Трудности перехода на электронный документооборот (ЭДО)

Самые сложные задачи при переходе на ЭДО не всегда технические, а зачастую бизнесовые, говорят эксперты технологической практики PwC Егор Синяков и Иван Маньков. Отсутствие основательной подготовки и опыта приведет к тому, что проект по переходу на ЭДО затянется и его стоимость возрастет.

Для начала требуется исследовать бизнес-процессы на стадии «как есть», внимательно изучить функционирование бизнеса, все зависимости процессов и выявить вовлеченных в процессы людей. Для перехода на следующую стадию проекта — моделирование — производится фундаментальная подготовка руководителей и привлеченных кадров (участников того или иного процесса) .

Моделирование — это последовательность действий и условий, которые ведут от инициации до исполнения процесса. Это один из важнейших этапов проекта, так как от него зависит конечная реализация системы. Суть, переданная моделью бизнес-процесса из жизни, должна полностью совпадать с ожиданиями рядового пользователя в информационной системе. Далее происходит создание информационной системы, в нашем случае ЭДО, и последующее ее тестирование с заказчиком и пользователями.

Первые сложности встречаются на уровне технического задания. У компании не всегда есть опыт разработки или внедрения ИТ-продуктов, поэтому ей может быть сложно сформировать ТЗ.

Не все компании могут самостоятельно детально погрузиться в рынок специфического продукта, выполнить скоринг систем и поставщиков, организовать референс визиты по другим компаниям, уже внедрившим продукт. С этими вопросами помогут ИТ-консультанты.

У каждого процесса есть руководитель и вовлеченные сотрудники. Очень важно привлечь всех для обсуждения и утверждения модели того или иного бизнес-процесса, т. к. зачастую видение сверху и работа на местах отличаются. К тому же бизнес-процессы в жизни не всегда исполняются так, как они задуманы.

Например, старший руководитель может ретранслировать задачу на заместителя, а тот в свою очередь отдает ее на исполнение своему подчиненному. Изначально процесс предполагает одно делегирование, в реальности их два: это нужно учесть в информационной системе.

В своей практике мы внимательно изучаем процессы, а затем привлекаем все стороны для утверждения каждого шага модели.

Главная задача тестирования — своевременно выявить все недочеты и неясности внедренной системы. Для этого привлекаются непосредственно специалисты, ежедневно участвующие в процессах.

Конечно, сотрудники заказчика не профессиональные тестировщики, и мы не ожидаем от них подробных отчетов. Однако важно следить, чтобы тестирование выполнялось максимально оперативно и подробно. Иначе замечания приходят в последний вечер до дедлайна и содержат косметические правки, а не критику по бизнес-процессу как таковому и его исполняемости. Чтобы система не казалась сложной и сотрудники смело опробовали ее во всех возможных сценариях, важно иметь отзывчивого подрядчика, который научит ей пользоваться.

Мы в PwC умеем работать с перечисленными трудностями и будем рады помочь вашей компании в переходе на ЭДО.

Расскажите нам в комментариях о своем опыте моделирования тех или иных процессов.