Рассказываем, как создали систему для «1С», которая сначала была никому не нужна, а теперь экономит деньги бизнесу

В 2020 мы создали сервис для предпринимателей: потратили на него уйму времени, отправили в релиз, вложили деньги в маркетинг… И не получили ни одной регистрации. Для крупных компаний наш проект оказался функционально ограниченным, а для небольших — слишком сложным. Но мы реанимировали никому не нужный проект и превратили в прибыльный бизнес.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это облачный сервис нового поколения, который помогает предпринимателям автоматизировать бизнес-процессы и не тратить время на работу с бумагами. Мы предоставляем интеграции с сервисами ЭДО, готовый модуль для 1С и другие полезные функции. С EnDocs обработка документов ускоряется в 10 раз, а компании экономят до 70–80% расходов на печать, копирование и хранение документов.

Сейчас мы работаем более чем с 300 компаниями — это более 10 000 подключенных пользователей. Но бизнес не всегда был таким успешным. Когда-то EnDocs был электронным архивом для 1С, с которым мы хотели создать новую нишу на рынке и обеспечить себе миллионные обороты. Планировали взорвать сферу электронных сервисов и стать новаторами. Но на деле всё вышло совсем не так.

Казалось бы, каждый сможет быть популярным в нише без конкурентов. Но нет:наш проект полностью провалился. Сказать, что мы были в шоке, 一 ничего не сказать. Но собрали все силы в кулак и начали допиливать невостребованный сервис. Спойлер: мы смогли изменить ситуацию. Но обо всём по порядку.

В далеком 2012 году мы с партнерами Максимом Соиным и Дмитрием Никитиным создали компанию ENSOL, чтобы заниматься внедрением информационных систем. Мы автоматизировали бизнес-процессы в крупных компаниях, так как правильно организованная работа с бумагами снижает многие риски. В 2012 году для внедрения сервиса документооборота в компании требовалась целая команда программистов. В то время готовых решений, позволяющих крупной компании быстро начать работу, практически не существовало — были платформы, на базе которых строились проектные решения. И мы были компанией, которая занималась адаптацией платформы (Microsoft SharePoint) под специфические бизнес-процессы компании. Со временем мы сделали полноценный продукт — систему электронного документооборота на базе SharePoint.

Однако полная зависимость от вендора платформы мешала масштабированию бизнеса. Это заставило нас посмотреть в сторону собственного решения. Забегая вперед, хочется отметить, что если бы не это решение — непонятно, что бы сейчас было с компанией (привет, 24 февраля).

Было решено сделать облачный продукт с интуитивным интерфейсом и возможностью самостоятельной настройки, который удовлетворял бы требованиям не только больших компаний, но также малых и средних.

Исходя из нашего опыта работы с крупными клиентами, одной из наиболее востребованных базовых задач было построение электронных архивов документов, и мы решили начать с него в качестве MVP.

Хорошей идеей показался архив для 1С. В 1С можно реализовать электронный архив — хранить файлы прямо в базе, но это начинает сказываться на быстродействии системы, и со временем она начинает жутко тормозить. К тому же, чтобы посмотреть документ, нужно заводить сотрудника как пользователя 1С, что не всегда возможно.

Идея об электронном архиве для 1С показалась такой классной, что мы решили создать отдельную программу и продавать ее бизнесу. На рынке не было похожих сервисов — хороший шанс стать новаторами. Мы решили не медлить и как можно скорее заняться разработкой. Для создания продукта мы собрали команду — выдернули из других проектов дизайнера, разработчика и руководителя. Тратили на реализацию идеи всё рабочее время, если что-то не успевали в офисе — доделывали по ночам из дома.

Параллельно с созданием продукта мы работали над маркетингом: отдали на аутсорс разработку сайта и запустили первую рекламу электронного архива еще до релиза. Потратили около 500 000 рублей. В итоге первую версию программы удалось выпустить с минимальным бюджетом после трех месяцев плотной работы.

