Как выбрать систему для управления проектами
Ищите подходящую программу для управления задачами? Сейчас поможем. Сделали весьма придирчивое и подробное руководство с перечнем функций, по которым нужно оценить будущую программу
Полный чек-лист для выбора системы управления проектами в Базе знаний WEEEK
❗В этой статье мы говорим только о таск-менеджерах (Потому что ещё есть мессенджеры, CRM-системы, всякие программы для контроля финансов…)
Зачем нужна программа для управления задачами
Большая часть удачных проектов, согласно статистике, реализуется при помощи сервисов по управлению проектами. А с учётом перспектив перехода на удалённую работу рабочие процессы и дальше будут стремиться к дистанционному управлению.
Дело хорошее!
Вот наши за и против:
✅ Командная работа сосредоточена в едином окне и вся как на ладони. Это облегчает контроль, поиск информации и помогает следить за равномерной нагрузкой команды без хождений по чатам и спрашиваний «Как дела с задачей?»
✅ Задачи под контролем. Достаточно записать и зафиксировать задачу — и о ней уже непросто будет забыть
✅ Быстрый доступ к данным и их (относительная) безопасность. Бумажные планировщики легко потерять или повредить — электронные же защищены от посягательств. Если интернет есть. И если он не лёг
✅ Оптимизация работы. Одно окно для ввода информации, одно окно для вывода – отличное решение, если надо как-то собрать сотрудников. И есть возможность контролировать время и результативность
❌ Привязка к сервисам. Технический сбой, нестабильная работа интернета, Trello ушёл — работа тормозит или вообще встала
❌ Задача не записана в планировщике — значит, она не существует. Если не записать задачу в планировщик, то её тут же забудут и проигнорят. И никакой тебе спонтанности, смол-токов у куллера. Надо, чтобы кто-то что-то сделал: через программу, пожалст-с!
❌ Хаос. Начнётся, если команда не использует планировщик по единым правилам
Короче. Цифровой планировщик позволяет команде эффективнее работать вместе, упростить процессы контроля и хранения данных и максимально использовать ресурсы и время. Это нужный инструмент для современных команд — особенно для удалённых. Особенно для амбициозных. И, конечно, есть недостатки и пункты под звёздочкой.
А теперь к отбору сервисов.
Первое, о чём подумать при выборе программы по управлению проектами
Выбор сервиса для управления проектами можно сравнить с выбором инструмента для работы. Вы не станете копать землю ложкой или забивать гвоздь тарелкой. Так что надо сразу понять, что конкретно нужно — тарелка для еды, молоток для гвоздей, лопата для земли.
- Определить главные процессы бизнеса, которые будут охватываться системой (почитать подробнее)
- Объём проекта
- Размер команды, которая перейдёт в сервис
- Метод работы: синхронный или асинхронный (это значит — в одном ли часовом поясе команда или в разных, удалённо или под крышей одного офиса)
- Ориентировочный бюджет
- Какие задачи и проблемы нужно решить с помощью программы
- Поддержка языка, который использует команда.
Важно учесть и другое. Если команда никогда не вела дела вот так, в цифровом инструменте, то им будет тяжело работать со сложными интерфейсами и изобилием функций (Иными словами, не надо сажать всех новичков на мощный, но сложный Битрикс, начни с чего попроще).
Это фундаментальные моменты — а теперь к функциям.
Функции для процессов бизнеса
Чтобы правильно подобрать пакет функций, необходимо выяснить следующие моменты:
➡ Используются ли в компании методики управления проектами
Agile, Scrum, Waterfall, Канбан и прочие. Если да, то необходима программа, которая интегрируется в такой тип работы.
Полезные функции здесь:
- Настраиваемые доски. Можно создать их несколько в одном проекте, перемещать колонки и карточки на досках в проекте и между проектами, красить цветом, детализировать и т.п.
- Автоматизация досок. Например, сервис автоматически уведомляет исполнителей, когда задача перемещается из одной колонки в другую. Или предупреждает о превышении WIP-лимитов.
- Доска в доске. В этом случае в одном экране откроются две доски, одна поверх другой. Это позволит оптимизировать работу тем, кто выполняет несколько задач одновременно. Классная фича для разработчиков!
➡ Есть ли долгосрочное планирование, которое важно всей команде
Или — необходимо ли сотрудникам постоянно иметь доступ к документам долгосрочного планирования, видеть дорожную карту и вообще всячески сохранять контакт с главными целями компании.
