Все свое ношу с собой: так ли страшно работать в офисе на своем компьютере

Привет, это Андрей Фитисов — директор по развитию сервиса автоматизации клиентской поддержки ITSM 365.

Работа в офисе на личном компьютере — это удобно, гибко и экономически выгодно. В статье рассказываю про подход BYOD и его влияние на работу компании. А еще делюсь особенностями автоматизации в условиях, когда каждый сотрудник работает со своего девайса.

BYOD или Bring your Own Device — это концепция, которая позволяет сотрудникам использовать личные устройства в рабочих целях. Чаще всего это смартфоны, персональные компьютеры или планшеты.

Защита конфиденциальных данных — один из ключевых аспектов при использовании BYOD, поскольку она непосредственно связана с рисками для финансов и репутации компании. В конце марта 2023 года был опубликован отчет о безопасности мобильных устройств BYOD. Основная часть вопросов была посвящена корпоративной защищенности и конфиденциальности сотрудников в условиях роста популярности этого подхода. Исследование показало, что 90% руководителей служб безопасности считают сохранность личных устройств сотрудников своим главным приоритетом и только 63% признают наличие рабочих инструментов защиты. Кроме того, было обнаружено, что 43% сотрудников стали жертвами фишинговых атак на их личные устройства.

Концепция BYOD имеет свои риски в области безопасности данных. Однако с правильной организацией она может стать эффективным инструментом для повышения производительности труда и улучшения работы сотрудников.

Существуют несколько вариантов моделей BYOD, которые практикуют компании по всему миру. Основные — это CYOD и COPE:

Также компании используют другие варианты взаимодействия с сотрудниками, но их можно назвать вариациями предыдущих моделей:

Еще в 2013 году BT Global Service (подразделение телеком-компании BT Group, предоставляющее облачные услуги) провело исследование по оценке эффективности работников в компаниях, которые использовали данный подход. Уже тогда 42% опрошенных заявляли, что с внедрением системы BYOD их эффективность и производительность заметно повысились.

Концепция BYOD может быть выгодна не только для организации, но и для сотрудника, и обладает несколькими преимуществами.

Концепция BYOD может представлять угрозу для безопасности данных, возможны несовместимость программного обеспечения и отсутствие контроля над устройствами, когда сотрудники используют свои личные устройства для работы. Перечислим несколько факторов, которые обычно относят к недостаткам BYOD.

Все сотрудники должны следовать политике безопасности BYOD, не допуская исключений. Это поможет защитить конфиденциальную информацию и снизить риски безопасности. Для улучшения эффективности BYOD-компаниям нужно внимательно следить за дисциплиной, и в случае необходимости, принимать меры. Например, можно четко определить список разрешенных типов устройств или установить строгие правила безопасности для всех. Некоторые сотрудники могут не использовать встроенные функции защиты из-за дополнительных шагов, которые они требуют. Однако если компания установит четкие границы, сотрудники будут обязаны выполнять внутренние правила, и это повысит уровень безопасности компании.

Как руководителю обеспечить безопасность, когда все используют личные компьютеры:

Различные устройства могут иметь разные уровни безопасности и защиты данных. Поэтому Service Desk предлагает консультации и помощь по настройке безопасности устройств, чтобы минимизировать риски утечки данных или несанкционированного доступа.

Национальный центр кибербезопасности Великобритании выпустил целое положение о том, как грамотно и экологично ввести систему BYOD в свою компанию. В документе рассматриваются три этапа: оценка потребностей и возможностей, разработка политики BYOD и обучение сотрудников.

1. Оцените потребности и возможности

Необходимо проанализировать, какие задачи сотрудники выполняют на своих персональных устройствах, какие приложения им необходимы для работы и какие устройства они используют. Также нужно определить, какие данные могут быть доступны на персональных устройствах сотрудников, и какие меры безопасности необходимо принять для защиты этих данных.

2. Разработайте политику BYOD

Политика BYOD — Это документ, который определяет правила использования персональных устройств сотрудниками в рамках работы. В политике должны быть определены, какие:

3. Обучите сотрудников

Необходимо провести обучение по правилам использования персональных устройств в рамках работы и мерам безопасности, которые необходимо принимать для защиты данных. Также нужно обучить сотрудников использованию приложений, которые могут быть установлены на их персональные устройства для работы.

4. Используйте Service desk

Вся работа в этой системе происходит через веб-интерфейс, который не требует установки или настройки ПО на компьютерах. Для того, чтобы добавить нового работника, нужно только создать учетную запись и отправить ему инструкции и данные для доступа.

Еще один плюс использования Service Desk при подходе BYOD — возможность получить индивидуальные решения и подход к каждому пользователю. Специалисты поддержки оперативно решают запросы и не заставляют ждать клиента.

Подход BYOD позволяет сотрудникам использовать личный компьютер для работы в офисе. BYOD предоставляет для сотрудников гибкие условия труда, а компаниям помогает сократить бюджет. Однако при его использовании повышается риск утечки конфиденциальной информации, а руководители бизнесов могут столкнуться со сложностями в управлении работы работников.

Однако с решением этих проблем могут помочь специальные сервисы, которые способны организовывать рабочие процессы и упростить коммуникацию между сотрудниками. В целом, подход оправдан для многих отраслей, так как он позволяет экономить на затратах на оборудование и аренду офисов, а также дает возможность сотрудникам работать более гибко и комфортно.