Инвентаризация — только вершина айсберга. Что скрывается за идеальным порядком?
Представьте: в магазине идеальный порядок, все полки аккуратно заполнены товаром, склад сияет чистотой, а в системе учёта — всё чётко, как в аптеке. Но стоит начать инвентаризацию, выясняется, что «идеальный порядок» — это красивая картинка, под которой скрывается хаос.
Пропажи товара, несоответствие остатков, бесконечные пересчёты, внезапно обнаруженные неликвиды, которые никто не заказывал, но кто-то за них заплатил… Знакомо?
Инвентаризация — это не просто «пересчитать коробки». Это процесс, который влияет на всю цепочку: от закупок до продаж, от склада до кассы. Но если выполнять его вручную — с блокнотом и ручкой — то бизнес теряет деньги на каждом этапе.
Давайте разберёмся, что на самом деле происходит в магазинах, на складах и производствах, когда инвентаризация остаётся «на бумаге». И главное — как это исправить.
Что скрывается за ручной инвентаризацией?
Магазины: где пропадает прибыль?
Вы закрываете торговый зал на инвентаризацию, сотрудники судорожно пересчитывают товар, а потом оказывается, что в системе числится 100 штук, а на полках расставлено 92. Куда делись 8? Может, украли? Не догрузили? Кто-то ошибся при прошлом пересчёте?
А теперь представьте, что таких позиций — тысячи. Каждая ошибка — это:
- Потерянная прибыль
Если товар есть в учёте, но его нет на полке — его нельзя продать.
- Лишние закупки
Система показывает «нулевой остаток», но фактически товар есть, а вы об этом не знаете, вы заказываете новую партию, хотя она не нужна. - Недовольные клиенты
Ищут товар, а его нет, хотя «в компьютере должен быть».
Всё это — следствие пересортицы, которой можно было бы избежать. Как и накопления залежей неликвидов — товаров, которые годами пылятся на складе, но их никто не видит (за них уже заплатили, но они не продаются). Почему так происходит? Потому что учёт «плавает».
Склады: фантомы и мёртвые зоны
Казалось бы, склад — это просто большое помещение с кучей коробок разного размера. Но на практике оно больше напоминает лабиринт, где одни товары «пропадают», другие внезапно «размножаются», а третьи годами лежат мёртвым грузом. И самое обидное в том, что вы платите за всё это пространство и не дополучаете прибыль, потому что ручной учёт давно перестал справляться с реальными объёмами.
На складе бардак, даже если внешне всё аккуратно. Потому что:
- Товар есть в системе, но его нет физически (и наоборот). В итоге заказчик ждёт отгрузку, а вам нечего ему отдать.
- Сроки годности путаются — FIFO/FEFO работает только в теории, а на практике отгружают что под руку попадётся.
- Неликвиды становятся «невидимками» — их не списывают, не продают, но они продолжают висеть на балансе.
А ещё ручная инвентаризация на складе — это часы (а то и дни) простоя. Пока всё пересчитывают, грузчики стоят, машины ждут, клиенты нервничают. Либо инвентаризации вообще не проводят годами.
Производство: когда сырьё «испаряется»
На производстве каждая копейка — на счету, но ручная инвентаризация превращает точный расчёт в лотерею: то комплектующих не хватает в самый ответственный момент, то готовая продукция «не сходится» с планом, то склады забиты ненужными запасами «на всякий случай». А если ещё и товарный запас ведётся в Excel… В итоге — простой, перерасход и головная боль вместо чёткого производственного процесса.
Поэтому на производстве ошибки в учёте ощущаются ещё больнее. Представьте:
- Сырьё «потерялось» — и линия встала, так как не хватает комплектующих.
- Готовая продукция не сходится с планом — то ли перепроизводство, то ли брак, то ли просто кто-то неправильно посчитал.
- Деньги заморожены в избыточных запасах — купили «с небольшим хвостиком», а он годами не используется.
Всё это — последствия ручного учёта.
Автоматизация: как превратить инвентаризацию из головной боли в инструмент прибыли
Что меняется с ТСД и мобильными решениями?
Представьте, что инвентаризация больше не выглядит как многочасовой квест с блокнотами и кричащими сотрудниками. Сканер в руках — и каждая коробка учтена за секунды, данные сразу в системе, а расхождения выявляются автоматически. Это не будущее — это уже рабочий процесс компаний, которые устали терять деньги на рутине. Да, они 3 раза быстрее пересчитывают товары, и ошибок у них почти нет.
Как это работает?
- Сканируете штрихкод — данные сразу попадают в систему. Никаких бумажек, никакого «внесём потом».
- Онлайн-синхронизация — 1С или WMS обновляются в реальном времени (можно настроить автообновление данных раз в 1,5 минуты).
- Контроль на каждом этапе — если товар не там, где должен быть, система сразу покажет.