Сервис, который мы разработали, казался очень полезным — ведь всем нужно где-то хранить документы! И 1С используется в большинстве компаний страны, поэтому потенциальный рынок сбыта огромен. Казалось, что впереди только успех и почивание на лаврах (спойлер: нет!)

Когда сервис был готов, запустили рекламу в поисковиках и написали несколько статей о сервисе на бухгалтерские сайты. Оставалось только ждать, когда телефон разорвется от заявок, а про архив начнут говорить из каждого утюга.

Но реальность была не такой радужной. Деньги за рекламу потихоньку списывались, а результата не было. Прошел день, два, неделя… Наше воодушевление потихоньку угасало. Мы всё еще надеялись, что рекламу просто не увидели потенциальные клиенты. Но чуда не случилось, и волшебная золотая жила накрылась обычным медным тазом. Спустя месяц мы осознали, что спустили деньги и не получили ни одной заявки. Чтобы понять, что пошло не так, мы пошли за ответами к клиентам, которым раньше внедряли информационные системы. Они высказали свое мнение по поводу отдельного электронного архива — вердикт был неутешительным.

Хотя вложения были для компании некритичными, и неудачный проект практически похоронили, все чувствовали, что дело не закончено, и в разговорах между собой постоянно возвращались к неудачному продукту. Ребята на обеде обсуждали: а что было бы, если бы добавили пару кнопок или сделали баннер красным...

В таком эмоциональном состоянии команда жила несколько недель. В конце концов провалившийся продукт даже перестали упоминать. Это выглядело так, словно посреди офиса стоит огромный слон, который занимает почти всё пространство и временами бьет сотрудников хоботом по голове. Но все делают вид, будто его не существует.

Через несколько недель мы смирились с неизбежным, все-таки сели за стол и начали обсуждать неудачный проект. Первым делом провели голосование — стоит ли закрывать разработку. Удивительно, но команда решила дать проекту еще один шанс.

У нас был опыт автоматизации документооборота в крупных компаниях, а также большой опыт различных интеграций, и мы решили, что сможем его применить в новом продукте.

Мы расчертили таблицу и начали выписывать все цифровые инструменты, которые внедряли заказчикам. Лидерам по количеству запросов ставили плюсы. Функции, которые собрали больше всего отметок, мы решили сделать базовым минимумом для будущего сервиса — хотели, чтобы программа стала полезной.

По результатам «выборов» с явным преимуществом победил процесс автоматизации обработки первичных документов. Для наших крупных клиентов именно он представлял наибольший интерес и чаще других пользовался спросом. Плюс по «процессингу первички» у нас была наибольшая экспертиза.

Мы начали разрабатывать сложные интеграции с 1С и Диадок, подключили систему распознавания документов, добавили возможность их подписания электронной подписью. Прошло еще три месяца, мы выпустили релиз системы с новым функционалом, и… эффект был почти такой же, как и с архивом для 1С. Конечно, всё сделанное нам пригодилось впоследствии, но на тот момент наш продукт был всё так же невостребован.

Анализируя ситуацию, мы пришли к выводу, что потребности в автоматизации для больших и МСБ-компаний различаются. Если в крупных большой объем первичных документов и они готовы платить за его автоматизацию, то для небольших актуальны более простые процессы.

Из-за этого мы сместили фокус: вместо очередной программы для крупных компаний решили создать полноценный сервис, который подойдет для малых и средних компаний в том числе. В качестве целевых процессов автоматизации выбрали те, которые наиболее востребованы в любой компании вне зависимости от ее размера (согласование счетов и договоров, подписание кадровых документов, обработка корреспонденции).

После долгих обсуждений помимо локальной установки решили добавить возможность работы по месячной подписке. Такой формат максимально удобен для бизнеса: в сервис можно зайти из любой точки и с любого устройства. При этом не нужно ничего внедрять: оплатил подписку — и начал использовать.

Мы определились с задачами и начали исправлять ошибки. Через полгода создали новый продукт — гораздо лучше старого.

