Как мы избавились от ошибок при сборке заказов на складе и экономим на этом 80 тыс. рублей в месяц
Как мы поняли что теряем деньги на ошибочной сборке?
Мы работаем больше трех лет и начинали с того, что делали все сами: от звонка до упаковки заказов. Каждая ошибка была нашей собственной и была заметна.
Сейчас, когда заказов стало гораздо больше (4+ тыс. ежемесячно по всем каналам), а команда разрослась до 20 человек, ошибки стали нам незаметны: получили возврат и ладно, общий процент в норме, каждый заказ лично не проконтролируешь.
Однажды я залез в кабинет продавца Ozon, раздел жалобы, где увидел такое:
Таких обращений у нас около 10 в месяц. Вроде немного, да? Но если учесть то, что это только те, кто оставил жалобу и только лишь по одному каналу продаж, масштаб проблемы может удивить.
Сколько в реальности стоит одна ошибка при сборке?
Разберем на примере Ozon.
При сборке заказов по FBS у нас следующие статьи расхода:
- Упаковка заказа (мешок/пленка/коробка/этикетки) — около 50 р.
- Сборка (общий фот+аренда / кол-во заказов) — примерно 80 р.
- Доставка до склада маркетплейса — 20 р. /шт
Что будет при возврате? Посмотрим на примере из кабинета Ozon:
Видим, что товар прокатился туда (-708 р.) , обратно (-575 р.) и 8 р. Ушло на бонусы продавца. Итого — 1291 р.
Теперь прибавляем наши расходы:
- Собрали и упаковали за 50р. +80р.
- Доставили до склада МП 20р.
- Доставили со склада МП обратно на наш склад 20р.
- Разборали и приняли возврат, так же как и сборка еще 80р.
Итоговые затраты (= потери) на возврат заказа в данном примере составили 1541 р.
А еще, товар может повредиться в процессе доставки и возврата, мы упустили всю выгоду с этого заказа, клиент получил негативный опыт и так далее.
Сумма у вас может быть меньше или больше, здесь многое зависит от стоимости логистики и типа товаров, но, в любом случае, она внушительная и гораздо больше, чем вам кажется.
Даже если посчитаем 10 заказов в месяц (только тех кто оставил жалобу) — это минус 15 410 р. ежемесячно Только на одном канале продаж. В реальности эта цифра в разы больше.
80 000 р.
Решили что надо с этим что-то делать и начали искать варианты.
Причины ошибок и варианты решения
Если кратко, мы выделили 2 основные причины ошибок:
- Человеческий фактор (забыл / перепутал / не увидел / не подумал)
- Неправильно организованная работа всего склада (расположение товаров, регламенты сборки, отсутствие сборочного листа и т. д.)
Если с решением второй проблемы более менее понятно — можно внедрить ячеистое хранение, сборочные листы и организовать структурную работу, то что делать с тем, что человек является человеком?
Есть несколько путей:
- Ввести санкции — штрафовать, лишать премий и так далее. Человек от этого не станет роботом с точностью сборки 99,9%, а вот обиженным сотрудником, который со злости после штрафа стащит что-нибудь с вашего склада — запросто! Не наш метод.
- Обучать и искать внимательных людей — у нас крутая команда на складе, более 2 лет слаженной работы, а ошибки есть. Это не работает.
- Выстроить технический процесс так, чтобы допустить ошибку было крайне трудно или невозможно. Мы в компании любим автоматизацию процессов, 1 раз сделал и забыл о проблеме навсегда, что может быть круче. Поэтому выбрали вариант 3.
Как мы исключили ошибки?
Мы ведем складской учет и собираем заказы в системе МойСклад.
Здесь есть функция «Проверка комплектации», которая, казалось бы, должна помочь, но есть НО:
- Проверка не является обязательной
- Результат проверки не записывается в логи
То есть понять проверял ли кто-то по факту комплектацию заказа или нет мы не можем.
Мы посмотрели, что в маркетплейсе приложений для МоегоСклада также нет решения и решили реализовать этот функционал сами.
Взяли в штат разработчика и сделали свое приложение для МойСклад, которое помогло нам, помогаем другим пользователям и надеемся, окупит расходы на его создание:)
Назвали приложение просто – Безошибочная сборка
Как работает «Безошибочная сборка»?
- Делает проверку комплектации обязательной (не даст перевести заказ в выбранный вами статус без проверки).
- Может автоматически переводить заказ в определенный статус или делать отгрузку после проверки.
- Записывает в логи, кто и во сколько проверил заказ.
Это основной функционал, есть еще много дополнительных настроек, старались сделать его максимально гибким, чтобы подошел любому пользователю. Полное описание можно посмотреть тут
После установки и базовых настроек приложения в МоемСкладе появляется такой виджет:
Нажав не него, открывается окно проверки, в котором сборщик сканирует все позиции в заказе:
После успешной сборки виджет меняет статус и позволяет сотруднику закрыть заказ:
А в логах записывается информация о пользователе, выполнившем проверку:
Просто? Да!
Базовый функционал и ничего хитрого? — Да!
Работает и экономит хорошие деньги? — Да!
Конечно, я, как предприниматель, не пишу статьи ради развлечения, а хочу чтобы вы обязательно установили наше приложение, если пользуетесь для сборки заказов системой МойСклад.
Уверен, что оно сэкономит для вашего бизнеса хорошие деньги.
Сайт приложения «Безошибочная сборка» для МойСклад — bez-oshibok. pro
Есть 2 недели бесплатного триала, в случае вопросов по настройке, пишите в Telegram приложения — поможем разобраться.
Задумка очень крутая, НО при тестировании этого приложения, мы столкнулись с той проблемой, что оптовые заказы на большое кол-во позиций не всегда собираются с одного захода и не в один корб. Если сборщик собрал половину заказ и просканировал его, то приложение не даст сохранить проверку на половину, что бы на след день следующий сборщик до собрал заказ.
Добрый день, Денис!
Спасибо за обратную связь!
Функционал приложения позволяет решить Вашу задачу. Для этого мы предусмотрели проверку комплектации на уровне документа "Отгрузка" с возможностью запрета на выставление галочки в чек-бокс "Проведен" в документе "Отгрузка".
Для работы с частичной отгрузкой доступен следующий формат работы:
Сборщик заказа вручную создает документ "Отгрузка" на основе документа "Заказ покупателя" и оставляет в нем то количество товаров, которое планирует отгрузить.
После чего проводит проверку комплектации на уровне документа "Отгрузка". У сборщика не получится сохранить документ Отгрузка с галочкой "проведено" не пройдя проверку комплектации.
В этот же момент в виджете приложения в документе "Заказ покупателя" сообщение "Комплектация не проверена" изменится на "Частично проверена".
Затем можно создать еще один связанный документ "Отгрузка", так же провести проверку комплектации. Количество документов "Отгрузка" не ограничено.
Как только все товары из Заказа будут отгружены и проверены в связанных Отгрузках, приложение автоматически покажет статус виджета "Комплектация проверена" в документе "Заказ покупателя".
Если мое объяснение не помогло в решение проблемы, пожалуйста, напишите нам в Telegram @ecom_solutions_support
Прямо сейчас мы проводим доработку приложения и внедряем новый функционал, будем рады услышать ваши идеи и предложения.
Ждем Вашего сообщения!