Какие выгоды получает бизнес?
Когда цифры в системе наконец-то совпадают с реальностью, происходит магия: недостачи перестают «съедать» прибыль, залежавшиеся товары находят покупателей, а склады начинают работать как часы. И всё это — не благодаря сверхусилиям персонала, а потому что автоматизация берёт на себя ту самую «грязную работу», которая раньше стоила бизнесу нервов и денег.
- Деньги перестают «утекать» — меньше недостач, меньше пересортицы, меньше краж.
- Неликвиды наконец-то видны — можно распродать, списать или хотя бы перестать закупать лишнее.
- Склады и магазины работают быстрее — нет простоев из-за бесконечных пересчётов.
- Логистика становится точнее — вы в режиме реального времени видите, что есть на складе, и можете планировать отгрузки без сюрпризов.
Как изменился учёт после автоматизации: реальные примеры из практики
Описанные в таблице истории успеха вы можете почитать по ссылкам:
Как читать эту таблицу:
- Сравните с вашей ситуацией — если узнали хотя бы 2 пункта из колонки «ДО», вы теряете деньги.
- Оцените потенциал — подсчитайте, сколько сэкономили бы с результатами из колонки «ПОСЛЕ».
- Действуйте — все решения уже работают в компаниях вашей отрасли.
Почему это сработает и у вас?
Эти компании — не исключение. Их проблемы типичны для:
- Розницы с маркированными товарами (как «Низкоцен»).
- Складов с 10 000+ товарных позиций (как «Шарташская»).
- Производством с жёстким нормированием (как «Академия вкусных блюд»).
«Это же сложно/дорого/нам не подходит!», или настоящая цена ручного учёта
Каждый раз, когда заходит речь об автоматизации, мы слышим одни и те же возражения. И они всегда звучат разумно — до первого подсчёта реальных убытков. Давайте разберёмся, во что на самом деле обходятся эти «разумные» аргументы.
Автоматизация — это дорого
50 000 рублей за терминал сбора данных со специализированным программным обеспечением кажутся серьёзной суммой? Тогда посчитайте:
- Штраф за ошибку в ЕГАИС — до 200 000 рублей (а их бывает несколько в год).
- Потеря 8% товара из-за учётных ошибок — это 400 000 рублей при обороте в 5 млн.
- Зарплата сотрудника, который месяц в год только пересчитывает товар — от 60 тысяч.
Автоматизация окупается за 2-3 месяца. А дальше — начинает приносить прибыль.
У нас маленький бизнес — зачем нам это?
Маленький бизнес — значит, каждая копейка на счету. Но:
- На 1000 позиций вы тратите 15 часов в месяц на учёт (пересчитать товары, свести остатки, перепроверить). А это 180 часов в год.
- Это месяц работы сотрудника, который мог бы приносить доход.
- Ошибки в заказах из-за «плавающих« остатков — равно потеря лояльности клиентов.
Наши сотрудники не справятся!
Вот что говорят наши клиенты: «Боялись, что не освоят. На деле интеграторы за 30 минут провели обучение. Теперь персонал удивляется, как раньше жили с блокнотами».
Правда в том, что автоматизация не усложняет, а упрощает жизнь. Потому что:- Сканер берёт на себя ответственность за пересчёт и передачу данных в систему учёта, которая раньше лежала на сотрудниках.- Автопроверка вместо двойного пересчёта.- Чёткие инструкции вместо «как привыкли».
Что дальше?
Автоматизация учёта — это старт для новых возможностей и стратегическое преимущество. Когда у вас есть точные данные по остаткам здесь и сейчас, вы можете прогнозировать спрос, оптимизировать закупки и даже договариваться с поставщиками на более выгодных условиях.
По сути, вы перестаёте бесконечно «латать дыры» и начинаете наконец управлять бизнесом:
- Точные данные — равно точные прогнозы. Вы видите, какие товары залёживаются, а какие уходят «как горячие пирожки», и корректируете закупки.
- Меньше рутины — больше стратегии. Сотрудники не тратят время на пересчёты, а занимаются тем, что действительно приносит прибыль.
- Бизнес масштабируется без хаоса. Чем больше товаров и складов — тем важнее чёткий учёт.
Заключение
Если после каждой инвентаризации вы обнаруживаете, что «что-то не сходится», значит, ваш бизнес теряет деньги. Но хорошая новость в том, что это можно исправить.
Автоматизация учёта — это не «ещё одна статья расходов», а инвестиция, которая окупается очень быстро. Меньше потерь, меньше нервов, больше прибыли.
Так, может, пора перестать считать вручную и начать считать деньги?
P.S. Если после прочтения вы задумались, сколько ваш бизнес теряет на ручном учёте, — это уже первый шаг к изменениям. Второй шаг — попробовать автоматизацию. А там, глядишь, и неликвиды волшебным образом найдут своих покупателей.