6 важных KPI транспортной логистики, которые стоит отслеживать

Грамотное планирование и постоянный контроль необходимы в логистических операциях – как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Если раньше компании ориентировались только на финансы, то сегодня не менее важную роль играют ключевые показатели эффективности (KPI).

Выбрать нужные индикаторы и отталкиваться от них в работе, впрочем, не так просто. Если набор показателей слишком велик, на вычисление и анализ требуется много времени и сил.

Специалисты по транспортной, складской, закупочной и другим видам логистики пользуются разными показателями эффективности. В этой статье мы расскажем о шести KPI транспортной логистики, которые помогут отследить работу цепи поставок.

Универсальной классификации KPI транспортной логистики нет. Мы делим показатели на сервисные (имеющие отношение к логистическим операциям) и финансовые.

К сервисным KPI относятся:

совершенный заказ;
своевременность доставки;
своевременность возврата документов.

Финансовые показатели:

соотношение стоимости доставки к продажам;
средняя стоимость доставляемой паллеты;
уровень утилизации.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Мы уже рассказывали про один из ключевых сервисных KPI транспортной логистики –совершенный заказ (perfect order). Кратко пройдемся по основным тезисам.

Заказ считается совершенным, если все логистические операции выполнены без ошибок и в строгом соответствии с условиями договора. Индекс совершенного заказа (perfect order index или POI) рассчитывается в процентах от общего количества заказов.

Обычно индекс рассчитывают, перемножая три показателя:

своевременность (OTD), об этом чуть ниже;
укомплектованность: клиент получил тот же объем товара, что заказывал;
безошибочность: нет повреждений и отклонений в транспортировке, документация составлена корректно.

К примеру, если из 1000 заказов 64 прибыли с опозданием, 67 – в неполной комплектации, а 18 – с некорректно составленными документами, то совершенный заказ составит 85,8 %.

Заграничные эксперты называют своевременность доставки on-time delivery (OTD). Этот сервисный показатель считается одним из наиболее важных KPI транспортной логистики, так как он напрямую влияет на удовлетворенность клиента.

В расчете OTD есть несколько нюансов. Во-первых, этот KPI транспортной логистики можно рассчитывать на двух разных уровнях: на уровне перевозки или на уровне накладной. Практика крупных сетевых ритейлеров российского рынка сводится к вычислению OTD для каждой накладной.

Второй нюанс: для каждого получателя своевременность доставки рассчитывается индивидуально. Так, прибытием в срок может считаться доставка:

в определенное время с минимальными отклонениями (например, в 16:00);
в течение дня в период работы склада (с 09:00 до 18:00);
в пределах временного окна, выделенного под поставку (с 01:00 до 02:00).

На рынке есть крупные сетевые ритейлеры, которые настаивают на практике, где прибытие на выгрузку раньше времени засчитывается как несвоевременное прибытие. Так компании стараются избавиться от очередей из фур на подъезде к распределительным центрам.

Наконец, третий нюанс: отправитель и получатель могут по-разному определять точное время прибытия. Часть грузополучателей фиксируют время, когда автомобиль прошел КПП, кто-то фиксирует время, когда оператор склада зафиксировал документы из лотка, куда их положил водитель (при этом они могли пролежать там 30-40 минут).

Российское законодательство (а именно «Правила перевозок грузов автомобильным транспортом») требует, чтобы грузополучатель отметил в транспортной накладной фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку. Временем прибытия считается момент, когда водитель передал документы на автомобиль первому представителю грузополучателя.

Ситуация осложняется, если отправитель и получатель пользуются разными программными решениями для отслеживания груза. Чтобы избежать разногласий, точный момент выдачи груза следует уточнить в договоре перевозки и убедиться, что во всех экземплярах товарно транспортной-накладной он описан верно.

Своевременность доставки рекомендуется держать на уровне не ниже 98 % при расчете «день в день» и не ниже 95 % при расчете «минута в минуту». В обратном случае нужно оптимизировать процессы, чтобы улучшить этот KPI.

Один из основных документов в грузоперевозках – товарно-транспортная накладная (ТТН). Несмотря на то, что формально ее упразднили, многие компании пользуются ею либо для удобства, либо из-за специфики рынка (например, производители алкоголя).

Чаще всего ТТН заверяют оригинальными печатями и выписывают в четырех экземплярах:

для отправителя;
для получателя;
для перевозчика;
для транспортной компании (на ее основе рассчитывается оплата за перевозку).

После того, как заказчик получил груз, в теории отправитель может сформировать акт и счет-фактуру на основании скана ТТН, которую подписал получатель. Однако на практике для этого отправитель должен получить оригинал накладной с подписью.

