Переход на внутренний электронный документооборот
Сегодня все больше компаний переходят на систему электронного документооборота (СЭД). Она упрощает ведение бизнеса, повышает удобство обращения с документами, оптимизирует рутинные процессы. В этой статье я расскажу, что такое ЭДО, стоит ли компаниям переходить на него и как это сделать.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот – часть системы автоматизации бизнеса. Он подразумевает создание, подписание, отправку, обработку документов в цифровом виде без бумажного носителя. Все данные хранятся в электронном формате, а не в пыльном архиве. Реализуется все это при помощи программы, которую предоставляет разработчик. Она устанавливается на штатные компьютеры.
Система электронного документооборота может быть внешней и внутренней. В первом случае она позволяет обмениваться файлами с контрагентами (партнерами, инвесторами, государственными службами). Но потребуется квалифицированная электронная подпись с ключами (платная услуга), подключение к оператору. Он обеспечит передачу цифровых документов второй стороне. Поскольку сейчас это направление содержит еще много пробелов (есть сложности во взаимодействии между компаниями, подключенными к разным операторам СЭД), я не буду углубляться в эту сторону. Лучше рассмотрим, уже проверенную и отлаженную систему автоматизации бизнеса и внутренний документооборот.
Варианты внутреннего документооборота
Существуют два варианта внедрения СЭД в компанию: подключиться к облачному сервису или установить софт на компьютеры. В первом случае не потребуется больших расходов на старте, что выгодно начинающему бизнесу или небольшим фирмам. Вы обращаетесь к оператору-разработчику СЭД, заключаете договор и сообщаете количество сотрудников, которым нужно сделать доступ к системе автоматизации бизнеса.
За каждого пользователя потребуется платить ежемесячную плату, но она небольшая. Доступ к рабочему окну предоставляется через браузер. Нужно ввести логин и пароль. Работать можно с любого устройства, даже из дома, машины или другого транспорта. Все файлы хранятся на сервере оператора, который следит за исправностью оборудования, обновляет ПО, обеспечивает бесперебойную связь с интернетом, организовывает резервное питание.
Второй вариант внутренней системы электронного документооборота – покупка коробочной версии. В данном случае вы можете пользоваться системой без ограничения времени оплатив стоимость системы 1 раз, но более крупным платежом. Все данные хранятся на вашем ПК или сервере, что повышает безопасность. Но вам самим нужно организовать высокоскоростную линию интернета для связи, резервное питание, обслуживать оборудование, обновлять ОС.
Стоит ли компании переходить на СЭД
Переход на систему автоматизации бизнеса и ведение документов в цифровом формате выгодны крупным фирмам. Когда компания создает и пересылает тысячи документов за месяц, это требует много бумаги и расходов на печать. Передача документации другим отделам подразумевает собственноручный перенос или использование курьеров. Задействуются дополнительные сотрудники компании или сторонние логистические фирмы. Когда у предприятия дополнительные филиалы в других частях города или страны, увеличивается статья расходов на почтовые услуги.
Передача бумажных файлов нередко затормаживает рабочие процессы. Например, документ может затеряться на столе в стопке других файлов, или случайно попасть не в ту папку. В результате намеченные задачи останутся пропущенными, затянется согласование, важные данные не будут учтены.
По моему мнению, все эти трудности эффективно решает система электронного документооборота. С ее помощью получится вести кадровые документы, бухгалтерию, товарный учет. Вот лишь некоторые документы, которые можно создавать, отправлять, обрабатывать в цифровом формате:
- Технические указания (инструкции, технические условия, подробные сведения по изготовлению, складированию, хранению продукции).
- Накладные, необходимые для контроля и учета при перевозке товара с главного склада на другие, отгрузки клиентам.
- Протоколы заседания, принятые решения.
- Устав компании, служебные записки.
- Новые проекты, их рассмотрение и согласование.
- Приказы о принятии на работу, увольнении, повышении, переводе, отпуске сотрудника.
