Как согласовать бюджет на служебную развозку: опыт компании “Интерсервис”

Можно ли считать эффективную транспортную систему неотъемлемой частью успешной деятельности компании? Мы в “Интерсервис” уверены, что да. Кроме того, служебная развозка — это еще и фактор, положительно влияющий на лояльность сотрудников к работодателю.

Мы неоднократно формировали бюджеты на транспортное обслуживание, которые проходили одобрение на стороне компаний-заказчиков. И в этой статье готовы поделиться методами для HR-ов и руководителей отделов, как согласовать бюджет на служебную развозку с руководителем.

Перечислим ключевые шаги, которые помогли нам добиться одобрения бюджета на развозку. Сама инициатива исходила от руководителей среднего звена и специалистов по кадрам: менеджеры и HR, признавая важность позитивного настроя работников, выступили с инициативой создания системы развозки.

Обоснование руководству. Чтобы генеральный директор одобрил нашу инициативу, нам пришлось четко обосновать необходимость транспортных расходов, сославшись на цели компании и продемонстрировав выгоду от улучшенной мотивации и производительности сотрудников.

На принятие решений руководством всегда влияют потенциальные выгоды для компании. Таким образом, наше обоснование включало:

ожидаемое увеличение производительности и улучшение показателей удовлетворенности сотрудников (NPS);
характер рабочего процесса: компании с жесткими сроками и важностью своевременного появления сотрудников на рабочем месте больше нуждаются в надежной системе развозки.

Мы обратили внимание на то, что отсутствие комфортных условий во время развозки может негативно сказаться на настроении сотрудников и их готовности выполнять свою работу. Поездка на служебном транспорте должна быть комфортной: с удобными сидениями, при нормальной температуре воздуха.

Мы четко изложили эти факторы, что помогло убедить руководство в необходимости выделения бюджета на развозку сотрудников. Это не просто дополнительная услуга, а стратегическая инвестиция в повышение эффективности бизнеса и мотивацию персонала.

Начнем с преимуществ служебной развозки.

Забота о сотрудниках: компания демонстрирует, что она ценит своих специалистов и их благополучие.
Улучшение показателей NPS: комфорт в дороге влияет на удовлетворенность сотрудников, повышая их лояльность к компании.
Пунктуальность сотрудников: люди вовремя приезжают на работу, что повышает производительность и эффективность бизнеса.

Но у организации служебной развозки есть и свои недостатки (в противном случае ее не пришлось бы согласовывать с руководством).

Дополнительные затраты для компании: требуются финансовые вложения на приобретение или аренду транспортных средств, топливо и техническое обслуживание.
Не всегда гарантирован высокий уровень удовлетворенности сотрудников: необходимо тщательно выбирать подрядчика, обеспечивающего комфортные условия и надежный сервис, чтобы избежать отрицательного влияния на NPS.

Перейдем к тому, как обеспечить комфортные условия по дороге на работу. При выборе подрядчика по развозке сотрудников важно учитывать не только стоимость услуг, но и следующие критерии:

комфорт транспортных средств: обеспечение комфортной температуры в салоне, удобных сидений и безопасности;
надежность: пунктуальность, техническое состояние транспортных средств и профессионализм водителей;
отзывы сотрудников: учет отзывов и предпочтений сотрудников при выборе подрядчика.

Также существует несколько факторов, на которые стоит обратить внимание на этапе знакомства с транспортной компанией.

1. Собственный автопарк — гарантирует доступность транспортных средств и отсутствие зависимости от внешних поставщиков.

2. Наличие необходимых документов.

Подрядчик должен иметь:

лицензии и сертификаты на перевозку пассажиров,
договоры на техническое обслуживание транспортных средств,
журналы медицинских осмотров водителей.

3. Эффективная система менеджмента качества – свидетельствует о приверженности подрядчика высоким стандартам обслуживания и поддержке взаимосвязи с клиентами.

4. Дополнительные сервисы и технологии.

Современные транспортные компании предлагают, в частности, такие как:

системы GPS-слежения (ГЛОНАСС и другие) для отслеживания передвижения транспортных средств;
собственные IT-разработки для валидации сотрудников.

Грамотный подход к выбору подрядчика поможет максимизировать преимущества служебной развозки и минимизировать ее недостатки, повышая лояльность сотрудников и общую эффективность бизнеса.

Расходы на служебную развозку можно и нужно оптимизировать. Перечислим, что для этого можно сделать.

Оптимизация маршрутов: анализ существующих маршрутов, выявление возможностей для сокращения расстояний и времени в пути.
Выбор оптимального времени для отправления и прибытия служебного автобуса: это делается с учетом дорожных условий и графиков работы.
Использование транспортных средств оптимального размера, соответствующего числу перевозимых людей: это позволяет сократить количество транспортных единиц.
Сбор данных об эксплуатации транспортных средств для выявления неэффективного использования и возможности оптимизации.

Очень важно получать и обратную связь от сотрудников.

Для этого стоит организовывать опросы для определения оптимальных точек начала и окончания маршрутов. Это может привести и к существенной экономии, и к большей удовлетворенности со стороны персонала. Хорошо, когда сотрудники могут высказывать свои предложения и пожелания при составлении маршрутов и выборе времени развозки.

Для руководства компании организация служебной развозки — это трата денег. И чтобы топ-менеджер согласился выделить на это средства, важно обосновать для него преимущества с точки зрения компании:

повышение лояльности сотрудников: служебная развозка демонстрирует заботу компании о сотрудниках, что повышает их лояльность и снижает текучесть кадров, особенно в условиях кадрового дефицита;
удержание ценных сотрудников: люди, прошедшие обучение, понимающие бизнес-процессы компании — это еще и ценный актив. Служебная развозка помогает удержать таких сотрудников, обеспечивая им комфортные условия для посещения рабочего места;
уменьшение стресса: служебная развозка избавляет сотрудников от необходимости самостоятельно добираться до работы, что снижает уровень стресса, связанного с перемещением.

В некоторых случаях территориальное расположение компании может делать общественный транспорт недоступным или непрактичным для сотрудников. В таких ситуациях служебная развозка становится необходимостью.

Принимая во внимание эти факторы и четко обосновывая преимущества служебной развозки, организации могут убедить руководство в необходимости выделения бюджета на эту услугу.

Хотя служебная развозка требует дополнительных расходов, ее преимущества, такие как влияние на производительность и мотивацию персонала и снижение текучести кадров, могут компенсировать эти затраты в долгосрочной перспективе.