Пробуем конкурировать с Битрикс и Амо: как мы автоматизируем оптовые и B2B-продажи в Binta ERP

Возможность собирать сообщения из всех мессенджеров в одной системе для вас не в приоритете? Но чертовски важно управлять договорами, заказами и счетами, максимально оперативно составлять и отправлять КП и анализировать продажи в самых разных разрезах — по клиентам, товарам, продавцам? Супер, тогда нам с Binta ERP однозначно есть что вам предложить.

Сразу и честно: интеграцию с маркетплейсами сделаем! Но пока мы с командой решаем более приоритетные задачи. Например, прямо сейчас мы вносим последние правки в планирование продаж на основании прогнозов (с учётом сезонности, исключений — out-of-stock, промо и т. д.). Связь плана продаж с планами закупок и производства. Чтобы бизнес понимал, что нужно закупить, произвести, продать — и как сделать всё это максимально слаженно, без срыва сроков (это очень мощный функционал, и я обязательно расскажу об этой разработке в отдельной статье). Взяли в работу интеграции с Телеграм, Viber и WhatsApp, Facebook и Instagram. Это в приоритете

Вы можете создать любое нужное количество этапов воронки и:

• прописать условия перехода сделки на каждый последующий этап;
• отметить финальный этап, который означает, что сделка выиграна;
• назначить команды продаж, которые могут работать с конкретным этапом. Для остальных команд он будет скрыт.

По умолчанию воронка отображается в режиме Канбан, чтобы удобно было перемещать сделки между этапами и, если нужно, сворачивать, добавлять или удалять их. Но можно выбрать и другие режимы отображения:

• список — с настройкой видимых полей, например, дата создания, статус, приоритет, ожидаемая выручка, дата ожидаемого закрытия сделки и т. д. В этом режиме можно экспортировать всю воронку в xlsx-файл;
• календарь — с детализацией по дням, неделям, месяцам и т. д.;
• сводная таблица, в которой удобно анализировать данные;
• разные виды графиков — линейный, гистограмма, круговая диаграмма;
• разбивка по запланированным действиям — email, звонок, встреча и т. д.

Допустим, вы хотите, чтобы все новые запросы от потенциальных клиентов хранились где-нибудь в отдельной вкладке. И только когда кто-то из менеджеров убедится, что это действительно обращение по теме, а не спам, происки конкурентов или отклик на вакансию, он переведёт запрос на первый этап воронки.

Для этого в настройках CRM выберите Лиды. В меню появится вкладка Лиды. И теперь все обращения, которую попадают в CRM автоматически (из форм на сайте, онлайн-чата и т. д.), будут появляться в этой вкладке. При необходимости можно создать нового лида вручную, связав его с уже существующим контактом, — или тут же создать карточку нового контакта.

Не всегда понятно, откуда именно пришёл клиент, как он вас нашёл. Но если у вас есть эти данные, будет не лишним указать во вкладке Доп. Информация:

• источник заявки (email-рассылка, переход по контекстной рекламе и т. д.);
• название рекламной кампании;
• кто из существующих клиентов рекомендовал вас.

Если вы работали в другой CRM или вели учёт клиентов в табличках, можете импортировать Excel-файл со списком всех контактов и лидов (в системе есть шаблон, который можно скачать и заполнить) — или вручную создать карточки контактов и лидов (об этом расскажу дальше).

Можно настроить автоматическое создание лидов из форм обратной связи на сайте, бесплатного онлайн-чата от Binta — или почты.

Да, сейчас наша CRM больше подходит компаниям, которые занимаются преимущественно B2B- и оптовыми продажами. Т. е. тем, кому клиенты не пишут каждую минуту в разных мессенджерах и соцсетях.

Но в планах у нас:

• Подключение новых провайдеров телефонии (в процессе);
• интеграция с ключевыми мессенджерами: Telegram, WhatsApp, Viber (в процессе);
• Интеграция с соц сетями: Facebook, Instagram (в процессе);
• интеграция с маркетплейсами.

В Binta есть отдельная база контактов — этакая электронная «записная книжка», где хранятся данные сотрудников вашей компании, поставщиков и, собственно, клиентов. Сюда можно добавлять любые нужные сведения: разную контактную информацию, регистрационные номера (в зависимости от того, кто ваш клиент — человек, ИП или юрлицо), индивидуальный прайс-лист клиента, теги для быстрого поиска и удобной фильтрации и т. д. и т. п.

В Binta мы также сделали интеграцию с Dadata, чтобы при указании ИНН, УНП вся юридически значимая информация автоматически заполнялась.

В такой базе удобно хранить в т. ч. данные тех, кого можно назвать «потенциальными клиентами» лишь с большооой натяжкой. Например, если ваши менеджеры занимаются холодными продажами.

Если с контактом не срослось и он ну точно не будет ничего у вас покупать. Но и удалять с концами карточку со всей историей общения не хочется (мало ли, вдруг ещё пригодится), можно просто архивировать контакт. Он пропадет из вашего поля зрения — но будет доступен при выборе фильтра Архивировано.

