Интеллектуальный архив — комплексная база знаний о бизнесе: как подобные решения помогают сотрудникам компании

В каждой организации накапливается огромный объем формализованных и неформализованных документов: договоры, заявления, счета-фактуры и многое другое — в бумажном и цифровом виде. Для эффективного сбора и структурирования такой информации используются специализированные решения. Об одном из них — комплексном интеллектуальном архиве — рассказывает ведущий менеджер по развитию технологической экспертизы SL Soft Светлана Гаранкина.

Информационные потоки, с которыми взаимодействуют компании, делятся на две большие группы: неструктурированные и структурированные данные. Каждая группа, безусловно, представляет интерес для аналитиков, но в настоящее время востребованы они по-разному. Так, по данным АПКИТ, за последние два года человечество сгенерировало 90% всех мировых данных — из них около 20% являются структурированными, а 80% — неструктурированными. В то же время организации активно анализируют 50% имеющихся у них структурированных данных и всего лишь 1% неструктурированных.

Структурированные данные (любые, содержащиеся в базах данных — слова, числа, символы в упорядоченном формате) хорошо понятны и нам, и обрабатывающим их системам. У них заранее определена модель, они требуют меньше пространства для хранения, легче в управлении и защите информации.

Неструктурированные данные (файловые базы данных, изображения, текст, аудио, видео) до сих пор плохо поддаются анализу. В информационной среде они генерируются постоянно и формируют нескончаемый объем контента. Его источниками могут выступать не только люди, но и другие системы. Массив таких данных растет лавинообразно: по статистике, их объем в компаниях увеличивается на 55–65% в год. Для их хранения требуются большие серверные мощности, ими сложно управлять, их сложно защищать, классифицировать и т. д. Но в таких данных содержится самая большая ценность. Преимущественно на их основе и создается интеллектуальный капитал — база знаний, способная при правильном применении существенно повысить эффективность бизнеса.

Чтобы конвертировать информацию в знания, необходимо решить две задачи. Во-первых — с помощью различных инструментов аналитики научиться понимать, какая в компании есть неструктурированная информация и как можно ее извлечь для использования в операционной бизнес-деятельности. Во-вторых, когда уже создана достаточная интеллектуальная база по разным бизнес-областям (HR, закупки, маркетинг, продажи), конечных пользователей нужно научить работать с этими данными, применять их в конкретных сценариях.

Для этого у нас существует апробированное решение — интеллектуальный архив на базе «Цитрос Архив» для хранения любых документов, включая юридически значимые. Он содержит инструменты, позволяющие аналитикам в режиме Low-Code формировать бизнес-процессы, интерфейсы и создавать отчеты. Архив может применяться для разных специфических направлений: управление клиентским досье, закупочной, транспортной, финансовой, проектной, кадровой, технической, архивной, юридической и договорной документацией. Он также позволяет хранить потоковые данные с устройств видеонаблюдения, регистрирующих различные факты нарушений с помощью системы видеоаналитики.

«Цитрос Архив» содержит интеллектуальные модули оцифровки документов с импортом данных из разных источников и классификации текстовой информации. Благодаря интеграции продукта с другими системами SL Soft, он может быть дополнен сервисами роботизации рутинных операций с помощью цифровых ассистентов, проверки документов на соответствие законодательству, быстрого поиска целостной информации и формирования отчетов. В качестве корпоративного контента могут использоваться не только документы, но и графические файлы, видеоролики, текстовые обращения и т. д.

Ключевая ценность решения в том, что неструктурированная информация, которая попадает в архив, автоматически преобразуется в подходящий для аналитики и дальнейшего использования вид. Для работы с «обычными» электронными архивами требуется тратить значительное время на создание карточек с атрибутами (и заполнять их вручную). В интеллектуальном архиве этот процесс происходит автоматически.

Интеллектуальный архив выполняет два основных процесса: первый — сбор и структурирование информации, второй — аналитика с выдачей ответов на неформализованные запросы. Решение имеет функциональные компоненты, значительно упрощающие ежедневную работу с любыми данными. Например, если пользователь имеет дело с бумажным документом или работает с графическим изображением, встроенный в «Цитрос Архив» модуль оцифровки документов может конвертировать отдельные символы и слова в электронный машиночитаемый текст, распознать его, классифицировать, выделить атрибуты и уже после этого отправить на хранение в систему.

Если мы понимаем, что в бизнес-процесс вовлекаются дополнительные внутренние или внешние источники данных, с которыми необходимо интегрироваться, мы можем использовать сервис роботизации. С помощью инструмента ROBIN за 1-2 недели создается робот, который будет подключаться к различным источникам и наполнять базу знаний в «Цитрос Архив».

Далее может быть задействован сервис интеллектуального анализа неструктурированных данных «Преферентум» на основе ML-технологий. Он отвечает за индексирование, выделение фактов и их взаимосвязей. Благодаря этому система может «понять», какая именно информация хранится в документе. Причем индексирование и выделение фактов выполняется без участия человека: когда документ попадет в «Цитрос Архив», это происходит автоматически.

Сервис «Преферентум» позволяет отправлять запросы в систему на естественном языке и моментально получить релевантные ответы в табличном виде с возможностью перехода к связанным документам.

Приведу несколько практических примеров — какие задачи можно предложить системе для выполнения.

Если запросить у решения «Сколько всего коммерческих предложений существует в компании?», оно выдаст определенный ответ в соответствии с базой данных. Если уточнить, сколько из них получено за последние два года, оно автоматически выполнит нужную фильтрацию. Система способна и быстро выполнять более сложные, многокомпонентные запросы: например, «Покажи ТКП, их стоимость и поставщиков по техподдержке». И после этого пользователь может раскрыть каждую карточку по коммерческому подразделению, по поставщику и т. д., чтобы посмотреть детальную информацию.

Второй пример — запрос целевой информации, выдача релевантного ответа, автоматическая проверка информации на внешних реестрах с помощью роботов. Менеджер по закупкам запрашивает информацию о поставщиках: «Покажи мне поставщика и его e-mail для дальнейшей рассылки коммерческих предложений». И уже на этом этапе мы можем проверить контрагентов во внешнем реестре недобросовестных поставщиков. Система запускает робота, который отслеживает данные о подрядчиках в реестре. Такую процедуру проводят в разных компаниях как ИБ-подразделения, так и менеджеры по продажам.

Третий пример — анализ массивов данных из «Цитрос Архив» и визуализация преднастроенных метрик с помощью инструментов Polymatica. Например, можно мониторить количество поставщиков, коммерческих предложений, среднюю цену и т. д. на основе информации из документов. Их можно представить в виде графиков, ранжировать, выявлять отклонения и т. д.

Интеллектуальный архив позволяет решить большое количество практических задач сотрудников компании. Используя привычный разговорный язык, они могут быстро находить соответствующую информацию, в ходе одного запроса получить консолидированный ответ по множеству источников. Расширяется доступ к кросс-функциональной информации — системам департамента закупок, планового, юридического, договорного отделов, департамента безопасности, бухгалтерии, департамента по контролю соответствия ВНД.

Интеллектуальный архив повышает производительность труда, качество и скорость принятия решений, создает условия для эффективного управления знаниями.