Время — деньги: организуем учет времени с умом
Учет рабочего времени — один из важнейших инструментов для управления любым проектом. Для чего он нужен и как именно его использовать, мы расскажем в этой статье.
Зачем вести учет времени?
- Грамотное распределение нагрузки. Идеальная схема работы проекта — это равномерная загруженность всех сотрудников и соблюдение поставленных сроков. Иначе кто-то рискует "сгореть на работе", а кто-то — посмотреть все видео с котиками в интернете. А это влияет на качество выполнения задач и эффективность достижения целей проекта.
- Контроль эффективности. Учет времени дает реальную картину вовлеченности и работоспособности сотрудника. Соотношение выполненных задач и количества рабочих часов позволит избежать ситуаций, когда проект превращается в "сказку о потерянном времени".
- Чудеса планирования. Зная, сколько времени сотрудник тратит на определенные или подобные задачи, можно более точно спрогнозировать сроки и даже результаты на отдельных этапах работы. Это дает гарантии и уверенность для выполнения планов на месяц, квартал, год и более глобальные сроки. А значит, можно рассчитывать на премии :)
- Возможности для оптимизации рабочих процессов. Данные учета времени позволяют выявить "слабые места" проекта и найти более простые пути к достижению нужных целей. Например, расширить команду, скорректировать дорожную карту или изменить систему мотивации сотрудников.
- Реальная оценка ресурсов. Если какой-то этап проекта пошел не по плану, потребовал больше времени или сотрудников, это можно зафиксировать и использовать в отчете и при дальнейшем планировании. Ведь планы, оторванные от реальности, редко выполняются или обходятся слишком дорого.
Работа любого проекта требует постоянного наблюдения, анализа и поиска наиболее удачных решений для повышения эффективности. И грамотная система учета времени — один из способов организовать качественное управление.
Как создать удобную и практичную систему учета времени?
Этим вопросом в свое время заинтересовалась команда Zetep при разработке системы ведения задач. И вот какие решения удалось найти.
- 3 метода учета времени
При настройке проекта в системе Zetep предоставляется 3 метода учета времени на выбор:
- Ручной. Каждый сотрудник самостоятельно контролирует количество часов, потраченных на работу. Эти данные суммируются и отображаются в превью.
- Таймер. При выборе данного метода внутри задачи появляется кнопка, с помощью которой сотрудник запускает и останавливает отсчет времени. Данные также фиксируются в карточке задачи. Это гораздо удобнее, чем отслеживать время работы самостоятельно. Главное не забыть вовремя остановить таймер :)
- Автоматический. Чуть более сложный в настройке, но самый простой в использовании метод. Внутри проекта устанавливается график работы и среднее количество часов в рабочем дне. Можно выбрать отдельные этапы, в которых система будет фиксировать время автоматически, а также — определенные роли сотрудников для каждого из них. Это актуально для сложных задач с несколькими исполнителями, если они работают последовательно на разных этапах: так время работы будет фиксироваться корректно для всех участников задачи. Включить автоматический учет времени можно и для наблюдателей внутри задачи. После завершения всех настроек система будет самостоятельно записывать нужное количество часов.
И хотя методы учета времени представлены на выбор, вы можете включить несколько способов или даже все одновременно. А также настроить подходящие единицы измерения для вывода данных в превью — от секунд до рабочих дней.
- Отображение зафиксированного времени внутри задачи
Данные учета времени показываются не только в превью, но и более подробно — в таблице внутри задачи. Там отображается информация о дате, методе учета и количестве времени.
Также у каждой задачи есть оценка — предполагаемое время выполнения, которое отображается в превью и внутри задачи.
Сотрудник может выставить оценку самостоятельно или получить от руководителя. Помимо этого есть функция запроса оценки — когда одному или нескольким сотрудникам необходимо указать планируемое время выполнения задачи. Из этих данных складывается итоговая оценка. И если исполнитель выполняет свою работу дольше, чем планировалось, окно учета времени становится красным.
Все это может пригодиться для наблюдателей задачи и облегчить контроль за выполнением работы. Хотя для более обширного анализа использовать данные из превью не очень удобно. Но выход есть :)
- Отчет по потраченному времени
Здесь собрана вся информация о количестве записанных часов и выполненных задач по каждому сотруднику. Необходимые данные можно отсортировать с помощью фильтра по проекту, источнику, датам и другим условиям. Это гораздо удобнее, чем собирать отчет по отдельным задачам! А подобранную по нужным условиям информацию можно экспортировать и скачать в формате Excel-таблицы. Например, оценить результаты месячной работы отдельного сотрудника или выполненные задачи целого отдела за прошедшую неделю.
Для внештатных сотрудников отчет по потраченному времени обеспечит прозрачную коммуникацию с работодателем. Возможность выгружать данные в любое удобное время за необходимый период времени облегчает подготовку актов и других документов. Также для таких работников можно настроить отдельный доступ к выбранным задачам.
Эти решения помогут вам грамотно организовать учет времени и повысить эффективность управления проектом без лишних усилий.
Система ведения задач Zetep — делаем все для комфортной и продуктивной работы!