Предыстория
Дело было в 2015 г. В нашу компанию Фортекс-Сервис по рекомендации обратилась Елена С. – генеральный директор одной столичной фирмы, которая занимается доставкой питания в офисы Москвы и Подмосковья. Ее волновали вопросы автоматизации рабочих процессов, учет и прием заказов.
Документооборот и заказы от клиентов велись в ручном режиме. Отсутствовал полноценный учет производства и складской учет, себестоимость продукции рассчитывалась некорректно, взаиморасчеты не были автоматизированы. Все это затрудняло контроль и планирование закупки сырья.
Прием заказов от клиентов выполнялся по телефону, заказы с сайта практически не поступали. Каждый сотрудник компании работал в локальных версиях программ и Excel, что существенно осложняло контроль и получение сводной информации.
Бизнес постепенно терял обороты и погружался в хаос. Была необходима срочная реанимация и приток новых клиентов. Изучив структуру фирмы Елены изнутри (наш руководитель провел десятки часов на объектах заказчика), их аппаратно-программный комплекс, наша компания сформировала проект автоматизации всех ключевых бизнес процессов.
Цели
Мы поставили цели и приступили к реализации:
- создание единой базы данных для ведения учета
- организация эффективной работы сотрудников
- организация эффективного обслуживания клиентов и формирование системы лояльности
- повышение прибыли компании
- сокращение издержек
Исходя из богатого опыта автоматизации торговли и общепита, для создания единой базы данных мы выбрали программу "Трактиръ: Head-Office", в которой была организована вся деятельность и документооборот. При этом все этапы автоматизации проводились параллельно, без остановки рабочих процессов. Мы анализировали, строили архитектуру ПО и интерфейсов, ставили оборудование, внедряли, обучали, и так участок за участком.
А теперь конкретика. Как проходила автоматизация
Существующая в компании система была малоэффективна и не обеспечивала оперативности и контроля исполнения. Нам пришлось практически с нуля выстраивать схему бизнес процессов и маркетинговой стратегии.
Фронт-работ был разбит на этапы:
1. Перестройка IT-структуры, установка и настройка оборудования и ПО
2. Организация рабочих бизнес-процессов компании в единой программе "Трактиръ: Head-Office" и "Трактиръ: Front-Office" в качестве программы для автоматизации столовой и удаленных объектов обслуживания c выгрузкой данных в программу 1С:Бухгалтерия 8
3. Автоматизация блока производства
4. Создание нового сайта с системой управления из программы "Трактиръ: Head-Office" и управления заказами
5. Составление маркетинговой стратегии и оперативный запуск рекламных компаний с привлечением новых клиентов через сайт
Для повышения эффективности наши специалисты существенно доработали программу "Трактиръ: Head-Office":
1. В раздел контрагентов были прописаны условия работы с клиентами, влияющие на цену
2. Подготовлены печатные формы документов, в том числе для водителей с разбивкой по маршрутным листам
3. Реализован автоматизированный алгоритм выставления счетов с контролем оплат
4. Подключен клиент-банк с автозагрузкой платежей
5. Автоматизирован процесс объединения заказов по сотрудникам в единый счет-заказ для организаций, с учетом периодов оплат с расшифровкой блюд (важная форма для бухгалтеров) и подготовкой закрывающих документов
6. Настроен и актуализирован процесс управления и контроля взаиморасчетов с контрагентами
7. Автоматизирован документ План-меню, в который по итогам дня попадают заказы с формированием необходимого выпуска готовой продукции и требуемого расхода сырья
8. Организован складской учет номенклатуры с хранением по складам, камерам с проведением инвентаризации, штрих-кодированием товара
9. Реализован алгоритм авто-печати этикеток из документа План-Меню сразу на принтер-этикеток с нужным форматом этикетки в разрезе номенклатуры
10. Разработан уникальный алгоритм и документ Меню, позволяющий включать в себя меню для сайта с расчётом калорийности блюд, заполнения свойств и характеристик блюд с ингредиентами, формировать ТТК на продукцию с возможностью корректировки, устанавливать и корректировать цены
11. Автоматизирован прием заказов в программу "Трактиръ: Head-Office" с нового сайта компании и выгрузки на сайт меню в разрезе дня с характеристиками, выгружать на сайт комплексные обеды и бизнес-ланчи с изображениями и актуальными ценами
Мы помогли с организацией переезда на новое место, проложили сеть, установили и настроили сервер, компьютеры, видеокамеры. Оптимизация рабочих процессов значительно снизила загруженность сотрудников и это позволило разнообразить меню и ввести новые блюда.
Сайт
У компании был старый сайт, который в целом был заточен под презентацию продукции. Заказывать обеды там было совершенно неудобно, как следствие 80-90% клиентов обращались только по телефону.
Нам необходимо было в кратчайшие сроки разработать новый на 1С-Битрикс, и настроить контекстную рекламу. Проанализировав сайты конкурентов, отдел вэб-разработки за три недели запустил в работу новый максимально функциональный ресурс.
Для эффективного привлечения новых клиентов, мы разработали стратегию продвижения нового сайта с разбитием на этапы и приоритеты. На первом этапе очень хорошо себя зарекомендовала контекстная реклама. Вложенные средства окупились в первый месяц выхода нового сайта. Реклама стала приносить новых клиентов, в то время, как раньше, но результата не было!
На сегодняшний день сайт находится по некоторым запросам (например, «обеды в офис») в лидерах (Топ 5). Активно развивается и продвижение сайта, для этого готовятся статьи, подбираются актуальные площадки и ресурсы.
Результаты
Вся работа компании была систематизирована в 1С, описана документально, были подготовлены инструкции и проведено обучение персонала.
Дальнейшее сотрудничество выполняется в рамках комплексного договора сопровождения и горячей линией техподдержки.