В настройках приложения выберите опцию Расширенные правила ценообразования, чтобы применять для расчёта цен скидки и формулы.

В Binta можно создавать разные прайс-листы:

• на одни и те же продукты, варианты или категории продуктов
• для разных клиентов — в их карточках во вкладке Продажи и закупки
• для разных магазинов — в настройках приложения Точка продаж
• в разных валютах — предварительно выбрав основную и дополнительные валюты в приложении Финансовый учёт

Можно указать фиксированную цену, цену с учётом скидки в процентах — или выбрать вариант расчёта по формулам. В последнем случае цена в прайс-листе может зависеть от:

• себестоимости товаров
• базовой цены продажи, указанной в карточках товаров
• другого прайс-листа

При выборе вычисления по формуле можно гибко управлять ценообразование с помощью изменения значений скидки, надбавки и округления. Например, если хотите, чтобы цена заканчивалась на 9 (199 руб., 599 руб. и т. д.), установите метод округления 10 и надбавку -1.

Дополнительно можно указать срок действия прайс-листа. И задать минимальное количество товара. Как только на складе или в магазине останется меньше указанного значения, прайс-лист перестанет действовать.

Вы можете создать:

• персональные промокоды
• коды на скидку
• купоны на следующую покупку, которые будут отправляться автоматически после совершения заказа
• программу лояльности

Выбираете тип программы, указываете период действия — и настраиваете вознаграждения (скидка, бесплатный товар или бесплатная доставка), которые получат клиенты при выполнении определённых условий. Например, при покупке на сумму от или при заказе какого-то количества товаров из определённой категории.

Назначайте лидеров, указывайте отдельные email — и анализируйте результаты продаж не только отдельных сотрудников, но и целых команд. В настройках CRM можно отметить пункт Мультикоманды, чтобы добавлять продавцов сразу в несколько команд.

В Binta есть 3 способа создать сделку:

• в воронке продаж
• из карточки существующего контакта
• преобразовать в сделку лид

Если вы создаёте сделку на основе уже заполненной карточки лида или контакта, нужные данные подтянутся автоматически.

Вы можете дополнительно указать:

• сумму ожидаемой выручки
• дату ожидаемого закрытия
• приоритет сделки

Если в настройках CRM вы поставили галочку напротив пункта Повторяющиеся доходы и указали актуальные для вашего бизнеса периоды платежей (месяц, 3 месяца, год и т. д.), то в карточке сделки можете указать сумму этого сама дохода и выбрать период. Актуально, например, если вы продаёте что-то по подписке.

Тут всё просто. В настройках создаёте нужные вам типы действий — Email, Звонок, Встреча, Допродажа и т. д. Если нужно — выбираете для этого действия следующее, которое система должна или просто предложить, или автоматически запланировать в календаре. И указываете, через сколько (дней, недель, месяцев) должно быть выполнено второе действие. Например, вам важно не забыть отправить email на следующий день после встречи. Или перезвонить через 3 дня после отправки холодного письма.

Теперь вы можете запланировать следующее действие — прямо в воронке продаж или в карточке конкретного контакта, лида, сделки. Назначать действия можно не только на себя, но и на других сотрудников.

Создать коммерческое предложение можно прямо в карточке сделки, либо в отдельном окне с одноимённым названием, либо как веб-страницу с помощью конструктора веб-сайта.

Если в поле клиент вы выбираете уже существующего в системе заказчика, то в карточку КП автоматически подтянутся закреплённый за ним прайс-лист, менеджер — и условия оплаты по выставленным счетам. Вам останется только заполнить другие поля (срок действия КП, дату доставки и т. д.). И выбрать нужные продукты

В окне поиска продуктов отображается количество товара на складе, доступное для заказа — с учётом зарезервированного для других покупателей. Если товар представлен в нескольких вариантах (отличается цветом, габаритами, начинкой и т. д.), выберите нужный в окне конфигуратора. Если в настройках приложения вы активировали опцию Маржа, то после ввода количества товара увидите наценку — в денежном выражении и в процентах.

Готовый pdf-файл с КП можно тут же отправить клиенту на email. Останется только написать текст письма или выбрать нужный из ранее созданных шаблонов.

Клиент согласовал КП? Отлично, двигаемся дальше.

Не хватает товара на складе? В момент, когда мы уже непосредственно подтверждаем КП, создается Запрос на закупку при отсутствии нужного товара на складе. Этот запрос поставщику уйдет ручной активацией по кнопке или автоматически при наличии соответствующих настроек.

Вернемся к варианту, когда товар в наличии. После подтверждения статус заказа изменится с Коммерческое предложение отправлено на Заказ на продажу*. И автоматически сформируется документ Доставка для отгрузки. Когда складской документ подтверждается, товар списывается со склада.

* Если в настройках приложения вы выбрали опцию блокировки подтверждённых заказов, то статус изменится на Заблокировано — чтобы менеджеры не могли менять уже согласованные заказы.

