Системы управления проектами. Полный гайд от А до Я

Система управления проектами – это набор методов и инструментов для планирования, контроля и выполнения бизнес-задач. Мы расскажем, как правильно выбрать и внедрить её в своей компании

Методы управления проектами постоянно развиваются. В дополнение к традиционным методологиям PMBOK (Project Management Body of Knowledge), Waterfall и PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) пришли Agile, SCRUM и Kanban.

Драйверы развития таких систем – гибкость, быстрота и ускорение коммуникаций. Поэтому компании обновляют эти инструменты.

Это ключ к повышению эффективности, сокращению ошибок, легкому масштабированию. И экономии ресурсов бизнеса.

Проекты компании становятся более прозрачными. Сотрудники могут планировать точнее. А топ-менеджеры – тщательно контролировать и улучшать операционные показатели.

Также система помогает улучшать коммуникации между участниками проекта.

В итоге, организация достигает своих целей быстрее, эффективнее и с меньшими затратами.

Система управления проектами внедряется с помощью специального ПО. Они позволяют компаниям создавать структурированную, эффективную и адаптируемую среду для управления задачами.

Кстати.

В современных версиях такого ПО уже давно есть встроенный корпоративный мессенджер и инструмент для совместной работы с документами.

Также все эти функции есть в онлайн-сервисах для бизнеса. Например, в Битрикс24.

Ключевая цель автоматизации — повысить прибыль бизнеса. А также – оптимизировать операционные процессы в компании. Сделать их прозрачнее, упростить отчетность.

Упрощение и ускорение планирования

Системы автоматизации помогают контролировать загрузку сотрудников.

Например.

В отделе работают два аккаунт-менеджера. Первый ушел в отпуск и передал все дела второму. Оставшийся сотрудник не справляется с количеством задач – они увеличились в два раза.

Он срывает все дедлайны и важные клиенты уходят.

Как этого избежать?

Система подскажет руководителю, как правильно перераспределить нагрузку между менеджерами.

Эффективное управление ресурсами

Программы для управления проектами помогают боссам распределять и контролировать ресурсы компании.

Например.

У магазина электроники есть склад. Софт поможет управлять задачами сотрудников, учитывать и контролировать запасы товаров, планировать и вовремя обновлять автопарк компании.

Так владельцы магазина выведут свой бизнес на новый уровень.

Отслеживание прогресса

В системах управления можно контролировать выполнение проектов, следить за сроками и отмечать прогресс.

Сервис автоматически напомнит сотрудникам о дедлайне задачи, неотвеченном сообщении или ближайшем созвоне.

Например.

Команда разработчиков должна добавить новые функции в мобильное приложение. Срок – две недели.

Тимлид должен постоянно мониторить, какая часть работы выполнена и что осталось сделать.

Автоматизация процесса будет регулярно присылать тимлиду сигналы о любых задержках и проблемах проекта.

Улучшение коммуникации и командной работы

Системы управления проектами помогают создавать структурированную и организованную среду для коммуникации. В ней команды общаются и работают намного эффективнее.

При этом, вся информация и решения хранятся в одном месте и не теряются.

Например.

Оперативность решений

Менеджерам постоянно нужен доступ к актуальным операционным данным. Это критически важно для принятия бизнес-решений.

Вот несколько ключевых факторов, которые системы управления проектами приносят в компанию:

Обновление в режиме реального времени

Это позволяет командам и менеджерам видеть актуальное состояние проекта и быстро реагировать на изменения.

Уведомления

Автоматические уведомления о важных изменениях или проблемах позволяют компаниям оперативно реагировать на кризисы или перемены.

Визуализация данных

Диаграммы, графики и дашборды делают сложную статистику и информацию простой. Например, Kanban или SCRUM. Это колоссально влияет на принятие стратегических решений.

Доступ с мобильных устройств

Многие системы предлагают мобильные приложения или адаптивные веб-интерфейсы. Это позволяет руководителям и командам принимать решения в любом месте и любое время.

Перечислим главные плюсы:

Производительность

Если автоматизировать рутину – с ней можно справляться быстрее.

Пары кликов будет достаточно, чтобы планировать, ставить задачи, назначать ответственного и контролировать выполнение проекта.

Коммуникация

Единая система – идеальная платформа для общения, комментариев по задачам и совместной работы над проектами.

В итоге, компания прокачивает корпоративную культуру. Решения становятся более взвешенными и эффективными. А сотрудники на удалёнке или распределёнке всегда чувствуют себя вовлеченными в бизнес-процессы.

