5 простых технических правил компании для повышения эффективности работы офиса
Практически все наемные сотрудники имеют дело с той или иной техникой, и элементарные, казалось бы, манипуляции зачастую могут ввести в ступор и тормозить рабочие процессы. Мы в Summit Group испробовали множество способов их оптимизации, и вот к каким выводам пришли...
Чем меньше сервисов, тем лучше.
Каждый сервис или ПО требует обучения, инструкции, обслуживания. В результате нагрузка на сотрудников технической поддержки возрастает, а рядовым пользователям приходится усваивать большие объемы новых знаний. Поэтому мы решили использовать «службу одного окна». В нашем случае выбор пал на Bitrix24. В нём автоматизированы все основные внутренние бизнес-процессы. То есть все, кроме работы с внешними пользователями (контрагентами, партнерами и др.): общение, постановка задач, частное и командное планирование, согласование, документооборот, архивирование, обучение и др. Это существенно экономит время, когда ты знаешь, что всё хранится в одном месте и, при правильном использовании сервиса, можно найти всё, что угодно, в любой момент.
Прежде, чем звать IT, возьми и «перезагрузи».
Элементарные ошибки в системе решаются этим простым действием. Компьютерам, как и людям, бывает нужно перезагрузиться, и ошибки уходят. Поэтому наш разговор с техподдержкой начинается со слов «я уже перезагрузил и не помогло».
Информирование о массовых инцидентах.
Когда запланированы какие-то работы, которые затронут пользователей или случается что-то непредвиденное, IT информируют всех других сотрудников без исключения в общем чате. Так мы не тратим время для выяснения «что случилось», а сразу переключаемся на работу, не связанную с временно недоступным функционалом.
Анализ обращений в техническую поддержку.
На еженедельной основе руководитель техподдержки оценивает количество поступивших обращений, тематику и скорость выполнения задач. Этот анализ помогает регулярной автоматизации решений и доработке процессов.
Быстрый компьютер – качественный результат.
Мы заметили, что, чем меньше скорость работы компьютера, тем выше вероятность отвлечения сотрудника. Например, сотрудник нажал на кнопку и компьютер стал «усиленно думать». При этом человеку не хочется сидеть и ждать просто так. Он наливает чай, открывает мессенджер или социальные сети. В целом, ритм работы становится сниженным. Поэтому мы стараемся обеспечивать высокий стандарт по оперативной памяти на компьютерах всех сотрудников и чутко реагируем на жалобы по поводу их производительности.