Кассовая программа — что это такое: краткая сводка от LIFE PAY
Кассовая программа — это специальное ПО, которое фиксирует все операции, проходящие через онлайн-кассу. Эта программа позволяет рассчитать стоимость покупки и принять оплату за товар, сформировать чек и передать данные в ОФД, который в свою очередь, отправит их в налоговую инспекцию. LIFE PAY расскажет, для чего нужна кассовая программа, какие функции она выполняет, как выбрать подходящую, а также как с ее помощью можно автоматизировать торговлю и учёт.
Что такое кассовая программа
Использование кассового аппарата с установленным ПО при расчётах с покупателями предусмотрено законом 54-ФЗ. Кроме соблюдения законодательных норм правильно подобранная кассовая программа помогает бизнесу автоматизировать учёт: вести аналитику продаж, обмениваться данными с системой бухгалтерского и складского учёта.
Современная кассовая программа позволяет упростить работу персонала и предназначена для выполнения следующих задач:
- может формировать электронный или бумажный чек на продажу и чек коррекции;
- помогает составить отчёт об открытии / закрытии смены;
- создаёт регистрационные отчёты;
- обеспечивает инструменты для работы с маркированными товарами и алкоголем;
- контролирует работу дополнительных устройств;
- может сформировать шаблоны ценников;
- помогает вести товароучёт — формирует данные о товарах, ценах, скидках.
Таким образом, кассовая программа влияет на скорость обслуживания покупателей, на способы приёма оплаты и достоверность учёта. Теперь расскажем, какие бывают виды кассовых программ.
Если у вас несколько каналов продаж, по которым требуется вести учет, почитайте в материале LIFE PAY про омниканальную торговлю, как лучше организовать свой бизнес
Виды кассовых программ
Кассовое программное обеспечение делится на три основные группы:
- Низкоуровневая кассовая программа — это самая простая программа для онлайн-касс с базовыми функциями. С помощью такого ПО можно совершать только стандартные операции: включение или выключение ККТ, запись данных и передача их ОФД. Такая программа, как правило, предустановлена на все кассовые аппараты.
- Высокоуровневая кассовая программа — это более усовершенствованное ПО, которое работает на базе современных операционных систем. Функционал такой программы гораздо шире по сравнению с предыдущим видом ПО. Например, данный вид программы позволяет настроить формирование дополнительных реквизитов чека или пробивать товары на кассе путём сканирования штрих-кода. Программа такого типа устанавливается на компьютер, а для расширения ее возможностей можно приобрести дополнительные платные прошивки.
- Высокоуровневая прикладная кассовая программа — это специализированное ПО, предназначенное для решения конкретных задач определённого предприятия. Функционал программы зависит от потребностей бизнеса и позволяет создавать базы данных, обеспечивать безопасность транзакций, вести аналитику платежей, складской и бухгалтерский учёт. Прикладное ПО функционирует на базе системной кассовой программы, имеет интуитивно понятный интерфейс и не вызывает сложностей в работе.
Функции кассовых программ
В зависимости от вида кассовых программ их функционал может сильно отличаться. Главный принцип — чем шире возможности кассового ПО, тем проще работать бизнесу.
Универсальное программное обеспечение для онлайн-кассы позволяет оптимизировать следующие операции:
- поступление от поставщика товаров на склад и в магазин;
- продажу товаров или услуг;
- перемещение товаров между отделами внутри компании;
- возврат товара в магазин — даже после закрытия смены;
- формирование ПКО и РКО на онлайн-кассе;
- инвентаризацию товаров на складе и в торговом зале магазина;
- интеграцию с системой эквайринга;
- перемещение денег между онлайн-кассами компании;
- работу с дисконтными картами, скидками и бонусами;
- использование торгового оборудования такого, как сканер, денежный ящик, весы, мониторы для покупателя, ридеры пластиковых карт.
При выборе кассовой программы необходимо учитывать потребности компании, исходя из ее бизнес-процессов.
На что обращать внимание при выборе кассовой программы
На рынке онлайн-касс есть множество сервисов, которые предлагают программные решения для разных видов и масштабов бизнеса. При выборе кассовой программы нужно учесть следующие критерии:
- Возможности ПО. Для маленькой торговой точки с небольшим ассортиментом достаточно будет кассовой программы с базовым функциями. Здесь не нужна подробная аналитика и дополнительные сервисы.
- Простой и понятный интерфейс. Кассовая программа должна упрощать работу персонала, а не перегружать лишней информацией.
- Возможность взаимодействия с системой маркировки Честный ЗНАК и ЕГАИС.
- Бесперебойная работа софта и регулярные обновления.
- Качественная техническая поддержка. Если у сотрудника возникли вопросы, служба поддержки должна оперативно устранить проблему, а не создавать новую в виде неэффективного сервиса.
- Способ хранения данных — облачный или коробочный. Для онлайн-кассы крупного сетевика лучше подойдет коробочное хранение. Облачное хранение — эффективное решение для бизнеса любых масштабов.
Например, платёжно-кассовое ПО с функциями учета LIFE POS отлично подойдет для бизнеса, который использует разные каналы продаж: онлайн, офлайн и доставку. Эта программа станет оптимальным решением как для малого розничного бизнеса (услуги, HoReCa), так и для крупных торговых сетей.
Универсальная программа LIFE POS позволяет обеспечить:
- Приём всех видов платежей — банковская карта, Система быстрых платежей (QR код), раздельная оплата. Доступен прием оплаты через смартфон работника по технологии SoftPOS.
- Фискализацию оплаты — через кассовое оборудование и подключенные смарт-терминалы или облачная фискализация.
- Работу с товарами, подлежащими маркировке, и каталогом — поддерживает действующий формат фискальных данных и обмен информацией с товароучётными системами.
- Учёт данных о продажах — программа аккумулирует данные с разных каналов продаж, дает подробную аналитику в разрезе каждого заказа, формирует графики, предоставляет статистику по работе точек продаж и сотрудникам, выгружает данные в Excel, а также синхронизирует информацию с учётными системами компании.
Бизнес оценит возможность дистанционно менять позиции в заказе с мгновенной актуализацией в других учётных системах компании. Предусмотрена функция управления удаленным доступом сотрудников — например, можно исключить возможность курьерам редактировать заказы и вносить изменения в системы отчётности.
Выбирайте кассовое ПО, которое ускорит прием оплаты, легко интегрируется с учётными системами и упростит бизнес-процессы компании.
Умное решение LIFE POSLIFE POS сочетает в себе платёжную, кассовую и учётную функции для автоматизации торговли и станет незаменимым помощником для бизнеса.
Больше про кассовые программы, их назначение и функции можно спросить у специального бота LIFE PAY