Мы забили на Confluence и переехали в Notion

Легче не стало.

Сегодня у микрофона Лена Караулова, менеджер внутренних проектов маркетплейса Joom. Рассказываем, как мы решили перенести базу знаний и регулярное планирование из Confluence в Notion.

Этап первый: нас что-то бесило в Confluence

Мы пользовались Confluence целых два года для хранения полезных знаний и рабочих материалов большей части команд Joom, а ещё вели там планирование. 42% опрошенных сотрудников, как оказалось, этот инструмент не любили.

Вот что именно нас бесило.

Навигация за пределами знакомого вам пространства устроена сложно. Если вы не сделали шорткаты на нужные страницы, найти их будет сложно. Поиск при этом не очень помогает, если вы не знаете цитату или точную фразу из документа.

И всё это очень медленно происходит.

​С эстетикой тоже неважно. Так выглядит форматирование раскрывающегося блока

Этап второй: мы решили попробовать Notion

Первое, что видишь, — огромное количество шаблонов на любой случай жизни. Клиент Notion работает действительно быстро: переход между страницами и разделами занимает буквально секунду.

После тестирования с участием добровольцев мы пришли к выводу, что нам удастся решить проблемы с форматированием, поиском и скоростью работы.

Этап третий: переезд — это боль

Нам нужно было организовать быстрый и безболезненный переезд. Задача осложнялась тем, что у Notion нет API для автоматизации переноса, а при попытке выгрузки HTML-документов блоком из Confluence и загрузке в Notion происходит непонятное — названия папок превращаются в тыкву, не сохраняется дерево документов, не переносятся комментарии.

Простая копипаста выглядит куда проще, чем манипуляции с выгрузкой, загрузкой и последующим форматированием.

В итоге мы повезли 88 пространств и более 1000 документов вручную. По задумке это должно было помочь заодно разобраться с тем, что актуально, а от чего стоит избавиться.

Этап четвёртый: нас что-то бесит в Notion

Он очень красивый. Очень. У каждого пространства есть своя иконка и своя обложка. Наконец наш творческий потенциал раскроется в полной мере. Но есть и проблемы.

  • Не так уж он и быстро летает, когда эти самые 88 пространств перенесены. Если информации много, приходится ждать раскрытия выпадающих списков как на странице, так и в навигационном меню.

  • Можно запросто случайно удалить или куда-то переместить целые разделы с ценной информацией. Достаточно неловкого движения или кота, пробежавшего по клавиатуре. То же самое произойдёт с содержимым страницы, если она не заблокирована для изменений.

Главная кнопка в Notion. Без неё вы обречены
  • Вы переходите на страницу по ссылке, но понятия не имеете, в каком пространстве оказались. Навигационное меню об этом ничего не говорит.

  • Таблицы! Обычных таблиц нет, есть ноушенские! По сути, это база данных без возможности объединения ячеек и неубиваемым первым столбцом. Как хотите, так и приспосабливайте его. Перенос таблиц откуда угодно в Notion — боль.

​Наглядный пример: как элементарная таблица из «Google Таблиц» переносится в Notion
  • Ещё про таблицы: если их несколько на одной странице, они становятся п о д с т р а н и ц а м и. Ну ё-моё!
  • Прыгающие иконки пользователей, которые смотрят документ вместе с вами. Всё время чувство, что за вами наблюдают.
  • Поиск не так уж хорош. Результаты скорее путают, чем помогают.
  • За два месяца работы уже успел отвалиться один раз на десять минут.

Самое обидное: не очень понятно, каких улучшений и доработок стоит ожидать от Notion и стоит ли. У компании нет публичного роадмапа, поэтому в ответ на запросы мы получаем примерно такое:

We do not have plans for a public roadmap, and cannot share with you specific dates of feature releases for internal reasons.

Этап пятый: дальше-то что

Результаты опроса противоречивы. С одной стороны, 65% сотрудников готовы продолжать работать в Notion. Кто-то с радостью, кто-то без особых претензий.

