Как внедрив KPI в задачах можно увеличить эффективность своего бизнеса?

Времена, когда поручения отдавались устно или писались служебки постепенно уходят. Сообщения сотрудникам в Whatsapp, Viber, Telegram - тоже игрушки, ведь это прежде всего мессенджеры для общения. Работник в неподходящий момент может поменять телефон или переустановить приложение или сослаться на то, что он не получал ничего или не заметил.

Все мы прекрасно знаем, какие минусы есть у такого подхода: Поручения выполняются некачественно или с большой просрочкой, а иной раз и вообще не выполняются.

Служебки неделями валяются на столе ответственных лиц. Порой самому руководителю сложно уследить за тем, какие указания он давал сотрудникам. Этим умело пользуются недобросовестные работники: зная, что руководитель забудет о своей просьбе, сотрудник просто “забивает” на неё и не выполняет.

Конечно всегда есть вариант поставить задачу по электронной почте, но почта используется не только для постановки задачи и порой там много всего, где задача может потеряться. Сейчас имеется множество сервисов в том числе в Яндексе (Яндекс Трекер) и Гугле (Gmail) где почта и задачи соединены друг с другом и это немного решает проблему, но не полностью.

Читатели vc.ru прекрасно знают такое слово как CRM. Сейчас CRM это не только про отношения с клиентами, это ещё и отношения внутри компании. Взаимодействие сотрудников друг с другом, координация своих действий, общая база данных и др.

Сейчас как никогда важна эффективность работы, а не жопочасы (извините за выражение). А как измерить эффективность? Правильно, по результатам работы. А как измерить результат работы? Результат работ - это показатель выполнения задачи: выполнена, просрочена со всеми вытекающими отсюда вариантами, о которых расскажу позже. Если задача большая, то ее всегда можно разбить на подзадачи.

Я думаю уже утомил вас долгим введением, давайте ближе к делу, ближе так сказать к сути заголовка. Ведь мы про KPI в задачах? Поехали!

Сейчас становится важным оцифровать свои задачи. Если задача оцифрована, у неё есть постановщик, исполнитель, а также срок выполнения. Вероятность ее неисполнения существенно снижается.

Инструменты для работы с задачами

Итак, допустим, вы определились с инструментом для постановки задача. А чтобы вам было легче, я перечислю несколько. Среди этих вариантов есть и мой любимчик, именно о нем я и расскажу чуть позже.

Системы управления задачами (и не только)

Хотя, подозреваю легче вам не стало =) Не буду вдаваться в описание каждого сервиса для ведения задач (проектов), скажу лишь, что в каждом из них можно ставить задачи. В одних можно общаться сотрудникам по типу ленты новостей Вконтакте. В других можно ставить задачи голосом, по почте, через телеграмм и также общаться в чате через приложение.

Рука на пульсе

Итак, вы уже выбрали подходящий инструмент, завели там профили сотрудников. Начали ставить задачи.

Но вот незадача, она у вас не заработала. Сотрудники так и не начали работать там. Они не воспринимают задачи от вас в этом инструменте. Для них это не серьезно. “Очередная забава начальника, чтобы нас приструнить” - думают сотрудники.

Поэтому важно сделать так, чтобы система уже с самого начала работала стабильно и приносила пользу. Прежде всего сотрудникам.

Чтобы сделать все правильно, воспользуйтесь услугами профессиональных внедренцев. Это может быть похоже на рекламу себя, но можно обратиться и к нам.

Я не встречал еще такой фирмы, у которой все заработало сразу. Менять устои это сложно, долго. Поэтому вам необходимо понимать, что внедрение будет происходить некоторое время, 1-2-3 месяца и даже больше, но опытный руководитель понимает, что это все не зря и успешная система будет приносить свои плоды в виде высвободившегося времени, прозрачности процессов фирмы, а также результатах выполнения задач.