ЭДО значительно облегчает работу, поэтому сейчас все больше компаний переходят на СЭД. И хотя обязательного перевода всего бизнеса со стороны государства пока нет, но само правительство постепенно уходит от бумаги в сторону цифровых файлов. Поэтому стоит ожидать развития электронной документации во всех сферах в ближайшем будущем.
Преимущества и недостатки внедрения внутреннего СЭД
Выделю основные преимущества перехода на внутренний документооборот электронного типа:
- Экономия. Задумайтесь, сколько бумаги сэкономит ваша фирма при внедрении СЭД. С учетом подорожания белой бумаги формата А4 экономия может составлять десятки тысяч рублей в месяц. Добавьте сюда еще затраты на тонеры для принтеров, обслуживание и ремонт офисной печатной техники, расходы на электроэнергию. Бумаги нужно было хранить в папках, использовать дыроколы, скоросшиватели, полиэтиленовые файлы. Все это теперь не нужно.
- Простота. Окно программы выглядит по типу почтового агента. Разобраться совсем не сложно. Созданный цифровой документ можно отправить одному получателю или целой группе. Чтобы найти ранее созданный файл, предусмотрен полноценный фильтр, обнаруживающий объект по названию, дате, автору, теме, другим критериям.
- Надежность. Даже документация крупной компании не занимает много места. Весь архив может уместиться на жестком диске 50 ГБ. Зато не потребуется отдельная комната, стеллажи. Бумага портится от времени, грызунов, яркого света и УФ-лучей, воды. Она может сгореть. Электронный архив в системе автоматизации бизнеса защищен от всех подобных воздействий. При настройке бекапа можно даже восстанавливать утраченные данные. Такая документация не потеряется и меньше риск попадания документа не в те руки.
- Эффективность. Руководитель и создатели документов могут легко следить за движением файла. Это позволяет контролировать, у кого сейчас находится документ, прошел ли он согласование или возвращен на доработку. На мой взгляд, дирекции легче при помощи такой системы автоматизации бизнеса следить за эффективностью сотрудников, ведением дел. Проще выявить того, на ком стопорятся процессы, чтобы перераспределить нагрузку, заменить людей на местах.
Применение внутренней СЭД снижает количество ошибок. Программа подсказывает, если какие-то поля остались незаполненными. Вам не придется переделывать документы по несколько раз. Внесенные правки при согласовании сразу видят все участники процесса, что тоже сокращает затрачиваемое время для достижения окончательного варианта.
Переход на внутренний документооборот
Расскажу пошаговый процесс интеграции внутренней системы электронного документооборота в компанию:
- Выбираем разработчика ПО. Сейчас в России действует ряд фирм: БОСС-Референт, A2Б, Директум, МОТИВ, СЭД Дело, Тезис, DOCUMENTUM, LanDocs. Учитывайте стоимость услуги, функционал, отзывы.
- Выбираем версию электронного документооборота – облачная или коробочная. От этого зависит сумма первоначальных вложений, возможности.
- Выпуск приказа о внедрении СЭД.
- Создаем четкую схему движения документации по отделам, обязываем сотрудников ее исполнять. В согласии с этим настраиваются маршруты.
- Распределяем права доступа (кто какие документы может видеть, создавать, редактировать). Настраиваем логины и пароли.
При необходимости дописывается код программы под узкие задачи, если покупалась коробочная версия.
Подведу итог. На мой взгляд, система автоматизации бизнеса с внедрением внутреннего документооборота значительно упрощает работу. По соотношению цены к качеству считают лучшей программу от A2Б. Доступ к ней есть как в облачной версии, так и коробочной. Функционал большой, а интерфейс понятный. Можно опробовать систему по пробному периоду на 7 дней с полным доступом.
Хорошая статья!)
Организовать электронный документооборот можно с помощью корпоративного мессенджера. Его преимущество в том, что внедрение как таковое отсутствует. Регистрируйтесь, добавляете пользователей и вуаля)
Благодарю за информацию!