Контроль и отчетность

При помощи автоматизированных систем можно составлять отчёты, контролировать бюджет, анализировать статистику и делать прогнозы.

Руководители смогут развивать компанию, опираясь на аналитику более продвинутого уровня.

Оценка эффективности работы

Только ПО для автоматизации может показать топ-менеджерам реальную продуктивность каждого сотрудника в многотысячной корпорации.

Программа будет контролировать выполнение личных и групповых задач. Без оцифровки этого сегмента невозможно выстроить прозрачную систему премирования и карьерного роста.

Снижение рисков

Автоматизация управления проектами играет важную роль в оценке и управлении рисками. Она даёт сотрудникам ряд инструментов и методик для минимизации количества угроз.

Система снижает риск человеческой ошибки через стандартизацию шаблонов, автогенерацию отчётов и прозрачную совместную работу над задачами.

Какие недостатки получит ваша организация:

Высокая стоимость внедрения и обслуживания системы (не всегда)

Некорректная автоматизация может превратиться в большую статью расходов компании – нужно платить за лицензию, обновления, поддержку и обслуживание.

Если организация внедряет систему управления проектами при помощи веб-интегратора – это тоже увеличивает стоимость.

На рынке представлено много бесплатных или бюджетных решений. Например, Битрикс24.

Проблемы при «переезде» на новый софт

Например.

Компания годами работает в архаичной устоявшейся системе – все договорённости обсуждаются лично. Сотрудники бегают с бумагами по кабинетам и собирают подписи.

Изменить это будет очень непросто. Старожилы организации могут саботировать внедрение более прогрессивного ПО. Это может привести к просадке операционных показателей бизнеса.

Хаос при адаптации

Непривычная цифровая система со своими графиками, таблицами и отчётами может усложнить операционные процессы. Это приведет к неразберихе в первые месяцы адаптации.

Представим.

Компания состоит из 10 человек. Вся рабочая переписка ведётся в Telegram. Задачи обсуждаются там же.

В этом случае не надо придумывать велосипед — для оцифровки и управления проектами компании подойдут простейшие онлайн-инструменты – классический таск-менеджер.

Программ для управления проектами очень много. Выбрать оптимальный вариант для своего бизнеса – сложно.

Вот основные параметры:

Определите главные цели внедрения

Создайте список стандартных функций и инструментов, которые нужны именно вашей организации.

Например, таск-менеджер, канбан-доска и SCRUM. Когда вы это сделаете – вам будет проще выбирать систему.

Исследуйте рынок

Изучите российский рынок. Какие системы сейчас актуальны? Какой у них функционал?

При этом учитывайте – с российского рынка ушло несколько крупных таск-трекеров, например Jira и Trello.

Для минимизации рисков лучше отдавать предпочтение отечественным сервисам. Например, Битрикс24.

Выберите несколько подходящих платформ и сравните их по функциям, стоимости и отзывам.

Не стесняйтесь обращаться за рекомендацией к специалистам и коллегам по рынку.

Выберите правильный масштаб системы

Большинство решений для управления проектами сразу позиционируют себя под конкретную аудиторию и размеры бизнеса.

Одни подходят для больших процессов, а другие — для маленьких. Разберитесь и выберите тот онлайн-сервис, который подходит именно вашей организации. И вашему размеру штата сотрудников.

Обратите внимание на безопасность системы

Узнайте, как сервис хранит, передает и защищает корпоративные данные.

Сбои и аварии случаются даже у IT-гигантов. Уделите этому особое внимание на «берегу».

Проверьте систему на совместимость с другим софтом

Большинство платформ легко интегрируется с другим программным обеспечением. Однако возможна ситуация, когда ваше IT-решение не сможет обмениваться данными с нужными вам онлайн-сервисами.

Попробуйте заранее создать список внешнего ПО, которое может понадобится вашему бизнесу в ближайшие 1-2 года.

Проверьте потенциальную совместимость вашей базовой платформы с программами из этого списка.

Например.

Ваш Битрикс24 может легко и бесшовно передавать данные в прикрученную бухгалтерию 1С.

Узнайте о качестве сопровождения и поддержки

Проведите небольшое исследование. Изучите несколько ключевых показателей, которые станут индикаторами беспроблемного обслуживания системы в будущем:

Протестируйте систему

Большинство решений для управления проектами и задачами предлагают гибкую тарифную линейку. Так вы не переплатите лишнего, но сможете полностью погрузиться в продукт.

