Перешли на ЭДО с исполнителями и сэкономили время бухгалтера: кейс Pump

Рассказываем, как помогли сервису Pump перейти на ЭДО, разгрузить бухгалтера и ускорить выплаты исполнителям

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с исполнителями: автоматизируем постановку задач, проводим оплаты, формируем чеки и акты, и помогаем минимизировать риски — чтобы в сотрудничестве с самозанятыми, физлицами и ИП всё было по закону.

Сегодня расскажем, как помогли сервису Pump решить проблемы с ручным документооборотом.

Pump — сервис мобильной доставки топлива. Он работает с 2015 года в Москве и Санкт-Петербурге. Топливо доставляют как частным клиентам, так и бизнесу. Pump заправляет автомобили каршеринга и крупных дилерских центров: «Ситидрайв», BelkaCar, «АвтоГермес», «Рольф Центр», «Борис Хоф» и «Панавто».

Клиенты Pump заказывают топливо через мобильное приложение: указывают модель и геопозицию припаркованного автомобиля, тип топлива и время доставки. Водитель-заправщик видит заявку, принимает ее и выезжает выполнять заказ. Еще у Pump есть оборудование, которое определяет уровень топлива в баке и позволяет осуществлять заправку автомобилей в автоматическом режиме без присутствия владельца. Когда топливо опускается до определенной отметки, информация передается в сервис, создается заявка на заправку и исполнитель выезжает на заказ. Топливо доставляют круглосуточно.

Ручной документооборот с исполнителями и сложные выплаты

С Pump сотрудничают порядка 70 водителей-заправщиков, все они — самозанятые или индивидуальные предприниматели. Компания взаимодействует с исполнителями по договорам оказания услуг. На встрече перед заключением договора Pump согласует с исполнителем, какие услуги он будет оказывать. Например, услуги по техосмотру бензовозов, перегону автомобилей в сервис или обслуживанию оборудования. Затем согласованные виды услуг прописываются в договоре или приложении к нему.

Исполнители делают отчеты об оказанных услугах в виде таблицы. Там они указывают, какую услугу оказали, в какой день, в каком количестве и реквизиты для перевода вознаграждения. По этому отчету раньше бухгалтер и формировал акты. Бывало, что исполнители допускали ошибку в отчете и указывали неправильный счет. Эта ошибка тянулась в акты, затем — в платежные поручения, и бухгалтер отправлял деньги на неправильные реквизиты. Деньги уходили — их приходилось долго возвращать.

Чтобы обеспечить весь документооборот, исполнителям приходилось приезжать в офис Pump на подписание договора, а затем каждый раз подписывать акты перед выплатой. Это отнимало время водителей-заправщиков. Бухгалтеру же надо было подготовить акты и платежные поручения на всех исполнителей, это занимало 20 часов каждый месяц.

Перенести документооборот на платформу Консоль.Про, а выплаты совершать через номинальный счет

Теперь Pump ведет документооборот и делает выплаты исполнителями с помощью платформы Консоль.Про. Договоры и все остальные документы формируются автоматически по загруженным шаблонам. Исполнителям не нужно постоянно ездить в офис Pump — всё подписывается онлайн. Бухгалтер больше не тратит время на оформление документов, а ошибки во время денежных переводов свелись к нулю.

Чтобы выплатить исполнителям вознаграждение, нужно создать акты. Этим занимается менеджер. По отчету, который заполняют исполнители, он создает реестр. Реестр содержит ФИО исполнителей, номера телефонов и информацию об оказанных ими услугах: наименование, количество, стоимость. Менеджер загружает реестр на платформу и создает пачку актов — сразу на всех исполнителей. Как только исполнители подписывают акты, деньги им отправляет платформа с номинального счета.

Настроили электронный документооборот

Все документы для сотрудничества с самозанятыми теперь формируются автоматически на платформе. В договоры подтягивается информация, которую вводит исполнитель на этапе приглашения; в акты — из реестра, который заполняет менеджер Pump. Обе стороны подписывают документы простой электронной подписью.

Настроили сценарии онбординга и приглашения исполнителей

Перед тем как заключить договор, в Pump проводят встречу с потенциальным исполнителем. На ней обсуждают условия сотрудничества: какое вознаграждение будет получать исполнитель, будет ли он выступать как самозанятый или ИП. От условий, на которые договорились, меняется содержание договора.

Для самозанятых и ИП предусмотрены разные шаблоны договора. Оба шаблона загрузили на платформу Консоль.Про. Чтобы исполнителю формировался правильный договор, cоздали два сценария онбординга, один для ИП, другой для самозанятых, и прикрепили к ним договоры. Внутри каждого сценария указали, какие документы исполнитель загрузит на платформу во время регистрации, потому что помимо стандартного набора документов исполнителям нужно предоставить водительское удостоверение и документы на автомобиль.

Чтобы исполнителям формировались договоры с нужной информацией, в шаблонах определили переменные. Эти переменные связали с дополнительными полями на платформе Консоль.Про. Перед тем, как отправить приглашение исполнителю, менеджер Pump выбирает и заполняет нужные дополнительные поля. Все данные подтянутся в договор.

Подключили проверку исполнителей

В Pump важно, чтобы исполнители отвечали требованиям благонадежности. Они имеют доступ к топливу и каждый день управляют автомобилем. Важно, чтобы они не представляли опасности ни бизнесу, ни клиентам Pump, ни другим участникам автомобильного движения. Бывало всякое: исполнители попадали в массовые драки, аварии, воровали топливо. Нарушителей в Pump сразу отлавливают и расторгают с ними договор.

Проверяют исполнителей по открытым источникам: в базах ГИБДД, налоговой, МВД на наличие судимостей, штрафов, лишений прав. После того как исполнитель регистрируется на платформе, менеджер Pump запрашивает по нему отчет Консоль.Про. Если исполнитель нарушал правила дорожного движения, имел проблемы с законом — в отчете это видно. С ним Pump сотрудничать не будет.

Подключили номинальный счет для выплат

Номинальный счет нужен, чтобы быстро и безопасно делать выплаты исполнителям. Pump, Консоль.Про и банк заключили трехстороннее соглашение. По нему платформа как владелец счета может совершать операции с номинального счета по волеизъявлению, то есть распоряжению бенефициара. Бенефициаром выступает Pump.

Бухгалтер Pump перечисляет на номинальный счет сумму денег, достаточную для оплаты услуг исполнителей. Как только исполнитель подписывает акт, Консоль.Про передает распоряжение на оплату от Pump в банк, а затем банк перечисляет исполнителю деньги с номинального счета.Бухгалтеру больше не нужно создавать платежные поручения на каждого исполнителя, исполнители получают деньги сразу по факту подписания документов, а выплаты совершаются даже в выходные и праздничные дни.

Перешли на ЭДО — исполнителям больше не нужно постоянно ездить в офис для подписания документов.

0 часов тратит бухгалтер на оформление документов.

Без задержек исполнители получают выплаты.

Если вы хотите быстро и удобно сотрудничать с внештатными исполнителями — попробуйте демо Консоль.Про. Заполните форму на сайте, а наш специалист объяснит, как мы можем вам помочь. Можем сделать так, что на онбординг самозанятого уйдет не 5 дней, а 15 минут, а на выплату — не 3 месяца, а 3 минуты.