Здесь выделяем несколько полезных функций:
- Можно поставить длительный срок у задач и проектов (от нескольких дней до нескольких месяцев)
- Есть инструменты визуализации длительных проектов (Гант, таймлайны, доски)
- Инструменты для постановки и мониторинга целей (Вроде целей по OKR)
- Наличие базы документов с быстрым доступом (Там можно хранить, к примеру, концепции, описание стратегии)
➡ Какое у вас в команде количество проектов и процессов
Чем крупнее проект, тем больше в команде отделов и всяких проектов. Масштабные проекты вообще часто имеют различные филиалы либо географически распределены.
Полезные функции здесь:
- Позволяет создавать отдельные проекты в общем рабочем пространстве и управлять портфелем проектов
- Разделение прав доступа и конфиденциальности для разных команд
- Инструменты сортировки — чтобы ориентироваться в куче задач
➡ Применяются ли инструменты приоритизации задач
Здесь полезные функции:
- Маркеры и тегирование
- Встроенные инструменты приоритизации (вроде матрицы Эйзенхауэра или хотя бы статусы приоритетов)
- Готовые инструменты для контроля приоритетов и работы. К примеру, готовый инструмент для формирования бэклога продукта или спринта.
Заходите и тестируйте WEEEK. Это бесплатно и без ограничений по времени
➡ Имеются ли нестандартные бизнес-процессы
Функции здесь:
- Пользовательские поля в задачах. Увеличивают возможности детализации, делают задачу более информативной
- Изменяемые шаблоны. Которые можно взять и поменять под свои конкретные задачи
➡ С кем ведётся работа: с заказчиками или сторонними подрядчиками
Полезные функции:
- Гибкая настройка конфиденциальности и вариативность видов доступа. Это ограниченный доступ к некоторым функциям, пользовательские роли, гостевой доступ и так далее
- Возможность делиться рабочим пространством. Чтобы документы, календари и всё остальное можно было показывать заказчикам, но при этом не засветить внутренние детали. И чтобы никто ничего не поломал
Функции для работы команды
Снова отталкиваемся от того, что принято в компании, как в ней построена работа и какие отношения у вас с сотрудниками.
➡ Следит ли компания за рабочим временем и занятостью работников
Полезные функции:
- Отслеживание времени на задаче. Пригодится и для трекинга затраченного времени, чтобы работать эффективнее, и для подсчёта почасовой зарплаты
- Полная аналитика. Включая оценку рабочего дня в целом, количество задач и проектов у каждого пользователя
- Функция удалённого мониторинга активности пользователя. Ну, если вы, например, хотите получать скрин рабочего пространства пользователя каждые полчаса и другие биг-браза-вотчинг-ю функции
➡ Разнообразие и количество человек в команде
Полезные функции:
- Настройка кастомных ролей. К примеру, выдача администраторских прав нескольким пользователям
- Страница пользователя. На ней можно указать, например, его контактные данные или график работы
- Назначение нескольких исполнителей на одну задачу
- Функция подписчика на задачу. Возможность наблюдать за ходом работы, не будучи исполнителем
➡ Необходимость инструментов для работы с удалённой командой
Тут полезные функции:
- Отслеживание активности пользователей. Помогает следить за нахождением в сети, количеством времени, которое тратится на работу
- Общение. Например, с помощью встроенного чата или комментариев к задаче
- Страница пользователя. Да, опять, но в этот раз про то, что там можно указать часовой пояс работы пользователя (к примеру)
Всякие приятности и дополнительные возможности
- Мобильная версия. Чтобы все задачи были под рукой
- Напоминания и уведомления. Чтобы ничего не забывать
- Интеграции с другими сервисами. Чтобы не ходить туда-сюда от сервиса к сервису
- Встроенная база знаний для документации. Чтобы хранить документы, регламенты, всякие штуки по работе там же, где работает вся команда
- Встроенная CRM-система. Чтобы вести сделки и клиентов.
- Встроенные таймеры Помодоро или медитации. Просто для прикола. Ну и где-то для повышения эффективности
- Кастомизация внешнего вида интерфейса. Потому что это приятно
Ищем подходящий сервис и испытываем его
Один из самых долгих этапов. Зато теперь ясно, что именно от сервиса вам нужно.
➡ Найдите подборку сервисов и проверьте их на соответствие требованиям Предлагаем вот такие подборки:
➡ Изучите сайт сервиса
Как правило, на сайтах сервисы публикуют краткие обзоры своих киллер-фич и обо всём рассказывают. Изучите, этого хватит, чтобы отбросить большую часть и оставить парочку для дальнейшей пробы
➡ Регистрируйтесь и тестируйте
Как говорится, человеку сложно понять то, чего он не испытывал, так что регистрируйтесь в сервисе, пробуйте, тыкайте
➡ Если есть бесплатная демонстрация, воспользуйтесь ею
Там всё покажут, расскажут, даже бизнес-процессы построить помогут. У WEEEK, кстати, есть бесплатные демки — велком!