Теперь вы можете создать счёт, стандартный — или авансовый, указав точную сумму или процент платежа. При подтверждении счёта будут автоматически созданы все бухгалтерские проводки. Для регистрации оплаты выберите нужный банковский журнал — и документ перейдёт в статус Оплачено.

Если продажа всё же не состоялась, менеджер может (а в идеале — должен) указать причину отказа от покупки. Последующий анализ причин поможет:

• найти уязвимые места воронки продаж
• понять, с той ли аудиторией вы вообще работаете
• найти точки роста для улучшения продукта и качества обслуживания
• вместе с менеджерами придумать, как отрабатывать самые частые возражения (все эти «долго, дорого, у конкурентов лучше» и т. д.)

Можно заранее создать список самых частых причин отказа — или добавить новую уже при переводе сделки в статус Отменена. В каждом конкретном случае можно дополнительно описать, почему именно сделка не состоялась.

В этом поможет Панель мониторинга в CRM. Воронка продаж (в форме собственно воронки), количество лидов по месяцам, ожидаемый доход, среднее время закрытия сделок, показатели менеджеров — всё здесь. Помогает быстро оценить общее состояние дел, не погружаясь в отчёты.

Можно посмотреть, например, сколько товара в сумме продал каждый продавец каждому из клиентов. Или сумму наценки в разрезе товаров и клиентов. Благодаря большому количеству фильтров, группировок, метрик и вариантов отображения (в виде разных графиков и диаграмм или сводной таблицы) вы можете в пару кликов получить любой нужный вам отчёт.

Отчёты, с которыми вы чаще всего работаете можно добавить в свой личный дашборд, чтобы все необходимые данные из разных приложений Binta были всегда под рукой.

В Binta вы можете создать план продаж на основании прогнозов (с учётом сезонности, исключений — out-of-stock, промо и т. д.). План продаж мы связали с планами закупок и производства. Чтобы бизнес понимал, что нужно закупить, произвести, продать — и как сделать всё это максимально слаженно, без срыва сроков.

Binta — это полноценная ERP-система, благодаря которой вы сможете:

Автоматизировать процессы практически всех отделов, от маркетинга и продаж, склада и производства до HR и вспомогательных подразделений.

В статье «Обзор Binta ERP — системы, которая поможет автоматизировать закупки, учёт брака и расчёт себестоимости продукции» я подробно рассказывал обо всех возможностях приложения Производство.

Вести полноценный управленческий и финансовый учёт, чтобы управлять бизнесом на основе цифр, находить зоны роста и не допускать кассовых разрывов.

В пару кликов создавать любые нужные отчёты и настраивать дашборды «под себя», чтобы все необходимые данные были всегда перед глазами;

Быстро реагировать, пока другие медлят: оперативно готовить и отправлять клиентам КП, выставлять счета, автоматически отправлять напоминания об оплате, мгновенно создавать заявки на закупку или на производство.

Подробно обо всех возможностях Binta ERP расписано у нас на сайте binta.ru. А если хотите посмотреть на Бинту в деле, можете зарегистрироваться, поставить нужные приложения — и 15 дней бесплатно пользоваться всем функционалом.

Вариант 1. SaaS-сервис. Система в облаке, на серверах Яндекса. Вы самостоятельно (или с нашей помощью) настраиваете Бинту — и спокойно пользуетесь готовым решением

Тут без доработок, стоимость зависит только от количества пользователей — и выбранных приложений (пока в Бинте всего 3 платных приложения, Финансовый учёт, Производство и Склад, и больше 30 бесплатных). На мой взгляд, идеальный вариант для малого бизнеса.

С помощью калькулятора на нашем сайте binta.ru можете в пару кликов рассчитать, во сколько вам обойдётся использование Binta ERP. Просто выберите необходимые приложения и укажите количество пользователь — ваших сотрудников, которым нужен будет доступ в систему.

Вариант 2. PaaS-сервис. Если нужна доработка системы под ваши бизнес-процессы, добавление интеграций с каким-то узкоспециализированными программами, оборудованием и т. д. Если вы хотите работать в Бинте на своих серверах

Здесь уже стоимость рассчитывается индивидуально. Бизнес-аналитик изучает ваши требования, смотрит, насколько бизнес-процессы компании ложатся на процессы системы, что нужно менять, что добавлять, дорабатывать. Исходя из этого рассчитывается количество часов бизнес-анализа и разработки.

Если заинтересовал такой вариант, то предлагаю списаться-созвониться (можете написать на [email protected] или оставить заявку на сайте) и договориться о демонстрации системы: мы подготовим и прогоним демо-пример интересующих вас процессов, а после обсудим все важные нюансы.

Наша с командой цель — помочь компаниям перейти от экселек, от зоопарка из десятка разных программ и супер перегруженных и сложных продуктов к одной удобной, современной системе. И нам очень интересен взгляд со стороны: что у нас ок — а что можно сделать лучше. Буду рад всем конструктивным замечаниям и предложениям!