С другой стороны, чувства к Confluence вспыхнули с новой силой после расставания (классика!), а сама Atlassian всерьёз взялись за обновление продукта. Даже сделала выпадающее меню по нажатию на слэш.

​Confluence — слева, Notion — справа

Ключевые проблемы: тормоза, неудобный поиск и проблемы с форматированием, решить при помощи Notion не удалось.

Что дальше:

  • Остаёмся в Notion и продолжаем переговоры по поводу доработки всего, что нас не устраивает: таблиц, навигации, поиска, быстродействия и так далее.

  • Посматриваем в сторону альтернативных инструментов на случай, если переговоры зайдут в тупик.

Напишите нам в комментариях, каким вики-сервисом пользуетесь вы и почему. А ещё проголосуйте в опросе.

А вы что предпочитаете?
Confluence
Notion​
Ни то ни другое
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать
0
98 комментариев
Написать комментарий...
Dmitry Ilyin

Я бы озаглавил статью как "от добра добра не ищут" или "не перестраивай то, что стабильно работает".
Наш очень активный гендир на предыдущем месте работы, адепт Agile, Jira и Confluence, постоянно (еженедельно!)  предлагал (и вносил!) изменения в процесс работы. Наиболее ярким был поиск подходящего мессанджера, т.к. большая часть команды была удалённая. 
Базовым был Skype, но пробовали периодически и Slack и Hangout и даже Zoom. В результате, после очередного микропаралича производственного процесса в связи с пробой очередного мессанджера я пошел к генеральному с просьбой "не мешать команде работать и остановиться на Скайпе".
Как итог - нас уже с генеральным в компании нету, а Скайп уже 4й год прекрасно используется для коммуникаций распределённой команды.
: )  

Ответить
Развернуть ветку
Joom
Автор

Такой подход тоже может работать, но он все-таки очень консервативный  🙂

Тот же Slack действительно решает многие проблемы в командной работе (это тема для отдельного поста). 

Совсем отказываться от нового не стоит, но настраивать процессы, затрагивающие целую компанию, нужно взвешенно.

Ответить
Развернуть ветку
11 комментариев
Maxim Syabro

Не "маркдауны" а "марки с особыми потребностями"

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Бугаёв

Могу вам помочь с таблицами)
Не нужно полностью их переносить в Notion, встраивайте гугл таблицы

Ответить
Развернуть ветку
Joom
Автор

Это вариант, но все равно костыльный немножко.

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Руслан Ч.

Notion реально крутой сервис. Без рекламы

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Peter Kostjukov

Не про коллективное использование ) 
Пять раз я занимался миграцией своей личной базы знаний ... 

1. Сначала это был MemPad (идеально вписывался в союз к моему TotalCommander, которым пользуюсь до сих пор)
2.  Затем я пересел на майндмепы (до сих пор сижу SimpleMindPro, но для иных целей использую).
3. Затем пересел на монстра TheBrain: The Ultimate Digital Memory, вот это был реально прорыв, позволяющий создавать не только иерархионные связи. 
4. Потом задолбали тяжелые монстры и захотелось всё делать в один быстрый клик без переключений между окнами — плагин V7 Notes для Opera. Всё стало мега-быстро ) но очень примитивно в плане содержания.
5. Сегодня перенёс всё на Notion. Слезть с него может заставить только Чебурнет = )  

Ответить
Развернуть ветку
Saucedo Puetz

давайте теперь Microsoft teams. а потом опятьв email

Ответить
Развернуть ветку
Joom
Автор

Лол кек

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Максим Хузин

А чем тимс плох :( ? У нас с этого года внедрили, только в нём и торчим.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Дмитрий Александрович

DEVONthink. Прекрасная программа для ведения базы знаний. Без "подписок по цене чашки кофе" и без хранения данных у дяди на сервере. 

