HR-политика: 5 шагов внедрения служебной развозки в компанию для оптимизации работы бизнеса

Если вам кажется, что в компании пора внедрять служебную развозку - скорее всего, вы правы. Люди любят комфорт и заботу, поэтому служебная доставка сотрудников к месту работы и обратно становится отличным мотивирующим фактором не хуже премий и надбавок.

Специалисты, которые избавлены от необходимости дважды в день тратить время и силы на решение транспортных задач, решают профессиональные намного энергичнее и эффективнее.

Кроме того, их гораздо проще привлечь в компанию - HR-статистика говорит о том, что поиск редких специалистов проходит гораздо эффективнее и быстрее, когда в вакансии указана служебная развозка: профессионалы высокого класса часто выбирают работодателя не только по размеру зарплаты, но и по расположению. И если в вакансии указано, что человек вместо управления автомобилем или ожидания общественного транспорта сможет в комфорте и спокойствии корпоративного автобуса с кондиционером читать, слушать аудиокниги или лекции, смотреть фильмы или просто “пополнять свой банк сна” - это очень сильный аргумент в пользу компании.

Как выглядят этапы внедрения служебной развозки в компании и на что обратить внимание, расскажем в этой статье.

Нужно понять, многие ли из них сталкиваются с проблемой транспортировки до и после работы. Сложностей может быть немало:

Транспортные проблемы - заторы на дорогах, отсутствие общественного транспорта или его нерегулярное расписание;
Нехватка парковочных мест вблизи офиса заставляет сотрудников тратить драгоценное время на его поиск;
Плохие погодные условия (снегопады, дожди или гололед), которые могут сделать поездку на работу и обратно домой длительной и опасной;
Проблемы с доступностью общественного транспорта или с пешеходными маршрутами для сотрудников с ограниченными физическими возможностями;
Высокие финансовые расходы на топливо, общественный транспорт или парковку (например, почасовая парковка в центре Санкт-Петербурга обойдется почти в 8000 рублей в месяц).

Проанализируйте текущие методы перевозки, используемые сотрудниками - насколько это удобно и доступно для них как физически, так и финансово.

При сборе данных учитывайте различные факторы: расстояние от дома до работы, часы начала и окончания работы, а также дополнительные требования для сотрудников с ограниченными возможностями.

Определите оптимальные маршруты и расписание, учитывая распределение сотрудников по районам и график их работы. Оцените, где лучше всего будет делать остановки для удобства сотрудников и оптимизации времени движения. Наиболее оптимальные маршруты поможет создать подрядчик - транспортная компания, специализирующаяся на служебной развозке. Например, в компании “Интерсервис” менеджер по логистике настраивает оптимальные маршруты для заказчиков при перевозке сотрудников, что экономит бюджет и время в пути.

Определите подходящие виды транспортных средств, исходя из возможностей вашей компании, маршрута доставки и потребностей сотрудников.

Исследуйте различных поставщиков транспортных услуг, проведите с ними переговоры о стоимости, графике и условиях предоставления услуг. Важно обратить внимание на следующие критерии:

Безопасность. Убедитесь в наличии лицензий и страховки, регулярных проверок технического состояния транспортных средств и опытных водителей с хорошей репутацией;
Надежность. Исследуйте историю и репутацию перевозчика, в том числе с помощью отзывов других клиентов о его опыте работы в данной области, уровне обслуживания;
Гибкость и адаптивность. Проверьте, возможна ли настройка маршрутов и графиков в соответствии с изменяющимися потребностями вашей компании;
Качество обслуживания - чистота и комфортность транспортных средств, профессионализм водителей и уровень удобства для пассажиров;
Стоимость, включая скрытые платежи и возможные непредвиденные расходы на такси в случае форс-мажора; Например, в транспортной компании Интерсервис расходы на непредвиденные поездки предусмотрены в договоре, поэтому никаких неожиданностей в процессе сотрудничества не возникнет;
Доступность - перевозчик должен иметь возможность предоставить необходимое количество транспортных средств в нужное время и место, чтобы обеспечить комфортный и своевременный транспорт для всех сотрудников;
Экологическая ответственность - эффективное использование топлива, снижение выбросов и поддержка экологически устойчивых транспортных решений.

В Санкт-Петербурге и Ленинградской области всем перечисленным критериям полностью отвечает транспортная компания “Интерсервис”: фокус на безопасности и комфорте перевозок, собственный автопарк, доступная 24/7 диспетчерская служба, гибкие условия, более чем 30-летний опыт организации пассажирских и корпоративных перевозок и более 700 компаний-клиентов.

Заключите договор с выбранным поставщиком услуг, тщательно прописав все условия и обязательства сторон.

Проще всего провести тестовые поездки по разработанным маршрутам и графику для оценки их эффективности и удобства для сотрудников. Далее собрать обратную связь с участников тестовых поездок. При выявлении потенциальных проблем или предложения улучшений - внести корректировки в план маршрутов, график и условия предоставления услуг.

Если тестирование прошло успешно, можно запускать служебную развозку на постоянной основе.

Чтобы контролировать своевременность и качество транспортных услуг - организуйте систему мониторинга выполнения маршрутов. Это можно сделать разными способами:

GPS-трекеры, установленные на транспортные средства, позволяют отслеживать их местоположение в реальном времени;
Мобильные приложения для водителей, которые позволят взаимодействовать с диспетчерским центром и сообщать о задержках или проблемах на дороге;
Системы автоматического учета времени прибытия транспортного средства на каждую остановку с помощью RFID-меток, QR-кодов или других технологий идентификации;
Уведомления для пассажиров о времени прибытия транспорта на остановку - с помощью SMS, электронной почты или мобильных приложений;
Специализированное ПО, позволяющее собирать данные о времени прибытия, скорости движения, задержках и других ключевых метриках. Используется для выявления тенденций, оптимизации маршрутов и улучшения качества обслуживания.

Периодически собирайте обратную связь с целью улучшения качества и эффективности служебной развозки. Можно выбрать следующие форматы:

Анкетирование и опросы об удобстве маршрутов, комфортности транспортных средств, своевременности прибытия и поведении водителей;
Открытое обсуждение (очное или электронная платформа), где сотрудники могут свободно высказывать свои мнения и предложения относительно служебной развозки;
Личные интервью с отдельными сотрудниками позволят компании получить глубокое понимание потребностей и ожиданий от служебной развозки, а работникам - почувствовать себя услышанными и важными;
Электронная почта и онлайн-формы обратной связи с возможностью конфиденциальной отправки отзывов;
Регулярные встречи с командой, ответственной за служебную развозку, чтобы обсудить полученные отзывы, предложения и планы по улучшению сервиса.

Продуманная служебная развозка - действенный HR-инструмент: снижает количество опозданий на 20-30%, увеличивает отклики на вакансии и привлекает высококвалифицированный персонал. Клиенты компании “Интерсервис” не раз отмечали это в своих отзывах, и многие из них пользуются услугами служебной развозки не первый год. Именно поэтому комфортабельную служебную развозку заказывают для доставки сотрудников и в офисы в центре города, и на производственные площадки в пригороде, и в любые другие нужные локации. Это решение требует времени и сил на подготовку и внедрение, однако результат (в том числе финансовый, так как эффективность работы компании ощутимо вырастает) почти всегда превосходит ожидания.

Организация служебной развозки в Санкт-Петербурге >>