ТОП-10 советов по внедрению СЭД

Бумажный оборот документов постепенно отмирает, а государство все больше делает упор на системы электронного документооборота (СЭД). Сейчас уже никого не удивить цифровыми подписями, сдачей отчетности в электронном виде. Но при внедрении ЭДО в компанию могут возникнуть проблемы. Сегодня я поделюсь опытом, как выбирать систему автоматизации бизнеса и постепенно внедрять ее в организацию, чтобы это прошло безболезненно. Десять советов помогут пошагово реализовать процесс интеграции и избежать некоторых ошибок.

Сегодня многие компании предлагают системы автоматизации бизнеса для предприятий, банков, логистических организаций и пр. Выделю самые распространенные: БОСС-Референт, Директум, LanDocs, A2B, DOCUMENTUM, СЭД Дело, МОТИВ, Тезис. Функционал у софта широкий, но советую сперва подумать, чего хотите именно вы, как пользователь, от внедрения СЭД в свой бизнес. Сформулируйте четкие задачи, которые должна решать система электронного документооборота. Это могут быть:

Поскольку многие операторы СЭД предлагают широкий функционал, советую уточнить, можно ли сократить его до необходимых вам областей и при этом снизить стоимость системы автоматизации бизнеса. Ведь зачем иметь мощнейшую программу с 20 функциями, если пользоваться будете только 5?

На следующем этапе изучите отзывы об операторе. Не обязательно сотрудничать с фирмами, присутствующими на рынке 15 лет. Зачастую у них используются устаревшие технологии. Молодые компании сейчас активно развиваются, внедряют последние достижения в области системы электронного документооборота, поэтому их продукты будут актуальны еще минимум 5 лет. Чтобы стать конкурентоспособными, новички нередко занижают цену, получая гораздо меньшее вознаграждение, чем «старожилы» с равного по функционалу софта. Сотрудничая с ними, вы овладеете хорошей системой автоматизации бизнеса и сэкономите.

При внедрении СЭД советую не торопиться. Выбирайте разработчика, предлагающего период пробного бесплатного периода для тестирования. Если фирма дает для ознакомления от 7 дней, сотрудники успеют разобраться, и оценить эффективность и удобство ЭДО. Это поможет отказаться от неподходящего для вас продукта и не упустить действительно хороший софт, только из-за нехватки времени.

Некоторые вступают на путь внедрения СЭД не разобравшись до конца, сколько времени займет переход. Имея крупные базы данных, которые потребуется перенести, интеграция занимает месяцы. В итоге вместо легкого перемещения электронных документов, фирма «зависает» между бумажным и цифровым документооборотом, сотрудники начинают путаться, труднее контролировать работу.

Другие продукты, как например, у A2B, устанавливаются на сервер компании за 1 час. После этого инженеры обучают персонал, добавляют участников, настраивают права доступа. Сотрудники разработчика помогают задать маршруты согласования документации и другие действия СЭД. Внедрение занимает минимум времени, дальнейшее обучение происходит уже в процессе полноценной эксплуатации.

При внедрении системы автоматизации бизнеса нужно сразу определиться, какой вариант будет использоваться. Коробочная версия устанавливается на сервер компании, а облачная уже стоит на сервере разработчика. К ней выдается доступ по логину и паролю каждому подключенному сотруднику. Рекомендую учитывать следующие факторы:

Если у вас узкая сфера бизнеса – например, банковский сектор, может потребоваться доработка продукта. Возможно, придется добавить функции по формированию более детальной карточки клиента, составлению подробного анализа. Рекомендую выбирать оператора, который предлагает СЭД с открытым кодом. Его можно доработать, что сделает систему автоматизации бизнеса еще более эффективной для вашей сферы.

Если в компании есть собственные CRM, электронные базы данных, бухгалтерские программы, необходимо совместить их с СЭД. Это значительно повысит удобство при последующем использовании.

Если у вас большая фирма, советую поручить вопрос сбора информации и подачи готовых предложений по интеграции СЭД одному сотруднику, а не группе людей. Коллективная ответственность не так пугает, как личная, поэтому группа может отнестись к поручению не серьезно, поверхностно собрать информацию по предложениям операторов. Попросите выбрать разработчиков и их продукты в согласии с советами, которые я описал выше. Но итоговое решение, с кем сотрудничать, будет за вами. Если фирма маленькая, руководитель должен заняться вопросом выбора оператора ЭДО самостоятельно.

После внедрения системы электронного документооборота первое время персоналу будет непривычно работать. Это нормально. Процесс адаптации длится недели, а может и месяцы, если бумажный документооборот был внушительным (1000-3000 файлов в месяц), а теперь все это нужно делать в цифровом варианте.

Попросите сотрудников сразу задавать вопросы при обучении разработчиком, если что-то не понятно. В первые недели после внедрения активно интересуйтесь, как происходит адаптация к ЭДО, какие возникают сложности. Озвучьте четкую позицию компании, применять электронный документооборот. Если необходимо, пропишите в уставе фирмы ответственность, за несоблюдение установленных правил по ведению документации в цифровом виде (чтобы персонал не саботировал работу).

Советую не терять контакт с разработчиком, поскольку даже после успешного внедрения СЭД, может потребоваться его помощь. Если у большинства сотрудников будет возникать одинаковая сложность в работе, оператор сможет подсказать, как ее решить. Когда понадобится добавить узкую функцию, лучше всего это сделает тот, кто написал первоначальный код, а не сторонний программист.

В заключении скажу: не бойтесь перемен при внедрении СЭД. Судя по моему опыту, совсем незаметно интеграция не произойдет. Это как переход с трехколесного детского велосипеда на двухколесный подростковый или взрослый. Неизбежны падения, ошибки. Зато после освоения, компания «поедет» на более высокой «скорости» в плане обработки документации и обмена файлами.