Как ускорить поиск документов в корпорации на 52%. Кейс «Газпром Нефти»
На связи Embedika – разработчик современных ИТ-решений для бизнеса на базе машинного обучения и анализа данных. Хотим поделиться результатами масштабного проекта по цифровизации системы управления нормативной документацией. Система позволяет закрывать весь цикл работы с документам, строить маршруты согласования, и централизованно хранить корпоративный контент.
В этом кейсе рассказали, как мы совместно с командой «Газпром Нефти» уменьшили время поиска в 9 раз, построив экосистему для документооборота.
Дано: 150 дочерних компаний, десятки тысяч сотрудников и и огромный массив документов
ПАО «Газпром Нефть» — российская нефтяная компания. В ее структуру входит 150 дочерних организаций, каждая из которых отвечает за отдельное направление: разведка и разработка месторождений, нефтепереработка, производство и реализация нефтепродуктов и другие. В 2020 году штат компании уже насчитывал 82,9 тысяч человек.
Такие крупные организации часто сталкиваются с характерными вызовами:
- Сложности с поддержанием актуальности данных. При работе с дочерними подразделениями (особенно, если их 150) сложно обновлять документы для всех подразделений и содержать их в едином формате, а также вовремя информировать сотрудников подразделений об изменениях;
- Дубли и противоречия. Обмен документами и их изменение происходит ежедневно и в большом объеме, поэтому в базе могут появляться дубли и противоречия;
- Затяжной процесс работы с документами. Разработка и согласование новой нормативной документации занимает большое количество времени.
Заказчик нуждался в решении, которое поможет оптимизировать процесс работы с документами, сделает его быстрым, безопасным и эффективным, а актуальность всех файлов поддерживалась бы при минимальном участии сотрудников.
Задача: создать единое информационное поле для всех сотрудников
Перед нами стояло сразу несколько задач:
- Сократить время на работу в системе документооборота в два раза. На момент начала работ сотрудники тратили 25% рабочего времени на этот процесс;
- Перейти на современную российскую систему. Решение для синхронизированной работы с документацией в онлайн-режиме должно было быть безопасным;
- Внедрить версионность документов. Чтобы работник компании в любой момент мог восстановить историю изменений и найти более раннюю редакцию;
- Запустить систему уведомлений. Они должны сообщать конечным пользователям, какие изменения произошли в конкретном документе;
- Перевести работу с документами в «единое окно». На момент начала сотрудничества для хранения документов использовалось около 10 разных сервисов с разными точками входа и разными системами ЭДО;
- Обеспечить защиту информации. Решение должно было отвечать требованиям внутренней безопасности компании.
Иными словами, мы должны были создать единое информационное поле для сотрудников компании, где они смогут работать с актуальными версиями документов в пару кликов.
Решение: проектируем решение под заказчика с нуля
За два года мы построили систему «Цифровые нормативно-методические документы» — в ней проходит работа сотрудников «Газпром Нефть» с уже существующими документами, а также весь цикл работы с документом от создания до публикации.
Какие этапы разработки прошел проект
1 этап — Создали MVP: реализовали хранилище и базовый поиск
Для этого нужно было провести работу существующими базами данных и найти технические решения для подключения поиска к ним.
В результате получилось построить базовую функциональность для централизованного хранения и поиска нормативных документов с набором инструментов:
- Единая поисковая строка с продвинутым поиском (валидация результатов, поиск по тексту и содержанию);
- Поиск отдельно по словам с ранжированием выдачи (количеству совпадений).
2 этап — Развили возможности хранения и поиска документов
Этап включал в себя реализацию возможностей формирования связей документов и расширенного поиска. В рамках этого этапа были разработаны:
- Аналитика для отображения похожих документов – система показывает те документы, которые схожи по тексту или имеют такую же смысловую нагрузку, что позволяет находить дублирующиеся НМД;
- Функционал перекрестных ссылок на документы – с его помощью можно ссылаться на документ и создавать связи внутри него;
- Граф документов — визуальное отображение пересечений по смыслу и тексту в разрезе всей группы или дочернего общества;
- Сравнение документов – функционал сравнения версий документов между собой и визуальное отображение всех различий между версиями.
3 этап — Добавили возможность поддерживать актуальность документов и уведомлять сотрудников об изменениях, а также вести аналитику НМД по группе компаний
Реализовали возможность вести актуальную базу документов и доводить изменения до сотрудников — актуализировать и хранить разные версии, объединять документы в пакеты, доводить изменения до сотрудников или корпоративных групп. Кроме того, был создан аналитический дашборд для среднего и высшего руководства с визуализацией актуальных данных по хранению и использованию НМД в масштабе всей группы компаний.
