5 мифов об электронном документообороте (ЭДО)

В 2023 году цифровизация бизнеса во всех отраслях идет полным ходом, но некоторые российские компании до сих пор используют бумажный документооборот, несмотря на то, что переход на ЭДО сокращает операционные расходы в десятки раз.

В новой статье Цифровых Привычек мы рассказываем о мифах и преимуществах электронного документооборота, а также делимся результатами внедрения коробочного ЭДО в крупную компанию со сложнейшим циклом согласования.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен, хранение и обработка документов в электронном формате без необходимости использования бумажных копий. С помощью ЭДО компании могут принимать и регистрировать файлы, контролировать исполнение задач, повторно использовать данные, делать рассылки и согласовывать документацию.

Основные преимущества:

Аудиторско-консалтинговая фирма Deloitte провела опрос кадровых отделов российских компаний из разных сфер (медиа, технологии, розничная и оптовая торговля, нефтегазовая, энергетическая промышленность, металлургия), в результате которого были выявлены основные препятствия для развития ЭДО:

Попробуем доказать, что эти мнения ошибочны.

1. ЭДО не имеет юридической значимости

Понятие электронного документа рассматривается в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Закон №149-ФЗ). Цифровые документы приравниваются к бумажным, поэтому их примут в любой компании или государственном органе. Также в ЭДО можно внедрить цифровую подпись УКЭП. Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» («Закон об электронной подписи»).

Другие нормативно-правовые акты, регулирующие ЭДО:

2. Документы в цифровом виде можно украсть

Клиенты получают доступ к системе по индивидуальному логину и паролю или по сертификату квалифицированной электронной подписи. Разработчики используют передовые технологии для обеспечения безопасности данных, включая многоуровневые схемы защиты и системы резервного копирования данных.

Протоколы безопасности:

3. Контрагенты не хотят интегрировать свой сервис в ЭДО

Сейчас у российских компаний стоит цель — цифровизировать бизнес и обеспечить единое информационное пространство. Интеграция сервиса в ЭДО позволяет специалистам быстро получать доступ к нужной информации из разных систем без необходимости переключаться между приложениями. Данные, созданные или измененные в одной программе, могут автоматически обновляться в других, обеспечивая их согласованность и актуальность. Современные системы интегрируются с 1С, Парус, ЕСИА, ЕКАМ, CRM, Directum, ГИС ЖКХ, ИС «Электронная очередь», Яндекс.Касса, Paymo и т.д.

4. Переход на ЭДО — это сложный процесс

На самом деле, современные сервисы разработаны с простым и интуитивным интерфейсом, и персоналу не требуется долгое обучение. ЭДО предлагает централизованное хранение и обмен документами, что упрощает доступ к информации и уменьшает время на поиск необходимых документов. Исследование, проведенное МГУ имени М.В. Ломоносова, показало, что внедрение ЭДО упростило процесс обмена документами для 80% организаций-респондентов. Специалисты отмечали, что работа с документами стала более удобной и простой.

5. Подключение ЭДО стоит дорого

Если говорить о кастомной разработке систем, то заказчику действительно придется заплатить большую сумму. Но на ИТ-рынке есть коробочные решения, внедрение которых происходит быстрее и дешевле.

Например, модульный софт Finative. Проектная команда Цифровых Привычек успешно внедрила компоненты ЭДО в бизнес-процессы электроэнергетической компании Сетевая компания.

Было: Сетевая компания — российская компания, оказывающая услуги по передаче электрической энергии и присоединению потребителей к электрическим сетям. В штате более 1000 человек. Был сложный процесс закупок, реализованный на базе 1С. Чтобы согласовать закупку, персоналу приходилось подготавливать большую пачку документации, поочередно обращаться к разным отделам и специалистам — сроки затягивались.

Цель: внедрить коробочное ЭДО, чтобы автоматизировать закупочную процедуру внутри компании и перенести процесс в мобильное устройство.

Задачи:

Ход работы:

Процесс внедрения модулей начался с детального анализа клиентских задач и составления ТЗ. Мы изучили и проанализировали все процессы согласования, чтобы определить и выстроить наиболее удобные для персонала компании. Результатом анализа стала удобная иерархия цепочек согласований, которая упростила бы рабочий процесс именно для Сетевой компании.

Мы добавили модуль «ЭДО для согласования», в котором пользователь видит название раздела, перечень задач с указанием дедлайнов и варианты контроля исполнения документов.

Внедрили модуль «Цепочка согласования». Он состоит из маршрута согласования документов, где пользователь одним кликом утверждает/не утверждает файл.

Еще один модуль — «Обмен документами». В нем специалисты видят информацию по бумагам: номер файла, назначение, сумма, дедлайн, комментарии.

Мы добавили модуль «Интеграция с другими системами» — 1С и Парус. Пользователь может передать проект специалисту в другое ПО для автоматизации финансовой деятельности. В этом компоненте также есть маршрут согласования документов, где можно утвердить/не утвердить файл.

В модуле «История согласований в виде древовидной структуры» решения дополнительных согласующих заносятся в архив. Есть возможность делегировать согласование сотрудникам и посмотреть прошлые решения.

Также важным шагом стало внедрение УКЭП. Это самый надежный вид электронной подписи, равносильный собственноручной подписи руководителя. То есть подписать документы вышестоящие специалисты теперь могут и в отпуске через смартфон.

Результат: