Цифровая бухгалтерия: 5 современных IT-решений для бизнеса

Цифровизация на всех уровнях — современный тренд бизнеса, который не теряет актуальности и растет день ото дня.

Какие IT-решения для цифровой трансформации бухгалтерского учета есть на рынке и как выбрать то, что подходит вашей компании, рассказывает Светлана Борматова, генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Госкорпорации «Росатом»).

В сегодняшней экономической ситуации многие российские компании сталкиваются с дефицитом средств. Практически все ресурсы направляются на поддержание основной деятельности предприятия, при этом бэк-офис (в том числе бухгалтерия) ощущают недофинансирование особенно остро. Решить эту проблему можно в том числе с помощью технологий цифровизации бухгалтерского учета — современных IT-решений, которые делают ведение бухучета более простым и надежным.

Эти технологии можно разделить на 5 групп:

1. Системы учета и планирования ресурсов;

2. Инструменты интеграции с государственными сервисами;

3. Системы юридически значимого электронного документооборота;

4. Преобразователи бумажных документов в электронный формат;

5. Программные роботы.

Разберем каждый из этих инструментов более подробно.

Цифровые системы бухгалтерского учета и системы планирования ресурсов предприятия (ERP) объединяют в себе управление отдельными бизнес-процессами компании.

Они создают комплексный IT-ландшафт с различными системами:

системой «Клиент-Банк» для формирования и отправки платежных поручений, получения электронных выписок и т.д.;
модулями управления доступом и правами пользователей, обменом данными с налоговой службой;
системой мониторинга эффективности работы сотрудников;
системой управленческого учета, планирования и бюджетирования.

Основная функция платформ для интеграции с государственными сервисами — проверка валюты, контрагентов, ОКВЭД и так далее.

Особенность этих IT-решений — личный кабинет контрагента, с помощью которого удобно взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и заказчиками.

Системы ЮЗЭДО (юридически значимого электронного документооборота) — новинка на рынке автоматизации бухгалтерского учета.

Это платформы, где с помощью электронной подписи (ЭП) можно придать юридическую значимость приказам, актам, счетам, договорам и прочим внутренним и внешним документам компании. ЮЗЭДО работает в десятки раз быстрее, чем обычный бумажный документооборот, так как обмен информацией происходит почти мгновенно.

Мы в компании «Гринатом Простые Решения» поддерживаем использование ЮЗЭДО: уже почти 40% всех документов формируются именно электронно.

Кроме того, мы рекомендуем эту систему автоматизации бухгалтерского учета своим покупателям, поставщикам и другим контрагентам, и многие из них также успешно перешли на ЮЗЭДО.

Сканерные системы электронной бухгалтерии нужны для перевода документов из бумажного формата в электронный.

Бухгалтер проводит преобразованные документы, и они сохраняются в системе электронного архивирования. При этом архивированный файл так же остается связан с проводкой: к нему можно вернуться когда угодно — например, чтобы использовать данные из него в годовом или квартальном отчете и вывести их на печать.

Системы RPA (или программные роботы) занимают отдельное место в IT-ландшафте крупных предприятий России.

Их основная задача — действовать на стыке различных систем, выполняя за человека повторяющиеся рутинные операции. Например, программный робот может распознавать сканированные документы и переносить информацию из них в указанные поля других IT-систем компании, причем делать это без перерывов, выходных и ошибок.

Это великолепный инструмент для избавления сотрудников бухгалтерии от монотонной и неинтересной деятельности.

Например, программный робот весьма эффективно используется в Росатоме, в Центре обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету (ЦО БУНУ): благодаря системам RPA нагрузка на бухгалтеров при контроле корректности начислений по счетам стала ниже на 90%, при формировании справок 2-НДФЛ — на 95%, а при подготовке актов сверки — на 85%.

В рамках государственной программы импортозамещения в 2021 году вышла RPA-платформа Атом.РИТА (Роботизированный Интеллектуальный Технологичный Ассистент), разработанная IT-департаментом Росатома и предназначенная для программирования и управления программными роботами для самых разных сфер.

За это время на платформу перешли почти все подразделения Госпоркорации, при этом компании не из атомной отрасли (занимающиеся делопроизводством, HR-услугами, бухгалтерский учетом) также заинтересовались этой технологией.

Сейчас Росатом для автоматизации бухгалтерского учета использует более 150 программных роботов, но это не предел: рамки цифровой бухгалтерии будут расширяться, а сотрудники отдела бухгалтерского учета уже обучаются основам создания RPA и современных «интеллектуальных» с технологией распознавания символов (OCR).