Законодательство РФ не ограничивает участников цепей поставок в использовании электронного документооборота. Многие компании уже обмениваются электронными версиями различных актов, счетов-фактур, УПД и других. Проблемой остается только работа с транспортной накладной (ТрН), но этот вопрос прорабатывается на законодательном уровне. Подпись водителя в электронном документе предлагается подтверждать в СМС-сообщении на его номер с просьбой подтвердить согласие с документом.

Важность этого KPI очевидна: при перевозках на большие расстояния нужно много времени, чтобы вернуть документы отправителю. Если по пути следования водитель принимает следующий заказ, расчет между транспортной компанией и поставщиком может заметно затянуться.

Эффективность любого процесса в конечном итоге измеряется в деньгах, а одна из главных задач отдела логистики – оптимизировать расходы. Так как объем грузов различается от перевозки к перевозке, затраты принято вычислять в расчете на одну паллету, коробку или штуку доставляемого товара.

Затраты на транспортировку чаще всего состоят из:

расходов на подготовку к отгрузке и погрузку на транспортные средства;
оплаты тарифов на перевозку и погрузку товара, страхования, а также таможенных пошлин, налогов и сборов (при международной транспортировке);
расходов на хранение груза в пути и пунктах перегрузки;
затрат на выгрузку в пункте назначения и доставку со склада в пункт назначения.

Оптимизировать затраты на транспортировку лучше всего поэтапно. Рассчитайте, сколько процентов от общих затрат приходится на каждый этап, и сделайте выводы. Проследите динамику расходов на доставку одной единицы продукции и выявите факторы, которые увеличивают затраты. Не зная источника проблем, сложно начать с ними бороться.

Этот плановый KPI транспортной логистики помогает наиболее наглядно отследить финансовую выгоду от логистики. Вычисляется в процентах: затраты на перевозку нужно разделить на продажи.

Доля логистики в стоимости продаваемого товара очень сильно зависит от типа бизнеса и от маржинальности продаваемых товаров. Согласно исследованию компании Establish, затраты на транспортировку занимают лидирующее место среди логистических издержек. В частности, среднестатистическая американская компания тратит на перевозки 4,6 % от продаж, тогда как на содержание запасов и складирование приходится по 2 %, а на клиентский сервис и администрирование – около 0,4 % и 0,2 % соответственно.

Показатель помогает отслеживать эффективность логистики в динамике, когда обе составляющие (расходы на перевозку и продажи) меняются со временем.

Уровень утилизации – это соотношение фактического объема или веса перевозимого груза к общей вместимости транспортного средства. При расчете учитывается объем и грузоподъемность транспортного средства или объемный вес (или плотность) груза. Чтобы вычислить последний показатель, нужно разделить объем груза на делитель, который каждый перевозчик определяет индивидуально (обычно он составляет 5000).

Уровень утилизации вычисляют в процентах от оптимальной загрузки. Приведем пример. Допустим, в машину на 82 кубометра загрузили 60 кубометров. Грузоподъемность автомобиля – 20 тонн, а загрузили 18. Соответственно, уровень утилизации составит 66 %.

Достичь уровня утилизации в 100 % практически невозможно. В частности:

грузы нестандартных форм или размеров (слишком длинные или широкие), часто не позволяют оптимально использовать объем транспортного средства;
следует учитывать предел грузоподъемности: например, при перевозке напитков груз может оказаться слишком тяжелым, хотя транспортное средство заполнено лишь наполовину.

Чтобы грамотно рассчитывать KPI транспортной логистики, в первую очередь нужно следить за корректностью исходных данных. Очень важно иметь возможность оперативно собирать информацию без затруднений.

Многие специалисты до сих пор рассчитывают KPI в таблицах, а некоторые – и вовсе вручную. Однако современные системы управления перевозками позволяют автоматизировать все расчеты и хранить их в облаке. Например, в Pooling автоматически считаются различные показатели эффективности в модуле "Аналитика" – подключайтесь к сервису, чтобы ознакомиться с функционалом.

***

Если, прочитав эту статью, вы хотите узнать о сервисе Pooling больше, перейдите на наш сайт https://pooling.me/.

Pooling — онлайн-сервис для поиска самого выгодного способа доставки товаров до клиента. С сервисом интегрированы более 10 ведущих перевозчиков сборного груза, также там доступны их графики отправок и тарифы. Pooling обеспечивает от перевозчиков получение сниженной цены за счет объединения поставок разных грузоотправителей. Инструменты сервиса помогают сделать логистику FMCG-компаний простой и эффективной.

Отзывы о сервисе Pooling:

https://pooling.me/

Посмотрите тарифы разных перевозчиков и выберите лучшие с помощью инструмента автоматического подбора выгодной цены: