Время руководителя и сотрудников, свободное от операционки — это главный критерий роста компании. Почему так? Давайте разбираться.
Я Алексей Клепов, основатель и руководитель команды «Бот в помощь». Мы занимаемся внедрением и сопровождением Битрикс24. Сегодня я расскажу, как высвободить рабочее время сотрудников и руководителя для решения вопросов развития компании в целом.
А зачем вообще нужно выходить из операционки? Начнем с того, что монотонная работа, результат которой не несет ценности как для сотрудников, так и для руководства, приводит к выгоранию. А это состояние не сулит ничего хорошего — нет мотивации, появляются ошибки в, казалось бы, простых моментах. Еще операционка отнимает время, которое можно было бы направить на проработку стратегии бизнеса. Это ведет к упущенной выгоде: вы не получаете запланированный доход. Потому что просто некогда сесть и подумать.
Как построить бизнес-процессы в компании так, чтобы работать меньше, а успевать больше? Звучит неправдоподобно? Совсем нет. В подтверждение своих слов я разобрал сегодня 5 бизнес-процессов, которые можно автоматизировать с помощью Битрикс24, чтобы вы нашли время на что-то более глобальное, чем ежедневная операционка.
Итак, что наша команда автоматизирует практически в каждом проекте.
Бизнес-процесс №1 — Работа с заявками
Момент, который меня все еще часто удивляет: некоторые компании, несмотря на то, что на дворе XXI век, ведут учет заявок в табличках эксель. Теперь представьте, что источников заявок часто больше 10: сайт, соцсети, видеоплатформы, авито, звонки и т. д.
Почему эксель неэффективен
Потому что менеджеры не успевают качественно отрабатывать заявки из всех каналов и теряют клиентов и, соответственно, прибыль.
Как решить эту проблему
Подключить все каналы генерации заявок к Битрикс24. Заявки будут собираться в одной воронке и настроенные напоминания не дадут менеджеру забыть о потенциальном клиенте.
Как профит от этого получит компания
Менеджерам больше не придется шерстить десятки источников заявок, вся информация будет собрана в одном месте. Это экономит рабочее время, которое можно направить на решение стратегических задач. И еще — защищает от потери прибыли, ведь все клиенты точно получат свое коммерческое предложение.
Бизнес-процесс №2 — Согласование документов
Для примера возьмем процесс — согласование коммерческого предложения на внедрение Битрикс24. Его нужно оценить и быстро подписать у руководителя, проджекта и аналитика.
Почему неэффективно ходить по кабинетам и ждать подписи нужного сотрудника
Потому что это отнимает массу времени. Кто-то будет на созвоне, кто-то на выездной встрече. А если один из подписантов не согласен с тезисами КП, то забег по кабинетам начнется сначала. Клиент не будет ждать столько времени. Он уйдет к более шустрому исполнителю.
Как решить эту проблему
Настроить согласование документов в Битрикс24. Благодаря этому процессу получить одобрение того или иного документа можно в разы быстрее, чем при обычном способе сбора подписей. Как это работает смотрите здесь .
Какой профит от этого получит компания
Первое. Экономия времени сотрудника, ответственного за согласование. Второе. Если брать пример с КП — более быстрая отработка клиента, более высокие шансы на то, что вы выиграете эту сделку.
Бизнес-процесс №3 — Напоминания
Представьте, что вы заключили сделку с клиентом, отправили счет и ждете оплату, чтобы начать работу. Если денег нет в оговоренный срок, логично позвонить клиенту и напомнить об оплате. Но менеджер забыл / пропустил информацию о неоплате / социофоб. Оплаты так и нет, клиент пропал. Прощай, доход компании.
Почему напоминания от менеджеров не всегда эффективны
Здесь важную роль играет человеческий фактор, который не всегда играет на руку доходам компании.
Как решить эту проблему
В Битрикс24 с помощью триггеров и роботов можно настроить автоматическую отправку сообщений в мессенджеры. Или вовсе запустить автозвонок с напоминанием об оплате.
Какой профит от этого получит компания
В первую очередь — экономится время менеджеров. Во вторую — их нервная система, что тоже немаловажно.
Бизнес-процесс №4 — Документооборот
С заключением сделки начинается самое интересное. Нужно подготовить кучу документов: договор, приложения к нему, акты на оплату и т. д. Несмотря на то что обычно такие документы составляются по шаблону, это отнимает уйму времени. Ведь нужно внести необходимую информацию, подписать, поставить печать, отсканировать, отправить клиенту.
Почему ручной документооборот неэффективен
Хорошо, если клиент один за день. А если их 10 и они зашли одновременно? Нет, это наоборот замечательно для компании. Но не очень для менеджера, который погрязнет на весь день в реквизитах банковских счетов, ИНН-ах и расчете итоговой стоимости.
Как решить эту проблему
Одно слово — Битрикс24. Здесь легко настраивается автоматизированный документооборот: все необходимые документы можно сформировать в пару кликов. Без ошибок! Можно даже не проверять! В Битрикс24 есть еще и функция электронной подписи с клиентом. Не нужно бегать на почту, чтобы отправить контрагенту оригинал договора.
Какой профит от этого получит компания
Время. Ценное время и менеджера, и руководителя. У моей команды есть кейс, в котором за счет автоматизации документооборота компания освободила целый рабочий день менеджера. Почитать, как нам удалось достичь такого результата можно здесь.
Бизнес-процесс №5 — Взаимодействие с бухгалтерией
Представим себе компанию, где руководитель, менеджер, бухгалтер и уборщица — не одно лицо. А есть вполне себе самостоятельный отдел бухгалтерии, который занимается положенными ему делами и один из всей компании видит, кто оплатил счета.
Бухгалтерия — это всегда эффективно, но в чем здесь кроется проблема
Во взаимодействии с менеджерами. Чтобы узнать о том, оплачен счет или нет, менеджеру каждый раз приходится обращаться к бухгалтеру, ждать пока он найдет нужный счет и подтверждение оплаты. Это отнимает время уже двух специалистов.
Как решить эту проблему
В Битрикс24 можно настроить интеграцию с 1С (о ней читайте здесь) и некоторыми другими бухгалтерскими программами. Интеграция в формате «одного окна» позволяет менеджерам работать в 1С или другой программе для бухгалтеров, не покидая Битрикс24. Документы можно создавать и проводить прямо из карточки CRM: информация обновляется автоматически в обеих программах.
Какой профит от этого получит компания
Каждый сотрудник занят своим делом и не отвлекает других от работы. Меньше ошибок из-за неверной передачи информации из рук в руки. И опять же — существенная экономия времени.
Бизнес-процессы, о которых я рассказал, встречаются в 80% компаний. И если автоматизировать хотя бы их, сотрудники и руководители гарантировано получат несколько часов свободного рабочего времени. И если тратить эти часы не на разговоры за чашкой кофе, а на что-то более глобальное — рост дохода как компании, так и ее сотрудников не заставит себя долго ждать.
Делитесь в комментариях, какие бизнес-процессы отнимают у вас слишком много рабочего времени? Рассмотрю каждый случай и расскажу, как вам можно помочь.