После продумывания концепции мы оценили рынок: аналогов идеи на рынке почти не было. Было много систем, которые могут «потянуть» только большие компании: очень уж дорого обходится внедрение и поддержка. О средних и малых организациях при этом никто не думает, и они буквально закапываются в бумагах.

В итоге свободная ниша нашла нас сама. Мы хотели, чтобы документооборот был быстрым, удобным и недорогим. В нашем идеальном представлении взаимодействие с сервисом выглядело так: руководитель регистрировался в системе, выдавал доступ сотруднику. Тот разбирался в программе за пару часов, и уже на следующий день компания начинала работать в сервисе.

В обновленный сервис мы также добавили мобильное приложение, согласование и комментирование документов, встроенный редактор и много другое. Он стал не просто хранилищем, а полноценной системой документооборота. Мы закончили с разработкой, доделали пользовательский интерфейс и пошли предлагать программу компаниям. Снова.

И буквально через неделю случилось то, чего мы все так ждали: первая продажа! EnDocs заинтересовалась компания бухгалтерского аутсорсинга. Мы поговорили с руководителем, подписали договор и на радостях добавили в программу еще несколько функций, которых недоставало организации. Провернули это в тот момент, пока компания согласовывала подключение к EnDocs внутри команды. В общем, выкрутили клиентоориентированность на максимум :)

После первой продажи мы поняли, что наконец-то нащупали верное направление. Постепенно начали появляться другие клиенты: например, один заказчик благодаря нашему сервису заменил бухгалтерский отдел на аутсорсе одним специалистом. Другой — владелец сети кафе — сократил расходы по штрафам на 70%.

Мы помнили о прежних ошибках и теперь постоянно собирали у клиентов обратную связь. Временами проводили подробные интервью с руководителями, бухгалтерами, кадровиками и рядовыми сотрудниками. Дорабатывали программу, учитывая комментарии пользователей. Чтобы все были в выигрыше, полностью переработали интерфейс и сделали его интуитивно понятным и простым — так в нём сможет разобраться работник с любым уровнем подготовки.

Параллельно мы развивали свои навыки в маркетинге. Если в продажах крупным компаниям основной упор делается на личные контакты и грамотное участие в тендерах, то в массовом сегменте эти подходы не работают и нужно использовать одновременно множество маркетинговых активностей.

Сейчас нашими системами пользуются около 10 000 пользователей — это больше 300 компаний, автоматизировавших свой документооборот. Мы не останавливаемся на достигнутом и развиваем сервис сразу в нескольких направлениях:

Добавили кадровый документооборот. С помощью инструмента можно оформить больничный, подготовить заявления для отпуска и командировки. Также можно выпустить электронную подпись прямо в сервисе и подписывать ей кадровые документы.

Доработали мобильное приложение. Это сильно упрощает документооборот — сотрудники теперь не привязаны к рабочему месту.

Улучшили локальное развертывание. Некоторые компании не используют облачные инструменты по правилам безопасности — для них мы разрабатываем установщик. Программу можно установить и запустить на своем сервере.

Обучили искусственный интеллект. Мы внедрили в сервис алгоритм, который автоматически распознаёт документы и предзаполняет их. Теперь сотрудники тратят меньше времени на сортировку бумаг. Чтобы механизм работал точнее, мы насыщаем его новыми данными.

Улучшили бэкенд. Оптимизируем код EnDocs: это большая работа программистов для быстрой работы системы без сбоев. Такие доработки малозаметны, но в конечном итоге именно они делают сервис удобнее и надежнее.

За десять лет работы мы многому научились. Но значительную часть уроков вынесли за последние три года — за время развития облачного EnDocs.

Хочу поделиться своим опытом с теми, кто только запускает бизнес:

История EnDocs дала многое: теперь мы знаем, как запускать и развивать востребованные для предпринимателей сервисы. Научились работать над ошибками, выявлять недостатки и быстро их исправлять. Но главное — мы поняли, что не стоит сдаваться, даже если ситуация кажется безнадежной.