Справка

В 2023 году SSON (Shared Services & Outsourcing Network — крупнейшее сообщество специалистов ОЦО, работающих на глобальном рынке бизнес-услуг и аутсорсинга) провело исследование, которое показало, что 92% международных ОЦО в своей работе применяют как минимум одного программного робота. Из них 35% используют более 10-ти RPA-систем, 40% собираются развивать направление программной роботизации в ближайший год, а 36% планируют сфокусироваться на AI и интеллектуальных ботах. В целом роботизация в мире достигла отметки 92%, в российских компаниях — 42%, в АО «Гринатом Простые Решения» — 78%. Наиболее привлекательны для использования программных роботов отрасли, где проводится ручной сбор статистики и формируются отчеты из данных, взятых в разных источниках.

Российская газета опубликовала данные исследования Йельского университета (США), согласно которым из-за санкций около половины из более чем 1000 зарубежных поставщиков ПО ушли с российского рынка совсем, 14% сократили свое присутствие, а 16% заняли нейтральную позицию. Многие из покинувших рынок компаний занимались IT-решениями, в том числе для комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Эксперты Ассоциации разработчиков ПО «Отечественный софт» утверждают, что в течение последних полутора лет в России было заморожено внедрение около 2000 IT-проектов.

Как выйти из этой ситуации российским компаниям и госкорпорациям, стремящимся работать с современным оборудованием и ПО?

Решение очевидно — переходить на российские IT-продукты.

Сегодня многие отечественные компании стараются максимально перевести бизнес-процессы на российское программное обеспечение — как на базовое (ERP-системы), так и на отдельные системы автоматизации бухгалтерии.

Например, в 2021 году Росатом в рамках реализации Единой цифровой стратегии запустил собственную запатентованную систему, полностью независимую от импортных технологий — Единую отраслевую систему управления качеством («ЕОС-Качество»).

Этот IT-продукт, целиком состоящий из отечественных программных решений, позволяет во много раз ускорить процессы контроля качества.

Система имеет встроенный электронный документооборот, а для взаимодействия между контрагентами и отраслевыми компаниями используются электронные подписи.

«ЕОС-Качество» позволяет системно управлять отклонениями, собирает информацию в общей базе данных Росатома, делает документооборот с поставщиками более удобным, а также выполняет функционал ушедшего зарубежного ПО для бухгалтерии, управления, HR и прочих.

Конечно, далеко не все российские компании перешли на цифровую бухгалтерию — многие частные и государственные организации до сих пор работают с привычной бумажной документацией.

Причина проста — технологичная автоматизация бухгалтерского учета и отчетности требует финансовых затрат, а ресурсы большинства компаний ограничены. Помимо этого, малый бизнес часто не нуждается в дорогостоящих IT-технологиях, потому что для тех 3 проводок в месяц, что делает их бухгалтер, вполне достаточно обычного компьютера и Excel.

Электронная бухгалтерия — это полная прозрачность расчетов и цифр, что не всегда удобно для владельцев малого бизнеса.
Если бизнесмен захочет не афишировать какую-то цифру, то автоматизация станет помехой.

Поэтому сегодня автоматизация бухгалтерских и других функций чаще применяется в компаниях, относящихся к крупному и среднему бизнесу. Ведение учета доходов и расходов вручную в таких компаниях действительно требует огромных ресурсов, поэтому электронная бухгалтерия — оптимальный вариант.

Часто в таких компаниях работают ОЦО (общие центры обслуживания), выполняющие в том числе и бухгалтерские задачи. В ОЦО все IT-платформы унифицированы, чтобы сделать его как можно более прозрачным и эффективным. Отдельную роль в системе выполняет СУЗ (система управления запросами), которая сохраняет историю всех запросов в колл-центр и транзакций в ОЦО.

Цифровая трансформация бухгалтерского учета делает проще не только жизнь сотрудников бухгалтерии, но и работу руководителей компании. В бумажным документооборотом им приходилось каждый месяц ждать конца отчетного периода и собирать горы информации с бумажных носителей.

Теперь ситуация изменилась: в любое время руководитель может запросить электронный отчет и за минуты понять, в каком финансовом состоянии находится компания. Это удобно, так как топ-менеджер может всегда быть в курсе текущей ситуации и быстро реагировать на изменения, обладая полнотой информации и принимая верные управленческие решения.