Как контролировать аренду авто с помощью Google Таблицы?

Рассказываю, как можно отслеживать аренду авто в компании автопроката с помощью Таблицы. Удобный инструмент для анализа автопарка.

Задача:

Разработать для фирмы по аренде автомобилей систему, в которой можно отслеживать даты сдачи в аренду, возврата авто и затраты на содержание собственного автопарка.

Как это реализовано?

В таблице создается реестр клиентов с основной информацией: ФИО, ИНН, удостоверение личности, дата выдачи паспорта, адрес прописки, номер водительского удостоверения, номер телефона.

Всю инфу владелец автопроката заполняет в реестр, и далее она идет в договор. То есть реализован реестр клиентов и реестр заказов.

В заказе вводится дата, данные действующего клиента, которого добавили в реестр клиентов. Если клиент уже арендовывал машину, то его данные не нужно заново забивать. Он уже есть в базе. Владелец компании вводит данные клиента, данные машины, начало и конец аренды, суточную оплату, депозит и т.д. Данные о машине подтягиваются из справочника машин. После этого нажимает на кнопку “Сформировать договор”.

Для арендатора формируется полноценный договор, где вся информация проставляется автоматически. То есть документ можно сразу распечатать и отдать клиенту на подпись.

В реестре заказов есть начало и конец аренды. Эти данные автоматически подгружаются в Google Календарь. К примеру, человек взял машину в 11.00. эти данные отображаются в календаре. Аналогично и с датой и временем сдачи машины. Теперь владелец фирмы видит все даты и понимает, когда за машиной нужно приехать.

На основе этих же заказов сделан небольшой отдельный календарь внутри шаблона, в котором видно, когда машину оплатили и т.д. То есть, информацию по аренде можно смотреть как в Google Календаре, так и в самой таблице.

Также реализован реестр затрат на конкретную машину. Заказчик забивает данные, сколько он тратит на конкретную машину (бензин, масло, автомойку и т.д.). На основе этого собирается Cash Flow. Видны данные по машине, видно, сколько она находилась в определенном месяце в аренде, сколько принесла доходов, сколько было на нее расходов и какая в итоге получилась прибыль.

Если подытожить, то в этом решении соединен Google Календарь, автозаполнятор и внутренний календарь. Теперь у владельца автопроката все данные по его автопарку отображаются в одном месте и в удобной форме.