Возможностей по организации информации просто море, я наверное и 10% заложенного туда функционала не потребляю.

Для команд есть редакция Server.

https://www.devontechnologies.com/apps/devonthink

Ответить
Развернуть ветку
Mike Kosulin

И работает только на iOS/macOS?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Deni Pesto

Confluence у меня тормозит сильно. Notion куда шустрее и эстетичнее.

Ответить
Развернуть ветку
Joom
Автор

А сколько у вас людей в команде и какое примерно число страниц с документами или пространств? У нас Notion бегал как молния, когда мы его тестировали примерно вдесятером.

Ответить
Развернуть ветку
10 комментариев
Doesn't Matter

Лучше бы научили ваших hr нормально общаться с соискателями. Пафоса выше крыши и мне любопытно, этому сотруднику корона на голове не мешает проходить в дверные проемы?

В срок его (примечание: тестовое задание) выполняете и отправляете обратно мне, и я его в течении нескольких дней прочитаю и оценю. Если мне понравится что там я увидел, то приглашаю вас на собеседование по Скайпу, и мы там обсуждаем вопросы любые с вашей стороны, и мои вопросы на тему опыта, ожиданий, желаний, моральных ценностей и любимой конфигурации цилиндров в автомобильном двигателе.
Я немного занят сейчас, поэтому оценка и проверка займет немного времени, но я надеюсь что к вечеру пятницы я смогу вам отписаться и либо пригласить на собеседование, либо отказать.

А фидбэк о тестовом задании я так и не дождался, даже после напоминания о себе. Куда уж нам рабам :) 

Ответить
Развернуть ветку
Julia Bokova

Я руковожу рекрутментом в Joom. Мне очень грустно, что все так получилось:(

Мы вам в имейле объясним, что произошло.

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Malove

Спасибо, пополнил чёрный список)

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Pakhar

У Яндекса есть https://connect.yandex.ru/wiki 
Пользовался внутренней, она классная была. Наружу, надеюсь, тоже хорошо сделали. 

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Ужасная она снаружи) Надо перевести всех на наружнию)

Ответить
Развернуть ветку
Yury

У любого сервиса будет немало функционала, который вам не нужен, а то что нужно именно вам будут работать не идеально, и чем более специфичны будут задачи у команды, тем меньше будет подходить сервис. Если есть ресурс, делайте свое. 

Ответить
Развернуть ветку
Данил Марков

Господи помилуй, сделайте сайт для Вики. Фигачьте его на вордпрессе с редактированием страниц. Или вообще папки и файлы на гуглодоке

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

Редактор в вордпрессе повесился на 16 странице текста. Гуглодокс - тянет где-то до 60, если в середине не редактировать. А документы по 200-500 страниц - не редкость.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Ivan

Пилим сервис https://mybase.pro 

Один из наших акцентов – в базе знаний есть социальные механники (карма, рейтинги, лайки, комменты), вовлекающие в изучение и переиспользование знаний. А так же конструктор тестов и курсов, по накопленным знаниям (для быстрого внедрения новичков и закрепления знаний у старичков 😁) 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Юрий Крупин

Notion здорово, но чем больше данных, тем больше тормоза. Красости в виде иконок и титул-фото приходится не использовать, тк они замедляют загрузку страниц. Поиск и правда не ахти..

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Бугаёв

А он тормозит и на веб и на десктоп приложении?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Алексей Струков

Я пользовался многими сервисами по созданию баз-знаний, сейчас временно остановился на Bear, но лишь потому, что устал мигрировать туда-сюда)

Notion разочаровал тормозами и кривостью мобильного приложения.

Из более-менее нормального пользовался Slite еще, возможно вам понравится. Ушел с него лишь по причине кривой верстки таблиц и косяков с клавиатурой на андроиде (но вроде недавно они починили это).

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Gosha

Notion — очень слаб как текстовый редактор, надеюсь в будущем будут обновления в этом направлении.