Идеальное внедрение менеджера задач такое, когда сотрудник говорит другому сотруднику: “Давай ты мне не устно все скажешь, а поставишь задачу в Планфиксе”.
Упс! Я раскрыл интригу. Да, коллеги, думаю самое время рассказать о том инструменте, который я использую с 2013 года и устанавливаю своим клиентам.

Если вы считаете, что все заработает без вас, то ошибаетесь. По крайней мере, мне еще не встречалась компания, в которой CRM внедрялось без руководителя. Нет, я не говорю о таких руководителях, как лидеры Газпрома, Сбербанка и т.д. Скорее всего они могут позволить себе не ввязываться в такие “мелочи”. Речь идет о малом и среднем бизнесе.

Когда сотрудников более 2-х человек. А если есть удалённые, то это обязательно.

С помощью чего вводить

Здесь я буду говорить о Планфикс и его применимости для увеличения эффективности вашего бизнеса.

Уважаемый читатель vc.ru, я позволю себе не рассказывать про настройки Планфикса. По этой теме (первичная настройка), возможно, будет отдельная статья. Впрочем, документация у сервиса понятна даже ребенку, так что дерзайте.

Цель: “Поставь мне задачу в Планфикс”

Итак, вы подготовили своих сотрудников к тому, что переходите на постановку задач через CRM. Может быть создали какой-нибудь приказ по фирме или сообщили устно. Помните, быстро может не получиться, но вы должны прийти к конечной цели: “Поставь мне задачу в Планфикс”

Вы не должны оказаться “капитаном без экипажа”. Найдите единомышленников среди руководства отделов, начальников подразделений. Начните давать задачи через Планфикс. Прекратите давать задачи по почте, мессенджерам и устно, иначе ваш переход к оцифровке будет более затруднительным как для вас так и для сотрудников.

Если сотрудник спросит, где ваше поручение, то вы говорите “смотри в Планфикс”, там задача и сроки (предварительно создав там необходимые задачи). Вам будет необходимо знать базовые инструменты Планфикс, чтобы если что подсказать сотрудникам как работать. Запросите у того, кто внедряет CRM (у нас например) обучить вас, как работать в ней.

Первое время сотрудники могут жаловаться на то, что у них не хватает времени заглядывать еще и в Планфикс помимо их текущих дел. Это нормально, ведь прежние задачи вы отдавали по другому и не оцифровывали их. Со временем, когда все ваши задачи перейдут в Планфикс, то как бы это жестоко не звучало, сотрудники не смогут сказать, что у них нет времени, т.к. все задачи будут у вас на ладони, вы будете видеть сколько у кого задач и тут, как говорится, “не отмажешься”.

Итак, вы активно ставите задачи сотрудникам и хотите видеть, на в каком статусе что находится. Первое время вашим основным инструментов будет Планировщик - Задачи по статусам. Его можно сделать Планировщиком по-умолчанию

Тут представлены колонки, в каждом содержатся задачи с определенным статусом. Например, если в колонке Новая имеются задачи, значит они еще не приняты исполнителем. В работе - значит сотрудник нажал Принять и работает над ней. Тут как в Trello, если вдруг вы использовали его ранее.

Итак, вы постепенно начинаете работать с Планфиксом, у сотрудников он вызывает все меньше отторжения. А для новых сотрудников работа в Планфиксе становится в порядке вещей, т.к. это лишь “старичкам” пришлось менять привычные условия работы.

Чек-листы

Я не упомянул об одной важной вещи, это чек-листы. Первое время я не осознавал всю силу чек-листов, а потом понял, что это может быть превосходным инструментом самоконтроля. Наиболее продвинутые сотрудники, которые ощутили всю пользу использования планфикс для себя также используют чек-листы для своеобразного плана действий, так сказать “чтобы не забыть”.

Кстати на основе чек-листов также можно ввести некоторые показатели KPI, об этом во второй части.

