4 способа «приручить» бюджет автопарка, чтобы деньги не утекали вместе с топливом

Поломки, износ и топливные затраты могут превратить автопарк в источник убытков, но с грамотным подходом этого получится избежать. Рассказываем о четырех простых решениях, с которыми реально сэкономить до 30% на содержании транспорта.

Привет! На связи Альфа-Лизинг. Мы помогаем разобраться во всех тонкостях лизинга для юридических лиц и предпринимателей, а еще рассказываем об особенностях авторынка на простых примерах.

Едва успели устранить одну неисправность, как тут же появляется новая, а расходы на техобслуживание неуклонно растут? Похоже на бесконечный цикл, где каждое действие обходится всё дороже. Хорошая новость в том, что есть способы замедлить износ автомобилей и при этом сдерживать бюджет. В статье — несколько проверенных способов управлять автопарком без лишних затрат.

Для владельца автопарка контроль расхода топлива — это не только экономия, но и показатель общей эффективности. Рассмотрим, как реализовать это на практике.

✅ Учитывайте расход. Заведите путевые листы, где водители каждую поездку будут отмечать начальный и конечный уровень топлива, а также объем заправки. На основе этих данных и пробега легко посчитать реальный расход на 100 км.

Пример. В начале поездки в баке было 60 л, а в конце — 40. За 200 км израсходовали 20 л. Чтобы узнать расход на 100 км, делим 20 л на 2. Получаем 10 л на 100 км.

Следите за расходом — так вы быстро заметите, если он начнет расти без видимых причин. Повышенные показатели могут указывать на неисправности, которые стоит проверить и устранить, чтобы избежать лишних затрат. А еще это может быть признаком, что топливо сливают, — тогда стоит проверить маршрут и заправки водителя.

✅ Определите, сколько топлива должен расходовать каждый автомобиль. Это поможет понять, когда машина начинает потреблять больше обычного. Что учесть при расчетах:

✅ Установите датчики контроля топлива. Они покажут точный расход в режиме реального времени. Для этого выбирайте датчики, которые подключаются к GPS-трекеру и передают информацию по каждой машине в диспетчерскую систему автопарка. Так вы будете знать, где и сколько топлива заправили, какой был расход на маршруте и сколько литров осталось в баке. Если уровень резко упадет, система предупредит об этом.

Пример. Стоимость датчиков контроля топлива, которые подключаются к GPS-трекерам, в среднем составляет от 5000 до 10 000 рублей за единицу. Цена может зависеть от модели, точности измерений и дополнительных функций — например, встроенной защиты от взлома.

Для автопарка из 15 машин ориентировочные затраты на датчики — от 75 000 до 150 000 рублей. Кроме того, нужно настроить GPS-систему и диспетчерскую программу — это еще от 20 000 до 50 000 рублей.

Самая очевидная причина установки датчиков — контроль за сливом. Также эти устройства позволят точнее отслеживать фактический расход и остаток топлива и уменьшить количество лишних заправок. А еще данные с датчиков помогают анализировать расход бензина или дизеля на разных маршрутах и выбирать более экономичные.

✅ Перейдите на топливные карты вместо наличных расчетов. Прежде чем выбрать сеть АЗС, убедитесь, что у нее достаточно заправок на маршрутах ваших автомобилей. Выдайте каждому водителю персональную карту и установите дневной лимит на заправку, чтобы предотвратить перерасход.

В конце месяца у вас будет детализированный отчет: когда, где и в каком объеме каждый водитель заправлял бак. Такой подход упрощает учет расходов и исключает махинации с чеками. А водители не смогут искусственно занижать расход топлива, чтобы скрывать сливы.

Чтобы автопарк работал стабильно и без простоев, важно уделять внимание каждому этапу ТО. Разбираемся, какие шаги помогут держать технику в строю.

✅ Составьте график обслуживания для каждой машины. Не ждите, пока что-то сломается: профилактика обойдется дешевле срочного ремонта. Заведите для каждого авто сервисную книжку, где будете отмечать пробег и даты плановых работ. Например, масло и фильтры меняйте каждые 10 000–15 000 км, а тормозные колодки проверяйте раз в 20 000–30 000 км. Учитывайте рекомендации производителя и опыт эксплуатации похожих машин в вашем автопарке.

✅ Обращайте внимание на мелкие неисправности. Они часто приводят к серьезным поломкам. Попросите водителей записывать любые отклонения в работе машины и анализируйте эти данные каждую неделю. Так вы будете замечать системные проблемы и понимать, какие детали скоро потребуют замены.

Пример. Если водители часто жалуются на сбои в электронике, это может указывать на проблемы с проводкой, которые лучше решить заранее. Мелкий ремонт обойдется в несколько раз дешевле, чем замена узла целиком.

✅ Заключите договор с надежным автосервисом. Это дает несколько преимуществ: постоянные механики лучше знают ваши машины, вы можете получить скидки на запчасти и обслуживание, а также приоритет при срочном ремонте. Хороший партнер предложит фиксированные цены на услуги и проследит за графиком планового обслуживания.

Совет. Простые ремонтные работы — замену масла, фильтров или тормозных колодок — можно проводить силами штатных специалистов.