Например, в Битрикс24 есть бесплатный тариф – он может обеспечить работу небольшой компании.

Топ-менеджеры должны поработать психологическими консультантами и «продать» коллегам идею оцифровки процессов организации.

Люди должны понять свою личную пользу и выгоду от новых цифровых инструментов. Тогда интеграция пройдет с минимальными потерями.

Расскажем вам о ключевых этапах внедрения:

Составьте план

Рассчитайте, сколько времени и средств понадобится на внедрение. Пропишите ключевые этапы.

Подготовьте отдельный план для каждого подразделения или сотрудника.

Обучите сотрудников

Проведите несколько вводных брифингов. Не усложняйте. Дайте всем командам доступ к обучающим материалам.

Если есть возможность – познакомьте неформальных лидеров с менеджерами компании-интегратора. Или создайте с ними групповые чаты.

Внедряйте постепенно

Опробуйте систему на одной небольшой задаче – например, заказе канцелярии или оформлении заявок на командировки менеджеров.

Не пытайтесь сразу обучить и погрузить в работу с новым продуктом всех сотрудников компании. Проработайте модель с одним или двумя коллегами.

Оцените эффективность внедрения

Проанализируйте главные метрики – потраченное время, финансовые расходы, вовлеченность команды, скорость операционки.

Проведите опрос сотрудников, насколько им комфортно работать с новым сервисом. Что бы они хотели изменить? Что уже сейчас помогает им в рутине?

Запланируйте новые интеграции

Попробуйте написать план новых этапов автоматизации проектов на ближайшие полгода-год. Подумайте о новых точках роста и слабых местах вашего бизнеса.

Обсудите всё с владельцами компании и внешними консультантами.

Рассмотрим главные:

CRM-системы (Customer Relationship Management Systems)

Эта система управляет продажами и взаимоотношениями с клиентами. В том числе, помогает анализировать финансы и выстраивать маркетинг в компании.

В CRM хранятся данные о покупателях, история продаж, детали переговоров, записи аудиозвонков. Всё это можно использовать для наращивания объемов продаж.

Пример: Битрикс24.

BPM-системы (Business Process Management Systems)

Этот софт создан для отладки операционки в компании. Он позволяет визуализировать и моделировать бизнес-процессы с помощью графических инструментов, таких как диаграммы потока данных или BPMN (Business Process Model and Notation).

В целом, BPM-продукты помогают топ-менеджерам в разы повысить качество управления организацией.

Примеры: Appian, Pega, IBM Business Process Manager.

Agile-методологии

Позволяют управлять проектами при помощи гибких методов, таких как SCRUM или Kanban. А также быстро адаптировать бизнес к изменениям.

Помогают командам фокусироваться на гибкости, итеративности, сотрудничестве и адаптивности в процессе разработки продуктов или решений.

Примеры: Jira, Trello, Asana, Monday.com — эти системы управления проектами сейчас недоступны для российских пользователей. Российский пример – Битрикс24

ERP (Enterprise Resource Planning)

Это глобальная система управления ключевыми бизнес-процессами корпораций. Она использует единую базу данных организации и охватывает практически все рабочие зоны.

ERP-система объединяет учёт, закупки, управление запасами, планирование продаж, производство, логистику, проекты, человеческие ресурсы.

Примеры: SAP, Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365.

SCM (Supply Chain Management)

Это программа для управления поставками предприятия. Она отвечает за хранение, движение и запасы сырья. А также за логистику готовой продукции от склада поставщика до конечного потребителя.

Примеры: Oracle SCM Cloud, SAP Integrated Business Planning (IBP), JDA.

CMS (Content Management System)

Это ПО для администрирования и управления контентом в веб-проектах.

Система помогает создавать, редактировать, организовывать и публиковать материалы на сайтах.

В CMS есть шаблоны для работы с текстом, изображениями, видео. Также популярны конструкторы сайтов — в них сотрудник может собрать из готовых блоков лендинг или интернет-магазин.

Пример: 1С-Битрикс: Управление сайтом.

HCM (Human Capital Management)

Это система для управления всеми этапами взаимодействия организации с ее сотрудниками. Найм, онбординг, управление производительностью, обучение и развитие, управление компенсациями и льготами, управление отпусками, уход.

Сегодня человеческий капитал становится ключевым фактором успеха для многих организаций. Это колоссально поднимает ценность внедрения HCM-систем.

Примеры: Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud.

С помощью платформы Битрикс24 можно упростить и оптимизировать управление проектами.

Протестируйте этот софт бесплатно или узнайте подробности на сайте.