Итак мы разобрались с тем как ставить задачи. Давайте поговорим о том, как ввести ключевые показатели эффективности для работников умственного.

Если в продажах все более-менее понятно: количество сделок, сумма сделок, прибыль и т.д, то как же поступить с остальными "неоценимыми" работниками?

Раньше мне приходилось спрашивать у сотрудников что-то вроде: “А почему у тебя эта задача просрочена”. Затем, чтобы сэкономить время, я поручил это “роботу” в Планфиксе. Внедрил сценарий, при котором отсылалось уведомление о просроченной задаче, с интервалом 2 дня, т.е. если задача просрочена и по ней в течении 2-х дней не было никаких движений, то робот снова напоминал о ней.

На какое то время это помогло избавиться от просроченных задач, но ненадолго. Сотрудники привыкли к этим сообщением и через некоторое время перестали реагировать на них. Требовалось что-то более эффективное и я пришел к мысли о том что нужна какая-то бальная система то есть некоторая геймификация процесса. Нужен какой-то более простой процесс оценки задач. И тогда я придумал систему бонусов и анти-бонусов.

Мы занимаемся веб-разработкой, интернет-рекламой и контентом, поэтому сразу скажу, у нас свои критерии, но в большинстве случаев - они универсальные и годятся для разных сфер.

Вот какие критерии оценки задач и баллы у меня имеются на сегодняшний день. Количество бонусов исключительно индивидуальное решение. Вы можете сами назначать свою количественную оценку для разных сценариев.

Отрицательные бонусы:

Положительные бонусы:

В Планфиксе есть Аналитики. Это так называемое накапливаемые поля, то есть поля в которых копится определенная информация. Это может быть поступления денег по определенному контрагенту, сумма выставленных счетов. В моём случае это баллы на счету сотрудников.

Идея с KPI по задачам мне пришла после общения с коллегами предпринимателями которые используют bitrix24 для управления задачами.

Минус Битрикс24 в том, что можно считать только имеющуюся информацию, то есть мы можем посмотреть только количество просроченных задач на данный момент. У сотрудника может быть 5 просроченных задач вначале недели, а к концу недели он избавиться от всех долгов и у него может быть 0. Таким образом при подведении итогов за сотрудником не будет числиться просроченных задач. При этом мы не понимаем насколько были просрочены те или иные задачи, на 1 или на 5 дней. А для некоторых задач срок может быть очень критичен. Это лишает нас возможности объективно оценивать эффективность.

Когда у нас есть “Аналитики” (накапливаемые поля) то мы можем сразу же проставлять отрицательный бонус, как только задача просрочена скажем, на 2 дня. А если прошло ещё 2 дня и задача всё ещё остаётся просроченный то отрицательный бонус суммируется с предыдущим значением. И так постоянно, бонусы копятся по мере возникновения ситуаций. За что могут начисляться бонусы описано выше.

Итак, по итогам месяца мы считаем Аналитики. Эти цифры можно использовать по-разному.

Еще рекомендуется протестировать нововведение в течении 1-2 месяцев, чтобы пройти период “обкатки”. В течении этого времени вы получите хорошую статистику и определите для себя недочёты, чтобы в дальнейшем откорректировать их, чтобы выйти на стабильную работу системы. На протяжении этого времени сотрудники не должны находиться в неведении, необходимо хотя бы раз в неделю озвучивать статистику, собранную системой и анонсировать рабочий запуск через ХХ месяцев. А еще вывести ссылку на отчет, чтобы каждый сам мог посмотреть сколько у него баллов и за что на данный момент.

Итак, за время работы на счету сотрудников накопились баллы. Мы щедро благодарим тех, кто вышел с положительным результатом, а с отстающими принимаем решения.

Возможно это сурово, но в наше время нужно работать только эффективно, бизнес не терпит неэффективной работы.

С радостью выслушаю все ваши вопросы и пожелания и по возможности отвечу на них.