✅ Следите за временем простоя техники в ремонте. Каждый день простоя — это прямые убытки для компании. Составьте список наиболее распространенных неисправностей в автопарке и оцените среднее время, за которое обычно их удается устранить. Если ремонт затягивается, выясняйте причины. Возможно, у вас не всегда хватает нужных запчастей. Держите в запасе расходные материалы и часто ломающиеся детали, чтобы сокращать время простоя и быстрее возвращать технику к работе.

Системы мониторинга дают полный контроль над передвижением и состоянием техники. Рассказываем, как с помощью телематики управлять автопарком и снижать издержки.

✅ Следите за стилем вождения. Это напрямую влияет на расходы. Системы мониторинга фиксируют резкие торможения, ускорения и повороты. Еще они показывают, как часто водитель превышает скорость и как долго работает двигатель на холостом ходу. Агрессивное вождение увеличивает расход топлива на 15–20% и ускоряет износ техники.

Совет. Чтобы мотивировать водителей, составьте рейтинг по качеству вождения и введите премии за аккуратную езду. Благодаря этому нарушений может стать меньше, а расходы на топливо и ремонт заметно упадут.

✅ Пересматривайте маршруты. Телематические системы мониторинга записывают все передвижения машин и формируют подробные отчеты. Вы увидите, где водители делают лишние крюки и теряют время в пробках. Программы также учитывают загруженность дорог, предлагают оптимальные маршруты с учетом времени доставки и могут объединять рейсы, если несколько машин направляются в одну точку. А еще системы мониторинга показывают, точно ли водитель соблюдает маршрут, и фиксируют отклонения в пути.

✅ Предупреждайте поломки до их появления. Телематика собирает данные о работе основных систем автомобиля. Можно отслеживать обороты двигателя, температуру охлаждающей жидкости и другие параметры. Система сообщит, если какой-то показатель превышает норму.

Пример. С системами телематики вы узнаете, что мотор перегрелся или упало давление в шинах до того, как это приведет к серьезной поломке. Будет проще планировать техобслуживание и не упустить момент, когда пора менять масло или проверить тормоза по пробегу.

Чтобы снизить финансовую нагрузку на бизнес, присмотритесь к лизингу. Вот как использовать его возможности и эффективно управлять автопарком.

✅ Начните работу без больших вложений. Чтобы взять машину в лизинг, нужен только авансовый платеж. Обычно он не превышает 50% от стоимости автомобиля. Остальную сумму вы выплачиваете постепенно из текущих доходов компании. Это особенно удобно, когда нужно быстро расширить парк или заменить устаревшие машины. А регулярные лизинговые платежи легко встраиваются в финансовый план и помогают контролировать бюджет.

Пример. При лизинге автомобиля ценой 3 млн рублей с авансом 15% на старте компания заплатит 450 000 рублей. Оставшуюся сумму можно выплачивать постепенно. Если заключить договор на три года, это будет по 85 000 рублей в месяц.

✅ Обновляйте технику по мере необходимости. Лизинг позволяет гибко управлять автопарком. Когда срок договора заканчивается, вы можете выкупить машину или заменить ее на новую модель. Не придется беспокоиться о продаже старой техники или тратить много денег на покупку новой.

✅ Экономьте на обслуживании с комплексным лизингом. Иногда лизинговые компании предлагают пакетные решения со страховкой, техобслуживанием и ремонтом. Все расходы уже заложены в ежемесячный платеж. Благодаря этому проще планировать бюджет. Вы получаете фиксированную стоимость владения и защиту от непредвиденных трат.

Пример. Если в договоре есть полное техническое обслуживание, вам не придется искать автосервис и следить за графиком ТО — лизинговая компания возьмет это на себя. А при серьезной поломке вы получите подменный автомобиль.

✅ Выбирайте условия под свой бизнес. Рынок лизинга предлагает разные варианты сотрудничества. Можно выбрать срок договора от одного года до пяти лет, определить размер аванса, график платежей и условия выкупа.

Некоторые лизинговые компании предлагают графики покрытия, где летом платежи могут быть выше, а зимой — ниже. Это удобно для бизнеса с сезонными пиками нагрузки. Например, для компаний, который занимаются туризмом, сельским хозяйством или строительством.

✅ Не теряйте на амортизации. Если покупаете авто напрямую, его стоимость будет снижаться с каждым годом. При лизинге этот риск берет на себя лизинговая компания. Даже если рыночная ситуация изменится или по какой-то причине машина вам не подойдет, вы просто вернете автомобиль, когда закончится срок договора.

Лизинговые платежи можно полностью списывать в расходы компании и отчислять меньше налогов. А по НДС легко получить налоговый вычет: обычно это 20% от суммы по договору.

Все перечисленные в статье подходы помогают заметно снизить затраты на автопарк. Вот сколько примерно можно сэкономить:

Пример. Компания с автопарком из 15 машин и с месячным бюджетом около 10 млн рублей может сэкономить до 2–2,5 млн рублей.

Если хотите узнать больше о возможностях лизинга для бизнеса, подписывайтесь на нашу страницу во ВКонтакте. Там мы публикуем советы для предпринимателей, рекомендации по заработку, обзоры на авто и реальные истории наших клиентов.

Что еще, по вашему мнению, можно сделать для снижения затрат на автопарк? Пишите в комментариях!