Новая версия включала:
- Сбор документов в пакет и назначение их ролевым группам – например, пакет «Новому сотруднику» содержит в себе все необходимые документы для новых членов команды. Пакеты используются для отображения в поисковой выдаче, в случае, если они подходят под запрос, а также для отправки их на электронное ознакомление;
- Аналитика по документам – внедрение новых параметров сбора данных: метрики тревожности, популярные документы, частота использования, статистика по НМД в разрезе дочерних обществ;
- Версионность документов — опция, с помощью которой пользователь может легко определить рабочие, действующие и отмененные версии документа;
- Термины и корпоративный глоссарий – автоматическое и ручное выделение терминов в документе, наличие отдельного глоссария для всех терминов в системе. Глоссарий оснащен функцией поиска и отображения, которая показывает, в каких документах и с какими трактовками этот термин встречается;
- Обратная связь по документам от сотрудников – разработка функционала, с помощью которого любой пользователь может предложить улучшения по документу, а ответственный за обратную связь увидит это в едином окне и примет меры.
4 этап — Разработали интерфейс для совместной работы при создании документов
Развитие приложения на этом этапе включало реализацию процессного движка для планирования и организации работы кросс-функциональных команд при разработке и согласовании новых документов. Также, для повышения эффективности различных процессов, были внедрены интеллектуальные инструменты и средства для совместной работы.
На данном этапе в систему были добавлены:
- Функция создания маршрутов разработки и согласования документов — настройка внутри системы стадий, которые должен пройти документ перед его принятием и публикацией;
- Онлайн-редактор для разработки документов — функционал создания, заполнения и редактирования документов внутри системы;
- Совместная разработка документов — возможность приглашать коллег к синхронной работе над документом и обмениваться комментариями в режиме чата;
- Работа с замечаниями при согласовании — возможность оставлять комментарии к тексту при согласовании документов для их дальнейшей обработки;
- Анализ рабочих версий документов по базе уже утвержденных НМД – при создании документов разработчику сразу отображается информация о том, какие документы похожи по смыслу и тексту на подготавливаемый документ, а также о том, на какие документы он будет ссылаться и какие документы будут ссылаться на него;
- Система отслеживания планов и задач пользователей – отображение задач и нагрузки пользователей в личном кабинете в виде дашбордов и аналитики. А также демонстрация текущему пользователю его планов, текущей нагрузки.
- Система планирования и приоритизации разработки, актуализации документов — отображение общих планов по разработке документов в разрезе группы компаний или дочерней организации.
Теперь перед системой стоит задача — на 50% сократить время специалистов на подготовку документов до 2024 года.
Решения и сервисы, которые использовались в процессе работы над проектом — уникальные разработки Embedika и внесены в реестр отечественного ПО.
Результат: поиск документов занимает минуту вместо десяти
Вместе с командой «Газпром Нефти» мы развили внутреннюю систему с актуальной нормативно-методической базой компании и удобным поиском по всем базам данных. Система призвана заменить продукт Lotus, который до этого использовала компания.
Что получили сотрудники с внедрением продукта:
- Быстрый и удобный поиск на любом языке, который используется в документации;
- Совместная работа над документами и уведомления об изменениях в документе приходят всем участникам;
- История изменений доступна по каждому документу, и документ можно вернуть в любой из версий.
Эффект от внедрения в цифрах:
- Общее количество пользователей выросло: на 188% в 2021 году и еще на 34% в 2022 (относительно предыдущего года);
- Все больше сотрудников повторно обращается к внутреннему сервису: 62% в 2020, 70% в 2021 и 86% в 2022 году;
- Искать документы стало быстрее — 1,2 минуты вместо 10,5 минут;
- На 52% сотрудники стали тратить меньше времени на поиск документов — задача, на которую сотрудник тратил 4 часа, теперь занимает до 2 часов в день от рабочего времени сотрудника.
Новый портал и оптимизация работы с документами позволила всей группе компаний сделать работу намного эффективнее. Теперь сотрудники смогут быстро получать необходимую им информацию, не тратя время на рутинные задачи. Рады, что тесное и продуктивное взаимодействие разработчика с внутренней командой позволило достичь больших результатов, несмотря на внешние факторы.
— Яковлев Андрей Вадимович, руководитель направления методологии стандартизации бизнес-процессов «Газпром Нефть».