать систему, трезво оцените, где сейчас находится компания, действительно ли это то, что вам нужно, можно ли обойтись ручным управлением без дополнительных помощников.

Но представим, что компания уже достаточно развита, и все косвенные признаки указывают на то, что пора внедрять систему для управления проектами. Вы мониторите рынок, приносите предложения руководителю, но слышите: «Хорошо, но ты дашь мне гарантию, что теперь все проекты будут делаться в срок и в рамках бюджета».

Возможно ли это? Увы, но нет. Вспомним о том, что уже говорили, система управления проектом — это не только программное обеспечение, это еще и процессы, методология и компетентные сотрудники. Ни одна система не даст вам гарантии выполнения проектов в срок, если вы будете плохо делать свою работу. Это не волшебная таблетка, а ваш помощник.

Так в чем же смысл, если, как по волшебству, все проекты не начнут выполняться в срок, а затраты стремительно не полетят вниз?

1. Первый и самый весомый плюс — это действительно удобное отслеживание проектов и задач по ним. Держать все в голове в какой-то момент становится просто невозможно. Даже если вы сторонник использования бумажных блокнотов, они рано или поздно превращаются в стихийные записи, тогда ни о каком порядке речи быть не может. Это как тетрадь школьника, который заполняет страницу 1 сентября аккуратным почерком, а дальше «врачебным».

2. На втором месте по порядку, но не по важности, экономия времени руководителя и доступ к оперативным данным в любой момент. Выстроенная система высвобождает самый главный и дорогой ресурс — время. Менеджер свободен от рутинной работы в виде сбора данных для отчетности, а руководитель не тратит часы на поручения, а получает всю информацию в реальном времени из системы. Конечно, не стоит строить иллюзий о том, что все данные будут объективными, если их не обновляют регулярно, но, если вести учет должным образом, это поможет прогнозировать проблемы на самых ранних этапах и решать их с минимумом потерь.

Справедливо можно заметить, что в приведенных примерах нет ни одной цифры, а ведь руководители любят именно их, потому что цифры — это конкретика. Но очень важно понимать, что большая часть эффекта неизмерима в числовых значениях, внедрение системы оказывает влияние на многие аспекты проектного управления и не всегда дает моментальный эффект. Но как выбирать, если ожидаемый результат неконкретен, экономия в цифрах — сомнительна, а вкладываться в покупку нужно уже сейчас?

У большинства продуктов на рынке есть freemium или тестовый период. Например, с нашей системой Directum Projects можно ознакомиться на демостенде или запросить на тестовый период. Многие крупные компании, прежде чем принимать решение о покупке или ставить на этой идее крест, пробуют реализовать 1-2 проекта с использованием ПО. На собственном опыте проверено, что гораздо лучше, если это будут не гипотетические проекты, а реальные. Как показывает практика, так вы сразу сможете оценить применимость системы в привычных условиях, отловить все недостатки и преимущества.

Еще одно возражение, если быть более точной — предложение, с которым приходилось мне сталкиваться — это регламенты. В правилах работы нет ничего плохого, они, как и инструмент автоматизации, очень важная часть системы управления, но их создание без должной технической поддержки — пустая трата времени. Если сказать, что нужно делать, но не подкрепить это удобным инструментом — ничего не изменится. Как показывает практика, наличие только одних регламентов сильно усложняет и бюрократизирует все процессы, а эффект получается со знаком минус.

Далеко не всегда приходится долго обосновывать необходимость системы или бороться с сопротивлением руководителя, есть и обратная сторона, когда ваш руководитель и так в этом заинтересован и понимает ценность. Но только выбирает он совсем по другим критериям, чем вы. И нет, это не от глупости, а потому что несмотря на то, что глобально цель у вас общая, успешная реализация проектов, инструменты и задачи на пути к ней — разные.

Таблетка здесь простая — обсудить критерии заранее. Не менее важно не только посмотреть вебинары или сайты продуктов, а «потрогать» систему. Очень полезным часто оказывается привлечение к оценке по важным для вас критериям вендоров, они смогут дать более глубокую и обширную информацию, чем можно найти самостоятельно, а также сразу подсветят, где требуется доработка под ваши потребности. Не пытайтесь выбрать систему, где есть все и сразу, выбирайте ту, которая закрывает ваши текущие задачи. Такой подход будет более комплексным и позволит вам грамотно обосновать выбор и не ошибиться самому.

Внедрение системы управления проектами — это чаще всего не про моментальный эффект, а про инвестиции. Тем не менее во многих исследованиях показатель возврата инвестиций на обучение и внедрение системы управления на предприятии варьируется от 15 до 30%. В долгосрочной перспективе использование инструментов принесет гораздо лучший результат, чем сиюминутная экономия. Система станет полноценной частью ИТ-инфраструктуры предприятия и незаменимым помощником в достижении целей компании.