А так продукт шустрый, пользуюсь уже больше года.

Ответить
Развернуть ветку
Mike Espoo

 А мы перевели все в AirTable...

Ответить
Развернуть ветку
Станислав Щербаков

Только MediaWiki, только хардкор!

Ответить
Развернуть ветку
ValKo

Пользовал confluence - очень напоминало сайты из 2000. Очень был недоволен. 

но лучше работать там , где есть сапорт и апдейт. 

хотя вот есть Аутлук есть и сапорт и апдейты, а как было полено так и осталось.

Ответить
Развернуть ветку
Ivan

Не пойму, кому вообще и ЗАЧЕМ нужен маркдаун? Кто знает? Зачем эти страдания при форматировании и почему они такие популярные в узких кругах?

Ответить
Развернуть ветку
Nikita Chubov

Согласен, что гиковская тема, такой недо LaTeX там, где без него было бы удобнее. Бесит в Jira: и маркдаун кастратный, и wysiwyg кривой. 

Ответить
Развернуть ветку
Запасной колос

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Joom
Автор

В казино так и проиграть можно.

Ответить
Развернуть ветку
Marat Kiniabulatov

Я как Atlassian Community-заведующий страдаю на разных проектах и от одного, и от другого :)

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

А чего там страдать-то? Только память подкидывай. :)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Alexey Leshchenko

Dropbox Paper очень хорош и бесплатен

Таблицы, правда, простецкие по теперешним меркам. Но работа с задачами функциональнее, чем в notion.

Хорошие уведомления.

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Soloviev

Confluence недавно обновился и стал очень неплох! Плюс всякие плагины и т.п.

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Браиловский

Вот я и дожил до момента когда конфл, становление которого я наблюдал, провозгласили легаси

Ответить
Развернуть ветку
Мсье Риддлер

Так менеджерам надо оправдывать свое существование, а то если все автоматизировать так можно и уволить половину 🤫

Ответить
Развернуть ветку
ЯжПрограммист

Confluence популярен не потому что в нем нет проблем, а потому что реально хорош (среди всех остальных альтернатив) и гибкий в настройке. А проблемы есть в любой системе, но проблемы нужно решать а не менять их на другие проблемы, что за странный подход.

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Loginov

Всякий переезд хорош только по началу. Потом и новая система засирается и хочется начать опять с чистого листа

Ответить
Развернуть ветку
Michael Dubakov

Самое время перейти с Notion на Fibery (пока не поздно)

https://fibery.io/anxiety

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Larionov

Попробуйте QUIP. В вашем случае при использовании большого кол-ва документов он будет оправдан. 

Ответить
Развернуть ветку
Eugene Danilov

И QIP в качестве мессенджера

Ответить
Развернуть ветку
Вадим Кондратьев

Наше всё

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Demidenko

Мы разработали простенькое решение для автоматической миграции https://github.com/startmatter/confluence2notion

Ответить
Развернуть ветку
Александра Кочанова

Спасибо и за подробный обзор, и за юмор, и за картиночки ;)

Ответить
Развернуть ветку
Anastasia Sarana

Confluence очень гибкий в настройке, внешний вид легко исправляется плагинами (можно даже кастомизировать под ваш бренд). Если возникают какие-то проблемы с Confluence, то легче сначала оценить его состояние в целом и узнать о возможных проблемах. В рамках такого хелсчека мы проверяем, насколько эффективно используется приложение и лицензии. Иногда для улучшения производительности достаточно немного его "почистить" с помощью скриптов (https://polontech.com/ru/blog/kastomnye-scripty-dlia-confluence/). Они помогают оптимизировать систему, чтобы в дальнейшем можно было принять правильное решение и не прибегать к постоянным миграциям с одного инструмента на другой

Ответить
Развернуть ветку
Павел Филатов

Попробуйте Readmine.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 98 комментариев
null